新形势下推进企业档案信息化建设的路径探析

于英辉

（中交一航局第三工程有限公司，辽宁 大连 116083）

引言：企业档案是企业在运行过程中，会形成各种文件，对于国家以及社会具有重要价值，所以工作人员应加强对企业档案的研究，并在此过程中积极运用信息化进行企业档案建设，提高企业档案工作的效率以及质量。

一、推进企业档案信息化的重要性

在企业发展过程中。部分企业为节省成本，缺乏对企业档案的重视，影响其信息化的发展，部分档案管理人员所运用的管理方法较为落后，对于企业的发展具有不利影响，所以企业应加强对档案信息化建设的重视，具体有以下几个方面好处：

（一）促进企业的发展

企业档案建设的信息化对于企业的发展具有重要作用，主要体现在以下几个方面：第一，符合时代性的要求，创新在在企业的发展中始终是重要内容，在档案管理过程中，运用信息化技术，树立工作人员工作的创新观念，并促使企业档案工作尽快实现专业化和合作化。另外，档案信息化建设是档案工作融入现代生活、对接智慧城市的重要方式，有助于企业适应外部环境变化，从而促进其和谐发展。第二，提高工作效率。随着社会经济的发展，传统的管理方法无法满足企业的要求，所以工作人员应创新管理方法，即运用信息化技术，从而使档案管理工作趋于科学化与效率化等方面的发展，工作人员通过运用计算机设备，对档案文件进行扫描、数据化等方式进行处理，通过网络进行资源共享，从而有效的提高工作效率[1]。

（二）减轻工作人员负担

在进行企业档案管理过程中，工作人员运用传统的管理方法，具有工作量大、工作形式复杂且枯燥的特点，在组织文件、创建目录等工作环节中，都需要员工进行手工处理，在此过程中会消耗其较长时间，容易出现错误，通过信息化建设，能够将复杂的工作进行电子化处理，在减轻工作人员负担的同时，具有降低由于人工出现错误的现象，从而提高企业档案相关工作的效率。另外，为工作人员检索提供了便利条件。运用传统的企业档案检索方法，需要工作人员利用档案文件管理者在以前工作过程中制定的目录进行检索，具有费时、费力的弊端，运用计算机技术进行检索，具有便捷、快速的特点，方便员工进行随时查阅。

二、在新形势下推进企业档案信息化建设的方法

（一）提高工作人员技术水平

在企业中，工作人员的水平对于企业档案信息化建设质量具有直接影响。公司应积极引进高素质的管理人才。企业档案信息化管理人才能够为该项工作提供智力上的支持，所以企业在引进高水平人才的同时，应加强对现有工作人员的培训，积极树立档案信息化管理的理念，帮助其提高对信息化重要性的认识，从而有效的培养具有档案管理、信息技术等方面知识的复合型人才，从而在企业档案建立过程中，高效的运用信息化设备。另外，管理人员应加强对工作人员质量意识的培养，企业档案信息化建设的质量与员工的质量意识具有较为密切的联系，所以，在培训过程中，管理人员应着重强调质量的重要性，使其高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设[2]。以国网唐县供电公司为例，该企业。为适应现代企业管理的需要，积极进行企业档案信息化建设，使档案工作趋于制度化、规范化、科学化，该公司管理人员针对企业档案管理人员制定了相应的培训计划，使其全面掌握档案管理的有关法规和知识，不断丰富干部职工的档案管理知识，增强干部职工档案管理意识，提高干部职工的档案管理水平，并给档案室配备了电脑、打印机、复印机、高速扫描仪等先进设施设备，利用OA办公系统平台，使电子公文传阅及归档更加方便快捷、电子公文更加规范。

（二）建立健全管理机制

为保证企业档案工作能够适应新形势的发展，企业应建立规范统一的档案信息化管理平台，并制定相关的管理规定。第一，建立统一的管理平台。管理人员需要根据企业的发展特点，对档案信息进行标准化的采集，并对软件标准进行明确的规定，保证企业档案管理平台与企业信息系统之间能够实现一体化的数据采集，从而保证企业档案信息化建设具有条理性以及真实、有效性。第二，责任制的建立。企业档案管理具有需要全员参与的特点，需要各个岗位的工作人员进行密切的配合，从而进行公文处理和文件的归档及档案管理工作，需要管理人员明确责任。管理人员应将档案的收集、整理、归档等方面的各个环节进行合理的分工，制定一系列规章制度及档案管理工作细则，从而保证档案管理具有规范化、制度化、科学化的特点，推动档案管理各项工作得到有序开展、有效落实。第三，建立监管制度。监督管理人员通过建立电子审计档案备份管理制度，定期对电子审计档案进行检查，并对其中的各个环节进行抽取测试，禁止出现损毁、篡改、伪造的现象，从而确保企业档案信息化建设的有效性。

（三）加强信息化的开发

在新形势下，企业应加强对企业档案信息化开发的重视，技术人员应树立创新观念。第一，积极运用云储存方式。在部分企业中，工作人员需要对企业档案中的历史记录进行存档，便于以后查询，随着企业的发展，电子文档数量会不断增加，增强了储存压力，所以技术人员应在企业档案信息化建设过程中，加强对云储存的运用，从而有效的解决档案文档储存的问题，并且为企业档案的信息安全提供保障。第二，加强档案目录数据库建设。一些企业在进行档案信息建设过程中，缺乏对信息目录的重视，没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，影响档案信息储存的规范性，并不利于后期的查阅，所以技术人员应加强档案目录的输入、保存，从而开发标准化的档案管理系统。第三，技术人员应加强自身协同信息化的理念，运用企业信息门户和协同管理平台的概念，将OA和ERP、PDM、CRM等系统进行整合，从而消除在企业档案信息化建设过程中信息孤岛的现象，实现对企业档案进行全方位立体的统一管理，提升办公效率，使档案管理不受时间、空间的限制[3]。

（四）加强网络安全性

在企业档案建设过程中，信息安全面临着严峻的挑战，其中的影响因素较多，现阶段电脑病毒肆虐，严重影响文件信息的安全性，所以技术人员在进行企业档案信息建设过程中，应对其进行加密处理，并根据企业的需求，运用适合其的防火墙技术，从而有效的完善防护系统，加强对企业档案信息的保护。另外，企业领导应加强对工作人员的管理，确保其严格履行档案管理规定,避免出现在档案网站上违规发布重要公司档案文件信息的现象。以大唐福建分公司为例，为适应时代的发展，该公司建设覆盖全公司各级单位多账套多全宗模式的档案信息化管理系统，建设了数字档案室。配备必要的计算机系统、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。为保证信息安全，该公司在档案系统的软件中，配置了一个全文识别的功能模块。该模块可通过文字识别、标签身份识别，将信息提取后综合汇总，措施上除了要留存系统日志外，还要进行审计，一旦发生问题，就可以实现追踪。数据的存储和控制会有操作记录，包括3W信息。

结语：综上所述，企业档案在企业中具有重要作用，工作人员应提高自身能力水平，积极了解相关材料，从而提高工作效率，技术人员应运用创新精神，加强信息软件的开发，保证企业档案信息化符合时代要求。