PDCA循环在继续医学教育管理中的运用分析

张寅初 张宝帅

继续医学教育实际上是卫生技术人员在进行从业后得到新知识、新理论、新方法、新技术的一种终身性医学教育方法。卫生技术人员聘任、年度考核、执业注册、晋升和继续医学教育存在一定关系。继续医学教育应用之后可提升卫生技术人员业务水平和专业能力，培养卫生人员的职业道德，有利于持续改进服务质量，且新医改的不断推行，越来越重视继续医学教育。PDCA是包括计划（plan）、实施（do）、核查（check）、处置（action）在内的从事持续改进基本步骤的管理方式。PDCA循环广泛应用在质量管理中，且得到良好临床效果，所以，PDCA循环属于基本的质量管理方法。本次综述了在继续医学教育管理中PDCA循环的运用情况。

1 继续医学教育档案管理的发展现状

1.1 档案质量问题

继续医学教育档案实际上是相关技术人员对继续医学教育活动进行参与的原始记录，需要具备准确且真实反映实际情况的目的，此时需要操作人员记录中确保资料完整、字迹清晰、文件齐全，目前因不能全面实施电子化管理，需要个人填写学分，即便采取过集中培训讲解措施也不能将随意填写、不清字迹问题改善，也有可能发生严重错误；此外，因存在很多得到学分的途径以及较为复杂的种类，导致降低学分真实性，进而对档案真实性和可靠性带来影响[1]。

1.2 缺乏管理制度

继续医学教育管理实施过程中往往包括多个部门多个科室，如行政、临床，目前还没有获得健全的管理机制，导致不能明确进行档案管理的分工，不能清楚的划分责任，具有较大的档案收集难度，且不能有效进行保管，较低利用效率。此外，因不存在明确制度的相关要求，不少医疗机构存在不同的继教档案保管方式，有的进行个人保管，职能科室承担审核工作；有的进行职能科室统一管理，进而促使继教档案管理出现混乱和无序的问题。

1.3 不能足够认识重要性

（1）领导不能重视，医院应用的继续医学教育管理不能直接形成社会效益和经济效益，且不少领导表示继教档案管理一般都是收集整理日常审核工作，进而不能予以高度重视。（2）不少操作人员认为得到学分是晋升唯一需要的要求，且继教活动中做不能实时搜集以及及时进行整理继续教育档案，大部分都是年终提交，促使因丢失学分导致档案不完整，导致增加职能科室的管理难度；在晋升至高级职称后不少人员可能认为继教档案无关紧要，且不能明显继续医学教育项目备案档案的反馈机制以及责任，不能主动进行报备，不但耗费人力，也可能引发档案缺失的问题[2]。

2 PDCA循环运用在继续医学教育管理中

2.1 计划（plan）阶段

档案管理部门需要做好思想认识方面的充分准备，提升宣传力度，将院领导重视档案工作程度增加，充分展现档案的应用价值，采取档案管理方式为领导提供决策依据；在继续医学教育发展中纳入档案管理，于全院内实施讲座，为相关专业人员阐述档案管理概念，确保从思想上改变操作人员的认识，建立各级技术人员、院领导以及职能科室高度且一致重视的档案管理工作，可对职能科室档案管理工作做好积极主动的配合。档案管理部门需要做好规章制度方面的工作，构建科学的继续医学教育档案管理机制，完善继续医学档案管理方法，对在继教档案管理中个人和职能科室职责进行明确，降低管理的盲目性和随意性。医院继续医学教育管理规章制度在加入档案工作的“四同步”“三纳入”管理，三纳入包括管理制度、计划规范、专兼职人员以及部门负责人的职责范围；四同步包括布置、验收、检查、总结工作的同步[3]。

2.2 实施（do）阶段

继续医学教育存在多样化的形式，包括外出进修、开会学习、发表论文等多项工作，统一归置以上工作，对于科学管理，统筹安排十分有利。对于继续医学教育档案中出现的不明确要求，不清楚填写等问题，采取全院业务学习以及集中培训讲解等方式，为参与人员发放继教档案制度相关要求，确保人人参与。此外，科室选取指定人员作为继续医学教育档案管理人，承担科室初审继教档案的相关工作，和职能科室配合管理。也可在全院知识竞赛题库中加入继教档案管理内容，达到以考促用、以考促记的目的，让操作人员了解和掌握档案管理的流程和内容。借鉴其他省份的制度，分析信息化管理方法，构建继续医学教育档案电子管理平台，录入整理现有继续医学教育档案，实现入库的电子化认证以及档案的电子数据归档。依据IC卡对后续继续教育活动进行实时记录，对继教档案信息进行高效收集，职能科室能够对技术人员参与继教活动状态进行实时监控，确保到位管理，督促学习[4]。

2.3 核查（check）阶段

继续医学教育审核属于重要的管理环节，职能科室定期审核继教档案管理要求以及制度，审核内容主要涵盖继教档案形成时间重复与否，会议和地点通知吻合情况，参会期限与学分数是否一致，真实、高质、完整、准确即为审核标准。剔除不真实的档案，退回补充不完整的档案，修正不准确的表达，寻找质量要求不达标档案的原因进行持续改进，盖章确认审核合格的相关档案，确保达到分类排序、一人一卷、材料完整、装订整洁的目的[5-6]。

2.4 处置（action）阶段

标准化处理获得证实的有效方法，制定科学的工作制度，在1个PDCA循环中不可能全部解决存在的问题，在下1个PDCA循环中自动转进遗留的问题，螺旋上升，周而复始。职能科室应分析和讨论继续医学教育档案年度管理结果，上报院领导目前的改进措施和结果以及下一步改进建议[7-9]。

3 PDCA循环运用在继续医学教育管理中的注意事项

在开展PDCA循环管理之后需要相关管理人员具备较高的责任感，并且需要耐心、细心的审核继续医学教育管理工作，及时改正存在的问题。定期对继续医学教育管理人员开展管理政策改变的内容，科教外事科需要将日常解惑工作切实做好。继续医学教育管理重点继续学分不少都是经外出开会获取的，因此科教外事科相关人员应该做好保存和审批全院人员外出开会的内容，确保之后查找学分有据可依。科教外事科相关人员也需要防止培训过程中混乱开具学分证的现象，依据季度方式检查和培训科室人员，及时改正不规范制度，并且将年底评优和成绩挂钩。

继续医学教育的信息化管理日臻成熟，通过继续医学教育平台，可以监控医院里每个专业技术人员的继续医学教育情况。继续医学教育管理可将科室管理意识提升，全面落实教育计划，展现具体的继教管理目标。在继续医学教育档案管理中应用PDCA循环理是依据计划、实施、核查、处置开展的管理工作[10-12]，教案管理中不完善的问题循环到下一个PDCA循环中，可提升科室人员自身水平，提升制度化和规范化管理力度，展现继教档案的临床价值。此外信息化管理道路探索过程中需要结合其他省份的做法，构建科学的继续医学教育档案管理电子平台，选择录入整理模式记录现有继续医学教育档案，达到档案电子数据归档以及入库电子化认证的目的。