精益管理理念在企业会务接待工作中的应用

刘文智

（大港油田电力公司综合服务中心，天津 300280）

1 引言

在现代化社会的发展中，社会各个行业发展十分迅速，企业建设规模在不断扩大，各个企业之间的竞争越来越激烈，而会议作为企业发展中的重要活动之一，在宣传、贯彻、执行党和国家路线、方针、政策的过程中发挥着十分重要的作用。企业必须加强对企业会务接待工作的重视，实行精益管理方式。基于此，文章阐述了企业会务接待工作的相关内容，分析了企业会务工作中存在的问题，研究了精益管理理念在企业会务接待工作中的应用。

2 企业会务接待工作相关内容

在企业的经营和发展过程中，会务接待工作发挥着十分重要的作用，涉及多方面的内容，如出席会议、业务洽谈、调查研究、学习交流、外事往来等公务活动，以及公务活动开展过程中的接待安排、协调和服务等。在会务接待工作中，相关人员需要遵循“精简、节约、实效”的原则，以极大的耐心和细心明确会议全过程的要求，并将其落实到实际工作中[1]。同时，在接待、餐饮、会议服务过程中，都要保持较强的责任心，提高这些工作的综合质量，避免损害企业行政部门的形象，还要在企业内部会议接待工作中融入精益管理理念，完善服务制度和相关体系，提高会议的整体效率。除此之外，企业管理人员应该贯彻并落实管理发展理念，统筹企业发展各个环节的工作，实现企业内部各个部门、工作人员的有效配合，提升会务工作的整体质量，推动企业的进一步发展。

3 企业会务工作中存在的问题

新时期的企业会务工作中存在很多问题，主要体现在以下方面：第一，会务准备阶段的工作不完善，存在大量易遗漏的问题，在很大程度上影响着会务工作的整体质量，例如，在会议筹备初级阶段，相关部门未召集大量工作人员开展工作协调分工会，筹备工作计划书缺乏完善性，企业工作人员的岗位职责不够明确，导致企业各项工作脱节、人名与职务不对应等现象，为参会人员造成了很大的影响；第二，在会议开展过程中，工作人员无法做好秩序维护和现场保障工作，在遇到突发问题时，极易出现混乱情况，例如，在参会人员入场的过程中，未安排入场引导人员，导致入场时间比较长、会场秩序性较差，影响会议的召开时间，且在会议进行过程中，出现设备故障、议程调整问题，工作人员无法及时发现并处理这些问题，极易引发冷场现象；第三，在会议结束后，各个参会人员无法及时进行交流、总结，并针对企业发展中的问题提出有效的措施，往往会草草收场，造成恶性循环；第四，参会人员数量比较多，大型会务设置的环节比较多，这就使得会议质量较差，为企业带来了更多的会务费用，违背了“精简、节约、实效”的原则。

4 精益管理理念在企业会务接待工作中的应用

4.1 加强管理，做到工作分工精细化

在企业的会务接待工作中，企业应该确保会议的及时性、准确性和安全性，并将各个部门进行有效融合，实现各部门之间的协同性。办公室作为业务接待的主要管理部门，主要任务是为企业各个部门的业务接待工作提供指导，确定业务接待标准和业务流程，加强对会议接待资源、接待物品的管理，并组织企业内部相关部门制定相应的方案，方案内容主要有日程、住宿、就餐、车辆、接送、活动安排、新闻报道等，合理地安排会议中的各项资源。在实施会议接待方案的过程中，应该明确企业各个部门的岗位职责，在遇到临时变化的情况下，需要及时向管理人员请示其中的问题，及时地调整并完善，并通知各个部门会议变更情况。在任务结束后，会议接待部门需要准确地填写接待清单，并落实接待清单审批程序，加强对会议费用的管理。在会议结束后，需要由专业人员评价并总结会议中的内容，针对会议中存在的问题提出相应的优化措施，且会务组中的各个团队应该配合，明确与各个企业、各个部门之间的分工和合作，并在分工后明确相关部门的岗位职责，确保责任到人，这样就能够有效地提升工作的整体效率，丰富个人的经验和相关知识，提高各个人员的集群生产力和创造力。除此之外，各个部门应该根据岗位职责进行分工，各个人员应该加强交流和沟通，以便更好地进行合作，进而建立稳定的协调机制。

4.2 热情服务，冷静处理分歧

在会议活动开展过程中，企业相关部门应该保持热情的服务，在遇到分歧的情况下，应该冷静地进行处理，提高统筹的整体效率，避免出现“拥堵现象”。并且，会务接待人员应该掌握好冷热之间的度，实现各项工作的统一性和协调性。在会议活动过程中，存在大量琐碎、繁杂的事情，针对企业各个部门和相关企业都要热情服务、真情相待，尤其在与下级单位交流的过程中，必须互相尊重、互相商量，这样就能够得到下级单位的支持，提高企业的整体效率。除此之外，在会议活动开展过程中，企业和部门的数量往往比较多，这就使得各个企业、各个部门掌握的信息量、思考问题的角度存在很大的差异，极易出现分歧。为了有效地解决这些问题，相关人员需要深入分析问题产生的原因，保持冷静的心态，找到双方产生分歧的问题，并寻找两者的共同点，进而有效地解决这一问题。例如，在基层企业举办会议活动的过程中，会议接待人员需要做好前期沟通和协商工作，及时告知对方会议活动中的细节，避免在会议活动开展过程中出现一系列问题。

4.3 注重学习，不断提升会务接待水平

企业在会务接待的过程中，需要做到务实节俭、对口接待，并实行节约、统一、规范的方法。随着科学技术的快速发展，企业应该加大先进技术的应用力度，将信息化管理模式应用到会议现场管理过程中。目前，很多企业在会议活动的登记、入场过程中，不再实行纸质的签名形式，普遍使用会展信息系统整合参会人员的信息，并进行存档，进而将这些信息应用到了会议活动开展的全过程中。同时，在进行接待住宿安排工作的过程中，各个接待部门需要在系统内部场所、协议酒店中，避免出现安排超过标准接待住房的问题，且住房内不能够放置豪华设施、贵重物品等。并且，在接待用餐的过程中，需要安排在企业内部的场所内，在需要在外用餐的情况下，往往会选择企业签约的餐厅，严禁选择私人场所、高消费的餐饮场所。除此之外，接待迎送，不张贴悬挂标语横幅，不设欢迎屏，不献鲜花，不铺迎宾地毯，不安排接待人员在机场、车站、高速路口接送，在有需要的情况下，应由其他工作人员接送。业务接待应遵循保密原则，针对来宾个人信息、日程安排等，做好保密工作；针对涉及国家或公司保密级内容的信息，必须按照公司保密工作有关制度执行。同时，企业应加强对会务接待经费的预算管理，年度预算应当综合考虑上年度预算编制和执行情况，满足企业的实际发展和经营需求，在履行预算审批程序后具体执行。

5 结语

综上所述，在新形势下的发展中，各个企业的建设规模在不断扩大，企业的会务接待工作越来越完善。精益管理理念作为一种新型的理念，在企业会务接待工作中发挥着十分重要的作用，企业应该深入考虑精益管理理念的细节和涵义，将精益管理理念应用到企业会务接待工作中，这样就能够充分发挥出其精益管理理念的规范和指导作用，推动企业会务接待活动的顺利开展，为企业的不断完善和发展提供保障。