水利工程项目档案整理归档问题探讨

张 静 满 曼 杨姗姗

（作者单位：山东省海河淮河小清河流域水利管理服务中心 250100）

水利工程档案管理工作是指自项目提出、立项、可研、审批、勘测、设计、招（投）标、施工、监理、质量检测与监督、竣工验收、运行等过程中形成的所有档案文件资料。在档案文件资料收集整理过程中，要紧密结合工程涉及地区项目划分、省市项目法人职责分工以及工程建设管理的实际情况，多方协作，多措并举，共同做好工程档案管理工作。

一、水利工程项目档案整理归档的要求

水利工程档案整理归档工作要结合工程特点和实际情况进行认真分析、深入研究，要注意目录与归档文件资料之间保持清晰的关系，各级类目设置要清楚、规范并具有规律性。

1.立卷与组卷方法

水利工程项目档案一般实行文件资料形成单位收集、整理立卷制度，即由形成单位负责各自档案的立卷组卷工作。各参建单位在工程建设管理过程中所产生的有保存价值的历史记录，均要按照工程项目法人制定的《工程档案分类实施细则》及其他文件要求，统一标准收集、整理、立卷和归档，并由项目法人在档案专项验收前收集齐全进行集中管理，全面完成工程档案工作。

档案工作人员在进行组卷时，要根据项目法人制定的工程文件材料归档范围合理划分档案文件资料的类别，按照文件资料的种类进行组卷，在此基础上注意保持分部工程档案的相对独立性和单位工程档案的整体性。相同类型的档案文件资料组卷时，单位或者分部工程要按照统一的标准，比如建管类文件资料可以按照项目或者标段进行组卷，竣工图按照不同专业或者单位工程进行组卷，工程质量评定资料可以按照分部工程进行组卷。

2.案卷内科技文件资料的排列

卷内文件资料的排列要合理有序，排列原则与一般案卷大致相同，可按照不同阶段先行组卷，再按照时间先后顺序排列案卷内文件资料。水利工程项目档案一般包括土建类案卷、科研类案卷、设备类案卷、管理性文件资料案卷、安全生产案卷和竣工图等，具有文字、图标、声像等多种表现形式。比如土建类案卷内文件资料可以按照项目依据性资料、基础性资料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、施工、监理、竣工验收、调度运行等排列。

案卷进行编目时要以件为单位编写，无有效内容的不编页。案卷封面、脊背的编制以及档案盒的使用应由项目法人统一确定统一的式样，内容由各参建单位自行填写，确保档案资料整齐美观且便于查找利用。

3.验收与移交

水利工程项目在进行档案验收时，项目法人、监理单位需要向验收组提交工程档案管理工作报告以及审核报告作为评定的重要依据，同时验收组现场检查抽查时档案文件资料总量一般要求200卷以上。档案验收评定标准参照水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》等文件。水利工程项目档案验收实行等级评定制度，档案工作不规范、不达标的，要按验收组要求进行限期整改，否则工程不能进行鉴定或验收。档案验收等级也是整个工程质量等级评定的重要依据和条件，档案验收评定非优良的，该工程不能评为优良工程。

施工、监理等参建单位在工程档案验收结束后要向项目法人移交档案资料。在档案移交前参建单位需认真研究确定交接案卷，编写卷内目录。在档案交接时各方要仔细确认实物档案与目录内容是否一致，档案是否齐全完备，并当场签字确认，填写有关凭证资料，无误后加盖单位公章。

二、项目法人加强档案文件资料管理工作的主要措施

为管理好工程各类资料，项目法人及参建单位要强化对档案管理工作的组织领导，建立健全机构，配备高素质档案管理人员，列出档案专项经费，在规划设计、施工监理、工程带科研等各个阶段综合考量档案工作，保障档案工作的正常开展。

1.明确制度标准，掌握法规规范

工程项目档案管理工作必须在法律法规允许的范围内开展。要认真学习掌握《中华人民共和国档案法》、水利部《水利工程建设项目档案管理规定》等法规，确保各项工作始终在法律法规和行业规范约束下开展。

同时，项目法人必须建立符合工程建设特点的档案管理制度体系。编制时要依据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等文件规定。档案管理体系内容主要包括工程档案管理办法、文书档案分类方案、归档文件材料整理基本要求、归档范围、保管期限的规定等，为工程实施各有关单位提供统一的规范标准，进一步规范档案分类整理工作，便于今后档案的移交与管理。

2.建立健全档案管理机构

项目法人及参建单位必须加强组织领导，建立档案管理机构并明确职责分工，由分管领导负责指导档案工作开展，业务负责人及专职或兼职档案工作人员具体实施。为提高档案工作水平，项目法人应组织开展档案业务培训，各级档案工作者要积极参加，并在上级部门的业务指导下开展工作。同时，档案管理部门要加强与其他单位部门的协作配合，形成工作合力，更好地指导、监督档案工作开展。

按照统一领导、各负其责的原则，项目法人与参建单位要有明确职责分工。项目法人对工程档案管理负总责，具体负责编制工程档案相关规范标准，同时还要做好档案的收交、保管、统计以及利用，并配合做好档案验收、整改等工作。参建单位负责所承担项目的档案工作，其技术负责人应对工程档案内容及质量负责，设计、施工、监理、监测等单位要形成档案工作闭环管理，以形成完整准确的工程档案资料。

3.贯穿水利工程建设全过程、全方位

全过程管理是指档案管理工作要贯彻于工程项目提出到使用的每一个环节，也就是在这些过程中形成的每一份有保存价值的档案资料都要得到有效的管理和控制。工程建设过程中，档案工作是工程质量管理的内容之一，将其作为评判工程勘测、设计、施工、监理等工作的凭证，同时在制定相关合同或协议时，要对档案资料的归档目标和要求进行说明。

另外，为保证工程档案收集整理工作与工程建设同步开展，要制定相应约束措施。比如在申请拨付工程进度款项时，有关单位要附上档案收集整理自查报告，将档案工作情况进行说明。对没有按照工程建设进度开展档案工作的，或者没有进行监理审核合格的，不予支付进度款。

4.创新管理方式，提升档案管理现代化水平

项目法人要以建设一流工程、一流档案为目标，注重创新管理，提升档案工作现代化、数字化、信息化水平，以先进技术为支撑做好电子档案的开发工作，不断丰富完善数据库，探索建立智能智慧档案。项目法人要加强档案利用与管理，在软件方面要根据工程实际情况编制检索工具，提高检索便捷性、实用性；硬件方面项目法人与参建单位要按照要求配备现代化的档案库房、密集架、除湿防潮及防鼠设备等，满足档案保存需要。

此外，项目法人不仅要实现技术的现代化，也要努力提高组织管理的现代化水平。即要运用科学管理方法与手段来研究和处理各种问题，比如充分发挥组织机构管理功能，由单一管理手段发展成为行政、法律、计划、宣传咨询的综合管理手段，使档案管理日趋完善。

三、结语

水利工程项目档案既是重要的历史见证，也是工程正常运行、显现效益的重要保障，必须做好收集、整理、归档等各个环节，以确保档案在竣工后工程的使用、维护中发挥作用。但水利工程项目本身投资大，档案资料多，分类细致，因此需要在管理方式上不断探索，为新时期水利事业做出贡献■