采办合同管理存在的问题及对策

邹岩

（中海石油技术检测有限公司，天津300452）

1 引言

随着我国经济的快速发展，一个企业能否在快速发展的市场中立足，关键取决于企业的管理水平，而采办合同的管理又是企业管理重要的一环。好的管理能给企业带来更多的效益，而不良的合同管理，则会给企业造成不可估量的损失。本文重点阐述了合同的定义、合同管理的概念及意义，并简要分析了目前企业在合同管理方面存在的问题，并对此提出了解决办法。

2 采办合同管理的概念

2.1 合同

合同，是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。《合同法》把合同分为十五类，包括买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，借款合同等等。不同种类的合同调整不同的法律关系，适用的法律不同，因此要区别不同种类的合同[1]。

2.2 采办合同

采办合同是从承包商、服务商、代理商或者厂家处有偿获得工程、物资或服务，并以书面形式明确双方各自的权利义务关系的协议。双方均受到合同法的保护及约束。

3 企业采办合同管理的特点及重要性

3.1 采办合同工期的不确定性

在每一个采办合同中，参与到合同中的人员很多，例如甲方、承包方、施工方、供应商等等，因主观或者客观原因，很难保证每一个环节都能按照项目原有的计划进度实施。这将导致项目工期延长，大幅增加投入的人、物、料成本。

3.2 采办合同管理的系统性

一个采办合同的完成，涉及多个部门，例如技术部、计划财务部、审计监察部、法律部、各需求部门等等。涉及如此多的部门，如何能实现合同信息在各部门间有效地传递共享，提高合同审批签订效率的同时，并能够做到合规合法，这是采办合同管理的核心。

3.3 企业采办合同管理的重要性

对于市场来说，采办合同管理的意义在于提高企业的履约率，提高企业的诚信度，树立企业的品牌和形象，使企业立足于市场，实现长远发展。

对于企业来说，采办合同管理的意义在于一方面提高了企业管理水平，提高了企业竞争力；另一方面提高了企业的履约能力及自我保护能力，避免了不必要的经济损失。

4 我国企业采办合同管理存在的不足

4.1 合同管理制度不健全，权责不明确

企业的采办合同管理制度是一个企业合同签订、执行的重要依据，对企业的合同管理工作起着纲领性的作用。但有一些企业的制度还不太完善，甚至存在漏洞和冲突，使企业在经济活动中承担风险。部分企业由于没有一个好的制度，导致各部门的职责划分不清、职责分工不明确，甚至还存在矛盾和冲突。

4.2 注重采办合同的审批，忽视了合同的执行

目前来说，大部分企业都将监控的重点放在了合同起草、合同审批阶段，而忽视了合同的执行阶段。主要体现在以下几方面：一是不能及时签订变更合同，等到结算阶段，才发现工作变更了，无法结算；二是合同执行过程中出现违约现象，给自己的企业带来损失，但忽略了索赔的有效期，导致无法正常维护自己的合法权益；三是合同档案管理得不到重视，应该留存的资料没有留存好，致使以后出现纠纷时拿不出证据。就是因为企业忽视了合同的执行管理，从而导致产生了以上的各种问题。

5 加强企业采办合同的管理

企业的采办合同管理制度是一个企业合同签订、执行的重要依据，对企业的合同管理工作起着纲领性的作用。企业进行合同管理体系的建设时，应该根据企业的组织架构，完善各部门的职责，使合同管理的职责落实到每个人身上，合情合理地让每个人都参与其中。建立科学合理的采办合同管理制度，在管理上要权责明确、规范科学、程序简洁明了，确保各项程序都有法可依。采办合同管理应实行统一管理模式、建立高效实用的管理台账、各部门职责明确[2]。

5.1 建立采办合同签订前的审查制度

对采办合同签订前的审查，应包括三个方面。一是合同的相对方的资质审查，包括是否有履约能力、是否有违法记录等等。二是合同内容是否严谨，主要包括文字是否有歧义，双方权利义务是否具体明确，合同是否有缺陷，有漏洞。三是我方执行能力审查，是否具有履行该合同的人员、设备、物资等。通过建立采办合同审查制度，可以事前就将合同风险分析清楚，待合同签订时就可以使我方处于有利地位。

5.2 全面推行采办合同的全流程管理

随着我国经济的快速发展，企业合同的签订、管理也面临着各种各样的风险。一个对合同管理进行从订立到执行结束全方位监控的企业，可以在市场竞争中占据优势地位。在合同签订前，采办合同管理人员应当会同本公司业务部门人员、技术人员、财务人员、审计师等对合同相对方的资质进行审核把关，对他的履约能力、诚信度进行充分调研[3]。必要时，还应进行现场调研，没有问题后，应组织相关各方，根据业务实际情况，进行合同的编制。企业还可以建立示范合同文本库，使合同文本更加标准化，减少合同签订时的漏洞。如果使用的是相对方的版本，就要对合同进行认真研究，确保其可行性，检查是否有不利于我方的条款，或者是不是存在平等条款。

5.3 加强相关人员法律培训教育与队伍建设

企业采办合同管理工作做得成功与否,除了制度的保障以外，合同管理人员自身水平的高低，也对合同管理的质量有着影响。第一，在一般大中型企业，专业的合同管理人员选拔时，需要法律本科以上学历，或者有相关的从业资格证，有相关工作经验，对企业的合同管理有相当的了解的应聘者择优录取。不能简单地将法律方面的工作外包给律师事务所。第二，定期对采办合同管理人员进行相关业务知识的培训，除了合同法、经济法等相关法律法规方面的培训，还要加强企业管理方面的知识、企业所在行业标准等相关知识的培训。第三，定期到各需求部门、业务部门进行深入调查研究，了解各部门真实需求，企业真实操作流程，更好地将业务与合同管理相联系，做到融会贯通。

5.4 严格进行合同交底

应该有专职的合同管理人员向项目经理、安全管理人员、合同执行人员进行交底，交代合同背景、合同工作范围、合同执行期限、合同风险防范措施等，对于合同执行过程的风险点进行重点阐述，并形成记录，与合同文本一同存档，形成完整的合同档案。

6 结语

总之，合同管理是一个系统而又烦琐的工作。因此，企业不仅要重视对合同审批、签署的管理，也要关注对合同签订后执行的管理。对合同的管理也要从上到下，贯穿各个部门，发挥企业共同的力量，齐心协力、力求严谨完善，一起做好管理工作。不仅要严格管理，也要不断地对合同管理工作进行研究，以适应不断变化的市场经济形势，提高企业自身的竞争力。