依托信息化手段提高采购规范管理水平

盛立冉 杨乐

1.江西抚州市烟草专卖局烟叶技术中心； 2.江西农业大学计算机与信息工程学院

随着烟草行业在不断加快企业转型升级的步伐，面临着大量的采购工作，交易的金额也在日益增大，期间如果发生了不规范的操作方式，会造成大量的国有资产意外流失，严重的还会危及整个烟草企业正常的生产经营秩序，有损行业的整体形象。所以，烟草行业管理任务的重点就是进一步规范管理采购领域的工作，让公司走上开源节流的康庄大道。本文在分析当前采购规范管理存在的问题的基础上，提出了信息化手段在规范采购和管理中的应用策略，解决了采购中存在一些焦点问题，平稳地推进了烟草行业采购管理工作的规范性。

一、当前采购规范管理存在的问题

（1）制度落实不严。集中体现在规章制度没有严格执行，工作人员不能准确地进行业务操作，有的招标文件存在以某种不合理的条件限制、排斥潜在投标人的条款等。（2）实施方案不细。有部分重大采购项目事先并没有制定详细的项目实施方案，招标控制价、最高限价设定依据不够清晰，招标过程中相关重要阶段开展时间比较模糊不清，开标现场工作职责、分工不够明确和实施操作的流程较为笼统等。（3）责任心不强。采购业务运行表单中的多数签字只签署姓名，并没有任何具体的评价性意见；部分采购项目中依然会有“缺失表单”、“缺少签字”和“漏填内容”等因为工作人员缺乏责任心所造成的失误。（4）监督管控不严。部分公司在采购业务运作过程中，存在不严格依规办事的问题，致使采购中出现各种纰漏；监督管理部门并没有依规进行严格监管，造成监督出现“盲点”和“双线缺位”等。

二、信息化采购存在的优势

（1）信息化采购管理可以防范廉洁风险、防止腐败发生。信息化采购将每一步的采购工作全部转移到因特网上进行，实现了无纸化办公，减少了容易出现歧义的环节，避免了由于时间等因素所造成的人为误标，杜绝了存在人为操作的可能性，采购工作的透明度得到了大幅度的提升，清除了滋生各种腐败现象的土壤。（2）信息化采购能够提升采购管理的时效性，节约采购成本。通过信息化交易平台实现竞价采购，企业可以根据自身的要求灵活地设置双方交易的时间和交易方式，将采购周期大幅度地缩短了。自采购企业竞价采购项目正式开始至竞价结束，传统招标采购方式大概需要25-50天的时间，信息化的采购方式仅需要7-15天。企业通过竞价采购可以获得更为合理的价格，节省开支。（3）信息化采购能够整合供应商资源，达到信息共享。借助网络大数据的帮助，可以剔除行业的限制和地域的影响，在互联网上寻找更优、更适合的货物供应商。信息化采购能够依据供货商的信息整合资源，让供求信息和供给关系更为透明。

三、信息化手段在规范采购规范管理中的应用

“信息孤岛”和“信息不对称”是传统采购过程中不可避免的问题，而信息化采购能够借助互联网形成规模效应。

（一）以操作规范为标准，认真落实到位

1.加强学习培训。组织专题培训班，增强各级工作人员运用信息化采购的操作能力，提高烟草行业整体素质和业务水平。2.严格廉洁自律。加强对重要环节的监控机制，严格规范采购过程，杜绝采购过程中的不规范行为。3.规范应用操作。要树立“信息化采购重在实际应用”的思想理念，存贮采购操作流程的记录文件，明确部门和岗位的权限和职责，实现标准统一、全面覆盖的管理理念。

（二）以统一流程为关键，强化基础管理

运用信息化采购方式，重在梳理和完善采购管理的工作流程，依托统一的操作规范和实施标准，在行业内实现资源（如供应商库、评审专家库、商品信息库和采购项目库）共享，保证采购项目在评审过程中公开、公正、透明。

（三）以时间线和工作流为抓手，强化系统监督

项目以监督时间作为主线，以工作流引擎作为载体，使采购过程得到事前、事中和事后的全方位监督。

（四）以效能检验和项目评估为手段，强化过程管理

信息化采购的资源存储在数据库中，可以对照原计划的资料和信息，方便适时预警，强化整个项目的过程化管理。

（五）以完善信息化安全体系为保障，强化信息安全

主要从安全监控、密钥管理、网络信任和应急反应等方面提高信息化采购的安全性建设，健全信息安全等级制度，全面提升采购信息的安全性。

结论：在烟草行业内推行信息化采购方式是大势所趋，即可以保持整个行业的可持续健康发展，也可以节省大量的人力和物力。信息化采购方式必将伴随着烟草行业体制内转型升级的全过程，既不可能“毕其功于一役”，更不可能“一劳永逸”。通过信息化的采购手段，让决策过程不断程序化，整个组织越来越系统化，各部门的权限和职责更加清楚化，业务操作流程更为规范化，各项操作措施更加具体化，工作人员的行为更加标准化，使得采购的过程变得可行可控，量化考核细则，制订有效的奖惩机制，将极大地提高采购的工作效率，规范烟草行业的管理工作。同时更加公开、透明的采购流程，也将使采购管理更为规范合理。