刍议创建档案管理建设促进经济发展的重要性

苏玲玲

（白城市城市建设档案馆，吉林 白城 137000）

档案信息化建设使得传统的文本管理转向信息化管理，就必然对档案管理有新的要求，这就需要在档案管理中创新理念，基于信息技术实施标准化管理是非常必要的，其中档案管理制度的构建非常必要。制定档案信息化管理规范，档案管理工作按照规范执行，同时根据档案管理工作实际将行业技术标准明确。将档案管理工作落实到信息技术，以网络为载体延伸到各个职能部门，形成沟通网络，实现档案管理的网络化运行，使档案管理部门获得高效准确的信息。

一、档案管理信息化建设重要意义

随着时代进步和科技发展，信息化程度日益显著。传统的人工形式存档管理模式已经不适应如今的市场形势，各行各业开始借用互联网时代优势开展大数据分析，不仅有利于进行科学的分析和评价，还可以更加便利的进行人员变动等登记成册，更有助于进行存档保存，提高档案信息的安全性。如今信息化建设作为档案建设的重要环节，在当今社会发展进程承担着举足轻重的作用。鉴于我国信息化建设工作处于发展的初级阶段，各大事业单位都已经意识到档案管理的重要性，开始信息时代存档工作，但仍然有很多发展瓶颈。

二、单位档案管理体系建设完善措施

（一）管理者高度重视

首先领导者们应该意识到当今社会档案管理信息化的必要性，学会借助大数据时代特色进行档案管理工作，行政管理部门意识到信息化管理的重要性，成立专门的档案管理部，且档案部门明确自身定位，懂得争取足够的经费和技术投入；以中高层管理者为代表，呼吁大家共同掌握档案管理的实质内涵，将事务性工作与管理实践充分结合，突破传统登记壁垒，学习先进的管理模式和思想理念，利用信息技术和互联网科技提高档案管理的信息化程度。定期组织人员外出培训，能够去档案管理信息化比较健全的单位进行学习和经验交流，高薪优待聘请专业管理人才，能够提高企事业等机关单位的档案管理现代化进程。

（二）实行标准化管理

国家政府出台有关政策，鼓励档案管理信息化建设实现标准化。《档案管理法》等规定建档工作的前期准备、中期录入和后期分析存储工作等。从整体层面上形成一种规范化管理模式，响应政策要求，一方面学习国外优秀的管理模式，另一方面，结合机关单位自身发展情况，制定针对性有特色的信息化存档章程。

提高档案管理和存储的规范化，各个事业单位部门都应该建立自己档案，通过对于档案进行重要层次分级设置，按照人物、会议、规范等依次进行存档，对于政策类型文件进行实时更新，有助于形成事业单位自身特有的文化瑰宝和技术特色，进而在如今日益激烈的市场竞争中占据有效的位置。

（三）提高档案管理信息化建设程度

一方面，加大资金投入力度，完善设备的武装和武装保障，国家和政府也提供一定的贷款政策支持，全力支持档案管理信息化建设工作的开展，提供财力支持；另一方面，提高信息技术技能提高，净化网络环境，提高信息的安全性；综合考虑档案信息的保密性和安全性，需要提高软件的防盗功能，避免系统漏洞，引进先进的数据分析软件和登记软件，提高存储机构的信息保密度。提高信息分析能力，进行合理筛选和评估，帮助中高层管理者进行合理预测，为事业单位有关机构冗员和缺员现象做出合理性建议，使得档案信息管理成为中高层管理者科学合理决策的关键保障。

（四）拓展档案管理服务能力

事业单位档案管理工作的本质就是服务，这也是发挥出档案管理工作价值的关键与核心，为此，在信息化建设过程中，如何有效拓展档案管理服务能力也是较为重要的一项内容。对于这一点，首先需要对服务功能进行拓展，原有的档案管理服务职能大多是局限于查阅、检索等较为浅显的表层，可是在信息化档案管理模式之下，管理人员能够借助于信息技术所存在的强大功能来引入动”的功能拓展，借助于先进的功能模块，来实现数据自动筛选、归并、比对与分析，这样就能让使用者获得更为良好的效益。其次，对服务内容进行拓展。

（五）对档案管理组织进行架构重组

新形势对于事业单位管理工作造成的冲击是全方位的，所以在发展过程中信息化建设也应该是全方位的，除了上述几点之外，对于档案管理组织也需要进行重新架构，及时引入信息化技术档案管理人才，因为在信息化建设环境之下，档案管理工作人员自身信息化水平也会影响这一项工作的实施，只有做好这一项工作才能真正为事业单位档案管理信息化建设提供基础保障。为此，单位在发展过程中，一定要培养出专门的信息化、现代化档案管理人才，让其具备较为良好的信息化操作水平，促进信息化建设的落实。

三、总结

在信息化时代的电子档案开展信息化建设，具有增强电子文件安全性、客观性以及实用性等作用，在提高电子档案信息资源有效利用率、增强企业盈利能力和市场竞争能力等方面都起到了十分重要的作用。但是，受管理人员责任意识不强、电子档案管理标准不统一以及管理平台安全性能低等因素的影响，我们在开展企业电子档案信息化建设工作中依然存在着诸多的问题，身为大数据环境下企业档案资料管理人员的我们，必须在今后的工作中不断总结和积累工作经验，积极完善自身的专业知识和业务水平，才能准确的发现制约电子档案信息化建设的因素所在，并采取行之有效的措施加以应对，为电子文件信息资源价值和使用价值的提升奠定坚实的基础。