提高办公室档案管理工作效率的探究

赵晓梅

（黑龙江省嫩江县嫩江镇计生办，黑龙江 嫩江 161400）

在企业经济快速发展的过程中，对办公室档案管理工作也提出了更高水准的要求，这主要是由于办公室档案管理的质量与效率会直接影响企业经营和决策工作的开展水平。同时，档案管理工作的质量也与企业内部管理的整体水平存在直接联系，是突出企业管理能力的重要内容。这就要求企业管理人员能够认识到办公室档案管理工作的重要性，积极采取措施提升档案管理的效率，使档案管理工作能够更好的服务于企业发展。

一、办公室档案管理中正面临的问题

现阶段，各个企业的发展水平有了很大的提升，无论是在管理水平，还是在业务能力方面均取得了较大的进展，在此基础上，办公室档案管理工作所涉及的内容也在逐步增多，为档案管理人员带来了一定的管理压力。针对此种问题，要求企业应加大对办公室档案管理工作的投入力度，通过合理配置管理人才的方式，提升档案管理效率。但实际上，企业在开展档案管理工作时，还需要面临管理人员业务能力偏低和责任感缺失的问题，对于直接参与档案管理的人员来说，一旦存在上述问题，就会严重影响档案管理的效率与质量，致使档案资料无法及时补充与同步，自身管理职能受限。面临办公室档案管理工作中存在的多种问题，企业应积极引进先进的管理理念，完善档案管理模式，保障其顺利开展。

二、办公室档案管理工作的作用表现

档案资料中涉及企业发展各个阶段的信息内容，是对企业发展历史的真实见证，办公室档案管理工作的主要目的就是不断完善档案资料，保障档案信息的全面性，使其自身的服务作用能够得到有效发挥。因其在企业发展中具有一定的指导作用，可以为企业各项决策工作和经营工作提供可靠的资料支持，立足于档案资料信息，对企业的经营模式进行整改，是提升企业经营实力的重要手段。通过完善档案资料，提升档案管理效率，为企业各类经营活动的开展提供资料参考，保障企业经营水平的有效提升是进行档案管理的主要目的。

三、提升办公室档案管理效率的几点措施

在对办公室档案管理中存在的相关问题进行全面分析后，应积极采取措施改善当前的管理问题，并且结合企业的发展实际，对档案管理的模式进行调整，主要可以从管理手段、管理观念、管理体系和管理人员方面入手，通过转变管理观念和完善管理方法，来提升企业的档案管理工作效率，对于促进企业发展具有积极意义。此外，也可使企业的办公室工作水平得到有效提升。

（一）增强管理手段

企业单位应当加强先进手段与技术的学习，定期进行现代化管理工作的交流与协调，还可以通过划分区域、融入信息化管理手段的方法进行管理，要铭记“技术才是硬道理”的发展理念，学会用现代化的科技手段进行档案管理的改革，还可通过建立管理中心、建立档案管理软件等方法来整合信息数据，通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好地发挥档案作用。

（二）转变传统的管理理念

企业在开展档案管理工作时，需要结合时代的发展特点，对档案管理的理念进行完善与更新。从现阶段的档案管理工作来看，部分企业还在沿用最初的管理理念，认为档案管理的主要目的就是对企业发展资料的收集与整合，并未发挥档案服务的职能作用，由于管理观念较为落实，不能实现对档案资料的高效管理与应用，这必定会对企业的发展造成一定制约影响。考虑到上述问题，企业应注重对传统观念的转变，在开展管理工作时总结经验，找出正确的管理方法，从而重新塑造管理理念，遵循与时俱进的发展原则来开展档案管理工作。此外，要求档案管理人员具备较强的创新意识，能够根据新时期档案管理的特点进行管理机制创新，从而促进档案管理水平。

（三）完善管理体制

管理体制是办公室档案管理效率提升的重要保证，只有在一个好的工作体制的管理下，才能进而完善其他方面。我们应当不断完善管理体制，增加管理手段，适当建立赏罚制度来激发工作人员的积极性与创造性，有效对管理体制进行创新，提高档案的利用率，例如通过建立网络档案目录、建立办公室档案服务反馈机制、开发适合本校的档案管理软件系统等方法对办公室档案实现高效管理，以便使其所具有的经济效益与社会效益得到进一步提升，逐步改善档案管理的规范性。

（四）加大人员管理力度

企业单位必须不断引进高素质的应用型人才，提高管理人员的专业技术水准，不断拓宽资金来源，建立信息系统，才能提高工作人员的法律意识和责任意识，减少工作失误。而对于档案管理人员来说，也需要在工作开展的同时积极地树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求同步，以此保证档案管理工作能够更好地符合日常工作需求。培养一支一专多能的队伍，能够将工作人员的潜在工作能力和良好的工作精神开发出来，从根本上配置资源，提升档案的利用率。

结语：办公室档案管理工作与办公室工作之间存在密切的联系，在保障档案管理工作得以高效开展的基础上，办公室的各项工作内容才能得以准确落实。档案管理工作的重要作用主要表现在企业经营活动和企业决策工作中，通过提升档案服务水平，可以使决策内容更加合理，确保其与当前的市场发展形势相适应，这对于推动企业的健康发展具有积极意义。因此，在后续发展中，企业方面应加大对办公室档案管理工作的重视力度，全面提升档案管理水平与效率，确保企业决策工作的科学开展。