移动终端电子文件管理研究初探

杨静

在移动互联网时代，移动终端技术发展迅猛，设备普及率逐步提升，移动终端是当前使用范围最广且拥有大量电子文件的电子设备之一。移动终端的信息既是个人的工作与生活记录，也是社会发展的见证资料，更是个人与社会重要的信息资源。因此加强移动终端电子文件的收集、归档和长期保存研究，推动电子档案移动应用不断发展，具有非常重要的现实意义。

1 移动终端电子文件分类

移动终端是指可以在移动中使用的计算机设备，广义的讲包括手机、笔记本、平板电脑、POS机甚至包括车载电脑。

移动终端电子文件是电子文件的重要组成部分，与普通的电子文件分类方类大致相似。但是基于现代移动终端强大的应用功能和独特的社交属性，其电子文件的分类也存在一定的特殊性。

从总体上来看，电子文件的分类方式遵循《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）中的定义，可分为文本文件、图形文件、图像文件、音频文件和视频文件等五大类，此种分类定义同样适用于移动终端电子文件的分类。

此外，移动终端电子文件的分类依据还可以考虑到其强大的应用功能，按照以下内容进行分类：

1.1 应用程序安装包

应用程序安装包是智能移动终端发挥功能的基础。随着现代社会智能手机的普及，此类电子文件成为移动终端电子文件中不可或缺的一部分。当前主要的智能终端操作系统有Google的Android、微软的Windows Mobile、Apple的iOS和 RIM的Blackberry OS等。

1.2 社交软件的即时消息

各类社交平台功能日趋完善，用户规模保持平稳增长。社交软件的即时消息已经成为移动终端电子文件的重要组成部分。这些即时消息的内容与用户的日常生活、工作和学习等活动息息相关，是需要加强保存的重要文件。社交软件的即时消息主要包括文本、音频、视频、图像、网页文件等多种各种的电子文件。

1.3 生活记录类

随着通信技术和移动互联网技术的发展和应用功能的强大，以智能手机为首的移动终端已成为日常生活中不可缺少的一部分，大大提升了生活的便捷性和趣味性。以智能手机为例，用户通过智能手机的拍照和录像功能记录下的所见所闻；另外，用户会通过智能手机记录下生活中的重要时刻。这些看似随手拍的瞬时生活记录，会成为电子文件重要的组成部分。

1.4 移动办公类

在移动终端上，用户可以通过记事本、办公备忘等处理日常公务，使用日历信息、行程表来标注日常工作行程，利用电子公文的审批或者电子邮件的收发进行日常工作协调沟通。这些电子文件多以文本、图片等格式储存在个人移动终端上。

1.5 地图及定位信息类

随着GPS系统的不断发展和各类地图软件的推出，用户在公交地铁换乘、驾车导航查询功能等方面越来越多的用到导航软件。此类软件可以帮助使用者进行路线规划，拥有完备的地图功能。因此，大量的地理路线及定位信息在使用过程中逐渐累积并存储到移动终端中，成为移动终端独特的电子文件信息。

2 移动终端电子文件管理现状分析

在我国，随着移动互联网技术的发展，移动终端设备大量应用于政府公务活动和公众日常生活中，但目前来说，涉及到移动终端电子文件的收集、归档、存储、利用等生命周期的管理还未得到实践与研究领域的充分关注与探索。

一方面从机构角度来看，我国档案管理部门对移动终端电子文件管理还未从理论和实践层面进行深层次的探究，基本上处于起步阶段。移动终端服务主要表现在档案资源的开发与推送方面，但是在移动终端所形成的海量电子文件的管理领域，由于存在着“是否将这些信息纳入文件框架、如何区分公私边界、如何确定电子消息的保存价值、如何有效管理这些信息、如何保障信息安全和个人隐私”等议题，虽然得到了重点关注，但是目前尚未建立基本的管理制度和归档机制，缺少深入、成熟的研究。

另一方面从个人角度来看，国内用户对于移动终端的电子文件的管理较为普遍的做法是将电子文件保存到公有云中。以智能手机为例，作为移动终端设备受硬件条件所限，其本身可以存储的数据量是有限的。随着存储量的积累达到一定极限，不仅会影响手机的性能，而且还会造成珍贵数据的丢失和损坏。这种情况下用户通常将手机文件存储到公有云中，公有云虽然相对来说价格低廉、灵活性强，但是安全性较低。

3 移动终端电子文件管理存在的问题与挑战

根据以上对移动终端电子文件管理现状的分析，总结当前移动终端电子文件管理存在的问题主要包括：

第一、受到移动互联网环境特性影响，造成文件管理功能不足、文件格式多樣复杂。

移动设备、系统以及互联网改变了文件形成的背景，因此文件的内容、形式也发生相应的变化。例如，便利的互联网和设备令大量低价值的短消息形成，提升了识别高价值的移动设备文件的难度；再如，海量零散的消息如何建立和维护有机联系，需要思考。由此可见，移动互联网的复杂背景为移动终端设备的电子文件管理带来了挑战。

第二，各类移动软件层出不穷，文件所有权存在问题。

移动互联环境使得文件的形成与管理环境发生变化，尤其是当下各类应用的主体为网络服务提供商提供，移动设备文件的形成、维护、捕获、迁移和保管都受第三方平台主体所限，主体是否具有文件管理功能、功能是否完善、信息的所有权、管理权以及利用权如何界定等尚无定论

第三，移动终端形成的大量电子消息灵活性强、技术更新快，将其作为文件管理面临诸多挑战。

电子消息系统文件管理功能如鉴定、捕获、保存、检索和利用等功能不完善；电子消息系统、交流设备的多样性使文件管理复杂化；为大量电子消息确定合适保存期限的工作繁杂；不易捕获完整的信息，信息的权威性和可获取性难以确保；依法执行文件移交和销毁、控制个人账户或多个账户的使用，或实行其他的文件管理政策等面临挑战；公众对电子消息的永久保存性和可获取性的需求不易实现等。

第四，针对个人层面而言，将移动终端电子文件存储在公有云上存在安全问题。

公有云作为云计算主要的表现形式，其信息安全越来越被人们所重视。云平台安全主要针对公有云环境中本身存在的安全隐患，例如云环境中数据安全、应用系统与服务安全、用户信息安全等。由于移动终端保存的信息大多数为个人的工作、生活等信息，与用户的隐私和安全息息相关。因此，公有云平台上的数据安全和数据隐私不容忽视。

综上所述，移动终端电子文件管理是一项非常复杂的工程，涉及到电子文件的收集、归档、存储和利用的方方面面。希望档案部门能够早日建立一套基本的管理制度和归档机制，推动移动终端电子文件的资源共享和提高利用。