浅谈电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

蔡海涛 王凤

摘 要： 互联网时代，事业单位应用电子信息技术开展档案管理工作，既是推动其档案管理水平提高及效率改善的重要举措，又能以档案管理带动事业单位其他管理工作质量优化，从而充分保障事业单位整体工作正常进行。为此，事业单位应建立起对于电子信息技术的全面认知，充分认识其在打造专业档案管理系统平台及管理档案内容信息方面的优势，并采取科学策略切实提高应用电子信息技术进行档案管理的水平。

关键词： 电子信息技术;事业单位;档案管理;应用

“互联网+”思维影响下，社会诸多行业及各个领域均开始在多方面工作中应用电子信息技术，追求以此改善工作效率、提高工作能力，许多事业单位也适应这一趋势在档案管理工作中引入了电子信息技术。将电子信息技术应用于事业单位档案管理工作，有利于增强档案管理工作的真实性和安全性，同时也能够提升档案信息共享的速度，从而加快事业单位利用档案信息进行决策的能力。基于此，本文主要分析电子信息技术在事业单位档案管理工作的具体应用领域，并探讨事业单位应用电子信息技术开展档案管理工作的具体策略。

1 电子信息技术在事业单位档案管理工作中的具体应用领域

1.1 建设档案管理系统

引入电子信息技术后，事业单位的档案管理方式将发生极大转变，由落后的纸质档案管理转为以信息化软件平台开展档案管理。应用电子技术，事业单位可以建设集成档案信息检索查询、档案信息修改、档案整理、档案分类、档案打印、档案内容共享等功能于一身的高效档案管理软件系统，使用该系统完成档案管理工作，不仅操作便捷，而且档案管理效率和准确性也将显著提升，同时档案信息可以得到安全的储存和备份。

1.2 丰富档案内容管理

传统档案内容管理只包括档案信息修改及新增或移除档案材料两部分工作，但引入电子信息技术后，由于事业单位通过编码将档案信息数字化、数据化，因而档案内容管理除原有两部分工作之外，又有了以大数据技术去分析和挖掘档案信息及实时动态监测档案内容信息两项新工作。通过应用大数据技术，事业单位可以建立把握本单位档案的整体情况，并快速可视化呈现档案内容;通过档案内容实时监测，事业单位能充分保证档案信息的真实性。

2 事业单位应用电子信息技术开展档案管理工作的相关策略

2.1 健全档案管理制度及管理流程

完善的档案管理制度及规范的档案管理流程是电子信息技术得以在档案管理工作中高效应用的基础性前提条件。这主要是由于电子信息技术下的档案管理是一种标准化的档案管理，针对当前许多事业单位都未形成适应信息化档案管理之制度及流程的局面，事业单位要想顺利应用电子信息技术进行档案管理，必须首先健全管理制度和管理流程，规定档案管理工作每个环节的具体工作细节，并要求档案管理人员严格按照制度及流程进行归档、档案修改、档案整理分类等工作，以此有效减少档案管理工作之中的随意性和盲目性，提高档案管理沟通效率。与此同时，事业单位必须明确每一位档案管理人员的具体档案管理职责及档案管理权限，并建立与之相应的监督机制及奖惩机制，对于严格遵循档案管理制度及流程开展档案管理工作的人员给予奖励，对于存在严重失职行为的档案管理人员给予惩罚，从而增强档案管理人員的积极性与责任感，推动档案管理工作朝着权责统一、标准规范方向发展。

2.2 提高自身电子信息技术水平

信息化档案管理系统建设、档案信息安全储存、应用大数据技术分析挖掘本单位档案实用价值等各项工作都对事业单位的电子信息技术水平提出了很高的要求，为此，事业单位应着力引进专业电子信息技术人才，并加强与相关电子信息技术企业或专门工作室之间的合作，结合本单位的档案管理现状及档案管理实际需求，开发最适合本单位的信息化档案管理软件，并根据软件建立档案录入和编码规范。与此同时，事业单位还应定期开展系统维护和升级工作，加强系统储存和保护档案信息的安全性，防止因管理系统出现漏洞而对档案管理工作造成负面影响。事业单位还应提前思考各类可能出现的突发情况，并制定解决预案，提高应对档案管理信息化系统不确定性因素及系统风险的能力。

2.3 建设专业信息化档案管理队伍

事业单位应用电子信息技术开展档案管理工作离不开专业管理队伍的支撑。为此，事业单位应着组织档案管理人员参与电子信息技术主题培训工作，提升他们的信息素养，帮助他们掌握信息化管理系统的使用方法，并根据他们在使用后的反馈意见对档案管理系统进行完善。与此同时，事业单位也应加大对于档案管理工作的重视力度，提高管理人员的工作待遇，以此吸引高素质人才，为档案管理队伍注入活力，带来新的档案管理理念和管理方法，推动电子信息技术更好地在本单位档案管理工作中得到应用。

3 结束语

总而言之，应用电子信息技术是事业单位档案管理工作实现创新发展的必经之路，电子信息技术可以用于建设智能化档案管理系统、丰富档案内容管理项目。事业单位应健全档案管理制度、规范档案管理流程，严格要求档案管理人员依据制度和流程开展档案管理工作，提高其责任意识，同时着力提高电子信息技术水平，开发最适合本单位的档案管理软件，并建设一支兼具良好信息素养和管理能力的专业档案管理队伍，以此切实应用电子信息技术提高自身档案管理能力。

参考文献

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