做好教务档案管理工作，是高校教学服务的重要保障

徐岩

（鞍山师范学院教务处，辽宁 鞍山 114005）

教务档案管理是学校工作的重要部分，是做好教育教学及教学管理提供可靠的保障，促进各项管理制度的规范化，促进学校教育教学决策的顺利执行，满足各项工作的素材需求，因此教务档案管理工作在学校教育教学工作中占着重要的地位。

一、教务档案工作的重要性的体现

教务档案它载录了高校在管理和发展中的各项重大事件，体现在学术以及教学方面取得了优秀的成果和各种宝贵的经验；通过对档案信息的分析和研究结果，可以反映出学校目前的教育教学管理水平。也可以为教师提供有效的教学依据。如果高校的教师经常地翻阅学校存档的教务档案，可以纵观近年来自己在学校教学中还存在哪些问题、不足、通过对教务档案内容的查阅、分析、比较、学习和研究，不断地改进自己的教学手段、方法。使教务档案真正作为一种信息资料，在学校教学管理中发挥更大的价值。

二、教务档案存在的问题

（一）对教务档案管理工作重视不够。

教务档案管理工作往往难以充分得到体现，这就使得很多人认为开展教务档案管理工作是可有可无，从人力方面是浪费，物力上也是浪费，时间上是不值得，所以很多高校教务档案管理工作只是敷衍了事，越来越不规范。

（二）教务管理人员少、业务培训少之甚少。

目前很多高校的教务管理人员的数量少、很多人员是一身兼数职，很难从繁琐的日常工作中抽出身来，而是每天都忙于事务性的工作，根本没有时间和精力来研究档案管理工作，更谈不上让档案管理工作在教育教学中发挥更大的作用。不仅是这些因素的制约，教务档案管理人员的业务培训就更不被重视、把关不严格、工作不细致、发现问题不能及时解决，甚至根本没有能力发现问题，就更谈不上解决问题了。

（三）硬件设备落后、操作水平较低，教务档案管理工作得不到有效的发展和利用。

学校教务档案的管理过程是，因为学校管理层对教务档案管理的重要性认识不够。在资金、人员投入极为有限，都是把其它岗位淘汰下来的硬件设备才指定给教务档案管理用，导致了学校教务档案管理工作效率低，得不到有效的利用，更不用说为教学一线提供数据、资料依据了。

（四）专业教师对教务档案管理的认知度低。

高校教师任各学科专业，没有经历档案管理相关方面的学习和培训，导致意识不强。很多专业教师对平时哪些资料需要留存、保存的时间，怎样保存没有一个明确的概念，最后往往是该存的没存，该放弃的没放弃等等。最后教务档案工作损失了很多有价值的资料。

三、加强教务档案管理工作的措施、把教务档案管理制度落到实处。

（一）建立健全规章制度、明确档案管理的责任分工。

一是规范档案管理的各项制度。在日常管理工作中落到实处。

二是明确职责分工，根据不同的岗位，如专业教师，教务管理人员等岗位建立不同的“工作档案”，明确存什么，什么人管理，何时完成管理和归档工作，使得每项工作、每件事情有迹可循、并形成阶段性的工作总结。

（二）提高教务档案管理的信息化水平。

随着合计的发展、档案管理工作也进入了大数据信息管理时

代。从某种意义上说，档案的信息化管理减轻了教务管理人员的基础资料管理工作，从而也大幅度的提高了工作效率，使得教务管理人员从日常的繁杂事务工作中抽出时间来做其他必要的管理工作。也能把教务档案信息借助信息化管理平台进行资源数据的共享。

（三）加强教务管理人员的业务工作的培训。

让每位从事教务档案管理的工作人员认清教学档案管理过程中的要点和难点，做好日常教学档案管理的规范工作；学校也可以不定期的开展各类工作的评估，对教务管理人员有针对性的培训、从而提升教务档案管理人员的业务水平，也对工作质量做了良好的保障。也要对广大教师进行教务档案管理培训，使一线教师真正认识到教务档案管理的重要性，并能更好的配合学校做好教务档案管理工作。建议学校的教务管理部门将教务档案管理的内容纳入到教师日常培训中，让新进教师了解，并建立教务档案管理意识，更让任课教师从“认识”到“做了”再到“完善”，经历这样的过程把教师的教务管理档案建立好。

（四）形成教务档案管理工作的长效机制，是提高教学质量保障。

无论是教务管理人员、任课教师在建立和完善教务档案管理工作中都逐渐形成了规律。从中我们可以对出现的问题进行及时的查找、改正、形成制度来鞭策我们日常的各项教学工作，使我们做好教学管理工作中的各个环节，形成了长效机制、提高教学质量的有力保障，更好的为学校的教育教学工作做好服务工作。