关于对人事档案实现信息化、模块化管理的研究

张景胜

（河南大有能源铁路运输处，河南 义马 472300）

随着20世纪计算机技术的兴起，计算机逐渐影响到人们的工作和生活，随着近些年网络及信息技术的进一步飞速发展，计算机信息技术已经深入到人们生活与工作的方方面面，因而人们将之称为第三次科技革命。这种颠覆性的变革，影响着我们的学习、影响着我们的工作、影响着我们的出行……人事档案管理是人事管理的一个重要组成部分，传统的人事档案材料多、查找难、管理繁，传统的人事档案管理已经严重落后于时代，人事档案管理信息化势在必行。

一、人事档案信息化管理工作具体实施策略

（一）建设信息化管理体系

电子信息管理业务培训是各级档案管理人员要实施的，对当前人事档案运用计算机、扫描仪等电子设备实施统一的处理，在计算机中输入审核准确的全面档案资料然后转变成电子档案，把人事档案管理由陈旧纸质管理改变为信息化、数据化的信息化管理，对流转与抽查人事信息有利，同时管理权限还要逐层设置好，把人事档案管理局域网建设好，经过确认身份、设置密码等形式和互联网连接，让人事档案网络化管理切实的完成，使人事档案信息的运用率提高。

（二）信息化建设与信息化管理的时效性提高

信息化管理机制在人事档案中应用，人事档案信息可以确保完整度，并且信息的传递方法也相对丰富，跟现代化的人事档案管理需要相符。当然，人事档案信息处理机制在运行的同时，管理人员要清楚、全面的认识到信息化管理的时效性，对原始信息的关注度提高，尤其是针对不稳定性、可变性特点的信息，信息管理构造要通过信息化建设方法来完善，并对原始信息增强管理。在信息化迅速发展的背景下，人事档案管理中出现越来越多的问题，例如电脑内部硬件由于不合理的操作、病毒侵犯等原因会关系到档案信息恢复，这就需要标准操作程序，使管理人员的网络检验、维护能力提高，通过体系、标准性的管理机制提高信息化建设与信息化管理的时效性。

（三）健全档案信息系统维护制度

档案人员需要持续的更新与维护人事档案信息系统，其是一个动态的体系。想要人事档案信息体系发挥最大的作用，重点所在就是提高工作人员的素质与培养信息化环境下的意识。要完整与正确的录入信息，要有更新意识，及时实施更新与核准数据库。同时，数据安全监测机制要建设好，保证人事信息数据安全、软件安全、网络安全、运行安全等。在人事档案信息化管理工作中，一定要清楚的确定档案管理工作纪律，网络信息安全保密的规章制度要严格实施，工作人员的政治思想教育要增强，树立信息化下保密观念。要依据不一样人员的检索权限，规定检索信息的内容与区域，避免人事档案管理业务的计算机和外网连接，保证信息数据库的安全。

二、模块化思想在人事档案管理中的实践效应

（一）人事档案造假

为了升官、延长在任时间或更好地得到其它一些体制内的好处，有些在工作的人员“年龄越填越小、工龄越填越早、学历越填越高、身份越造越假”，这主要包括修改三龄(年龄、工龄、党龄)和篡改两历(学历和工作经历)。这点可以通过将流程管理中的法律管理模块、录入模块、信息管理的过滤模块组合加以改革。

（二）人事档案管理人员的素质偏低

这主要包括人事档案管理人员的思想上不重视、业务能力不强等方面。这点可以通过人事档案管理中的部门档案管理模块中加强对人事档案管理人员的培训、激励和惩罚模块的组合来解决。

（三）人事档案信息记录不全面、不真实、不及时

不全面主要体现在人事档案信息记录的是当事人的基本信息，如年龄、性别等，而对于当事人的工作履历、兴趣、爱好、特长以及在工作中的专业和特长、进步历程等没有进行详细的描述，也包括记录的信息是很早就有的，而对最近的信息记录则很少甚至没有。不真实主要体现在记录的信息小部分甚至大部分是虚假的。不及时体现在记录的信息是很早就有的，而对最近的信息记录则很少甚至没有。这点可以从档案管理中的流程管理、人力资源管理、法律法规管理等模块的组合进行综合改革，加强档案登记的全面性、真实性、及时性的管理，加强对档案管理人、档案当事人的教育，强化他们对这方面的认识，使他们主动的使档案的信息记录保持透明性、真实性、及时性，并对相关人员进行奖励和处罚。

（四）人事档案管理技术水平不高

这点可从法律模块、信息管理模块等各个模块综合入手，制定要求升级管理技术的法律法规，对相关人事档案管理人员进行培训和考核，提升人事档案管理整体的技术水平。

（五）人事档案管理相关法律法规不完善

这点可以对人事档案管理的法律法规管理模块内部的各种小模块进行改革，既包括方针性的指导文件，又包括具体操作中的规程，制定相关的上位法与下位法，覆盖中央和地方，涵盖录入前的资料收集、录入中的操作、调档阅读、信息更新等各个小的模块。

结束语

信息化快速发展对世界各国各个领域都造成了巨大的冲击，同时也创造了很多机会，企业作为默守陈规的一个领域，进行如此大程度的改变实际上是有一定的难度的。尽管如此，也不能停止前进的脚步，因为传统人事档案管理方式的弊端在当今社会下显露无疑，肯定是不能再沿用下去的，信息化管理是一个必然的发展趋势，要积极面对。无论是从哪一个角度来讲，这都是大势所趋的，优势也显而易见，所以只能够在不足的方面加以提高。