探讨人事档案管理现状及对策

单玉 济宁市公路管理局

一、人事档案的分类和特点

人事档案的类型主要包括干部档案和工人档案。它的特点是具有全面的功能，可用性，真实性，活力，流动性和机密性。

二、人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案管理认识淡薄。管理档案有关部门负责人欠缺人事档案管理的高度重视。他们认为档案是交易工作的保管。只要档案不泄露不丢失，他们就可以应对调查和外部调整，并且缺乏使用和存档的意识，没有重视人事档案的管理，档案管理问题也没有得到有效处理，例如管理职员，资金问题和现场问题。人事档案缺少完整性，一些人事档案相对落后。唯有入团，入党志愿书，家属情况和学习资历，不能充分反映人员的真正现状和历史，导致人档分离。

（二）人事档案管理制度不健全。尽管我国已经制定了人事档案管理的一些规则，法律和法规，但人事档案管理仍处在起步时段，缺少统一的审核规范和较高的验收标准，这致使人事档案管理系统缺少完善，档案管理职员未根据有关规章严格实施。档案管理作为一种具有较强机密性和规范性的工作，缺乏一定的制约系统，致使人事档案的管理未能按照规章制度进行。材料收集不完整，档案的早期收集和存档，管理人员的安全意识不足以及档案的日常维护不足等现象对改进档案管理产生了重大影响。

（三）人事档案管理人员配置不足。在这个阶段，从事档案工作的专业人员数量少，这是一个相对普遍的现象。事业单位的大多数人兼任多个职位，他们在工作中有应付态度，他们没有太多精力和时间做好档案工作。没有对档案业务的知识深入研究，他们中的大部分工作职员只有短期档案业务培训，缺乏基于档案理论的完整知识。在这个阶段，对掌握了现代信息技术的档案人才有着巨大的需求，但往往这些出色的人才认为他们不能充分发挥其真正的价值。他们通常不愿意在档案部门工作。频繁的人事变动和不稳定的团队使日常档案管理工作与实际情况不一致，这对档案管理非常不利。

（四）人事档案材料内容质量不高。目前，大多数人事档案质量低，缺乏使用价值。他们的许多人事档案都是形式的，空洞的，但实际性和细致较少，大多数都表现在政治面貌、工资、学历和个人经历，对技术专长，业务技能和个人道德品质几乎没有反应，其中许多反映了过去而不是现状。

三、人事档案管理对策

（一）加强领导，提高对档案工作重要性的认识。加强对人事档案工作的认识，利用不同传播媒体，运用不同形式的宣传手段，广大宣传人事档案工作的关键性，创造优良社会关爱档案和宣传档案的环境。对于人事档案工作，要主动争取各级高级管理人员，尤其是单位领导的赞成和关注。单位领导要强烈重视人事档案的管理，并将其纳入议程。将建立档案管理领导小组，档案管理的重要负责人承担组长，定时监督，指点和查验档案管理工作。当问题被发现时，应该首先解决它。确立人事档案管理合规考核机制，使用定性和定量方法将用于考核人事档案工作，在教导和管理中要实施级别分类和层次提升的方式，以实行人事档案工作的规范化。

（二）健全制度，进一步规范档案管理。根据相关实践，完整的人事档案管理和工作制度可以有效保证档案工作管理的规范化。因此，各个单位必须创建相应的档案管理制度，并制定严格的档案汇集，存档，管理和档案借阅，利用和日常存储的制度，严格按照规定遵循规则。加强管理力度，防治出现纰漏。另外，为了防止档案更改或丢失的发生，有必要完善人事档案的人事管理考核和制定与责任制度，严格执行程序，并在接收，转出和转入资料时做好登记，并且记录对档案的访问，易于使用，准确，从而有效地限制了档案更改和泄漏的人为因素，并且追求责任。

（三）加强人事档案管理人员专业培训，提高档案管理人员的业务素质。在过去的工作中，大多数企事业单位对档案工作并不十分重视。许多档案管理人员都担任多个角色。为了提升人事档案管理的重要性，应该在整个单位实行，充满热情，热爱档案的人员应该接受培训，在此阶段，培训是提升人事档案管理质量的更有效方式，不光需要开展常日的资格培训，还要加强继续教育的力度。对于未从事过人事档案管理的员工，应具备培训资格，并有针对性地学习人事档案管理的基本知识。应培训初步人事档案工作，并取得资格培训证书。将寻求教育档案工作者的研究，以优化自己的知识结构，扩大和更新，使新技术为主，增加了新的知识和理论可以得知。通过上述两种学习方法，扩大了档案管理人员的知识，提升了个人的专业水平，实现了人事档案管理人员自身发展的主观需求。与此同时，这也是现阶段信息时代档案管理人员发展所需要的目标。

（四）人事档案管理材料收集。1.建立相应的档案管理系统：建立档案物品的收集和存档的严格制度，从档案的归档和收集到统一管理，档案的借阅，日常储存和使用。

2.建立畅通的材料收集渠道：收集人事档案管理资料是人事档案管理工作的基础，如学历和专业培训材料，绩效考核和检查材料，工资，任免，出国留学，专业技术推广，业务能力，技术专长，发明和创造，需要记录的材料数量，如科研成果评估材料不断增加，给人事档案管理材料的收集带来了新的要求。

结语：如果我们想在人事档案工作中获得一定的成果，必须要掌握时机，继续学习，改革创新，改变思路，革新模式，并实现一套新的存档概念和想法。只有与时俱进，才能适应档案行业的发展，推动现代化，标准化，科学化的档案管理，以及最大限度地发挥人事档案的使用价值。