小微企业建立档案管理对其自身发展的重要作用

曹向玲

（滨州市水利资源开发建设中心，山东 滨州 256600）

1 我国小微型制造企业的现状

根据《关于印发中小企业划型标准规定的通知》（工信部联企业【2011】300号）文件划分，我国小型微型企业占我国企业总数的98%，小微企业在我国经济发展中起到了支撑推动的重要作用，其在国民经济中占据着越来越重要的地位，遍布我国城乡，成为我国和谐发展的重要桥梁。小微企业在改善民生解决富余劳动力，增加城镇低收入群体方面起到了重要的作用，小微型企业在发展过程中也存在着很多的问题，发展基础薄弱、体系不完善、竞争激烈等因素对自身的快速长期稳定发展受到了一定的制约。2011年11月以来，国务院已经多次召开常务会议专题研究支持小型微型企业健康发展的财税金融政策。小微型制造行业普遍存在缺乏科研投入和技术储备，产品单一，缺少科学的统筹和健全的经销服务体系，渠道单一的问题，在开拓发展的过程中需要付出更多更大的代价。多数小微企业内部机构设置比较单一，档案管理意识比较单薄，企业负责人对档案管理工作也比较陌生，不了解档案工作对企业发展的重要作用[1]，有的公司在生产经营过程中因对公司内部的重要文件材料保管不善造成丢失或者泄密，甚至被窃取，给公司造成了无法挽回的损失。近年来，国家对档案信息保密工作要求越来越严格，而我们现在很多企业公司对档案管理信息管理保密等工作依然不够重视。

2 建立档案管理在小微企业发展管理中的必要性

我国小微型制造企业多数是家族式管理，一人担负着多种角色，小微企业的管理决策多数只由决策者一个人决定，决策者通常会把主要精力投入在生产经营、经济效益和公司发展中去，小微企业往往人少事杂，公司决策者无法暇顾公司的软实力方面的建设与管理，更对办公室文件资料管理专业的管理人员不够重视，临时性、随机性的决策居多，这种决策机制在公司发展初期无法显现其弊端，在以后公司规模扩大后就会显现出管理混乱、没有发展规律可循的状态，一个企业的生产经营、成本、销售、技术资料人力资源等方面的材料都是企业成长的痕迹，是经过多次的胜败得到的宝贵实践经验，也是一个企业继续向前发展的基础，特别是公司核心方面的资料，既是公司的重要机密又关乎着公司发展的进度，如果这些资料能得到妥善的保管，可以为公司以后继续扩大发展提供重要的参考依据。

3 重视建立档案的各项规章制度和标准

企业必须要重视档案管理的统一和整体。最主要的是进行统一标准的建设，即对档案进行综合性管理，企业可以成立一个综合档案管理部门，制定统一制度和标准，缺乏建立档案管理意识是小微企业管理的一个普遍问题，很多企业重要的文件资料、数据资料都会在办理完毕后在企业负责人处堆积存放，时间久了就会出现想查阅找不到文件，重要文件资料混在废纸堆里被尘封堆积的现象。档案意识淡薄、管理缺位，企业形成的文书、科技、技术资料、业务往来的文件资料等随着时间的推移，人员的变动都会造成文件材料的缺失、不完整，对公司的发展造成一定的影响。建立完善纸质、数字化档案管理的各项规章制度和标准就是防止重要文件损坏丢失或者泄密，进而为公司的发展提供可靠的依据。

4 加强小微企业档案管理的几点建议

①小微企业负责人和全体员工的支持和理解是建立企业档案管理的重要依据。档案管理是一个系统工程，不是一个或几个人就能完成的工作，文件材料的收集需要公司各个部门的配合，在公司生产经营中形成的各类信息、数据、电子文件、纸质文件、实物等所有的资料都交给兼职或者专职的档案管理人员来分门别类地进行整理、立卷归档。②档案的收集、整理、立卷归档的主要目的是为了利用，因为人员经费等原因，档案行政管理部门很少对小微企业的档案进行有效的监督管理，甚至也没有适用于民营小微企业档案管理的规范、标准[2]。在这样的情况下，企业的档案管理工作人员应该积极主动地利用档案行政管理部门的资源，积极请教探讨，对自己公司形成的档案进行合理规范的分类保管。档案管理信息化是档案利用的重要途径，保管就是为了利用，企业档案管理人员可以利用现代化管理技术加强对档案信息网络的建设，通过档案信息网络的建设，充分挖掘档案信息资源的价值，实现信息覆盖，发挥档案资源整体作用，促进档案信息资源共享。

5 企业档案在企业信息化发展中的作用

小微企业家族式的管理，缺少专业的管理人员，生产、销售帐目不规范。很多经营者靠的是单一技术方面的专长，却缺少总体上的策略谋划和产品营销方面的市场化运作，很难采用现代化的管理，日常生产经营带有很大的随意性、盲目性。当前，加强档案信息工作的建设，利用公司发展中形成的档案信息资料做深度挖掘利用，链接加入地方小微企业服务数据库，加强信息收集统计制度，整合信息资源，多方收集信息。小微企业信息技术的运用、档案信息系统的建立有助于公司领导能及时准确地掌握企业发展运行中的偏差，并可以及时纠正。而对内部的整体运行也有充分了解，信息的积累能帮助领导做出适合企业扩大发展的战略决策。信息技术主要为企业发展提供助力，通过信息技术可以整合调整企业管理、资金、人力等，在信息共享、信息实时传递、信息挖掘分析，为企业各个层面决策提供事实数据支持的同时，优化企业流程，降低各个环节流转成本，加快资金周转，提高企业利润率，所有的这些工作都是以大量的档案收集管理工作为基础，从而为企业发展提供真实有效的帮助。

6 企业档案的保密与利用

保护有用的档案信息不被泄露是企业档案管理中最重要的工作之一。在档案管理中，对有密级的档案资料和信息要有定义，加强识别和管理，识别档案资料泄密和窃取的途径，相对应地制定并落实好保护措施。在重要文件利用的过程中，档案管理工作人员要全程对所有对外传输的途径，包括网络、移动存储、蓝牙、打印/刻录等传输方式进行监控，防止非法的传输，此外，对档案资料信息本身进行加密或打标记，这样就算信息传输到外部也无法被非法利用，或者被强行利用后能追溯到非法源头。企业重要的涉密档案管理通常会人不离档案，人在档案在。做好企业档案或信息的保密工作，一方面应做好档案材料的统一存储管理和权限管理，读写权限细化到不同部门、用户角色组或者个人等，另一方面则是对存储介质本身的防护，包括系统管理权限、数据库查看权限、账号密码要求、磁盘加密、存储介质加密、数据擦除等。信息传输过程是最容易破坏保密性的，包括内部传输和外部传输，其中，内部传输指在可控区域内的信息流转，也就是横向扩散存在着很大的风险。涉密档案管理人员要有高度的责任心和敏锐的警惕性，因为一旦重要的档案信息资料泄密有可能对公司的发展造成致命的打击，因此，应做好企业档案管理工作，为企业的发展助力。

7 结语

小微企业在我国经济发展中起到了重要的支撑作用，其生产经营范围覆盖了社会发展的各个领域，是经济稳定发展的重要的推动力量。做好小微企业内部的运行管理工作，有助于小微企业在严峻的生存环境中健康良好地发展。