浅析高校资产与财务账务差异及其对账方法

李明　冯幸

摘 要：由于资产管理部门和财务管理部门采用的是不同的管理方式及管理软件，相互独立，经常会出现两个系统资产账务不一致的情况。为了满足资产与财务两部门账账相符，资产部门与财务部门会定期进行对账工作。因此，本文以对账业务为前提，分析了资产账与财务账之间的差异情况，提出了资产财务对账的方法，为资产财务两部门的对账工作起到一定的参考作用。

关键词：高校;资产管理;财务管理;对账

一、资产财务对账的意义及要求

固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产;或者单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间超过一年的大批同类物资。高校固定资产是学校科研教学的保证，也是学校发展的必备条件。高校资产实行实物形态和价值形态协同管理，资产管理与财务管理相结合既是加强资产管理、促进资产合理配置、有效使用的客观需要，也是加强财务管理、规范财务行为的有效手段。如何管理好学校的固定资产是资产部门和财务部门的共同责任，两部门进行资产对账也是保证资产实物数据与财务价值数据的一致性，为行政事业单位资产报表提供切实可靠的依据。

这不仅有历史遗留的问题，也有人为的因素及制度的因素。

根据学校要求，每年年末资产和财务部门必须对当年新建的资产、增值的资产和减值的资产按照资产国标七大类（房屋及构筑物;专用设备;通用设备;文物和陈列品;图书、档案;家具、用具、装具及动植物;无形资产）进行对账，做到年度资产账和财务账总金额和总数量一致，各分类资产数量和金额一致，做到账账相符。

二、资产与财务对账的基本内容

根据学校对账要求，资产与财务对账的基本内容包括当年新建的资产、增值的资产和减值的资产，使得资产入库的数量和价值与财务报账的数量和价值完全一致。

1.当年新建的资产

新建资产就是在学校建账的标准范围内新购置的资产。学校规定的建账标准为：①通用设备单价1000元以上（含1000元），专用设备单价1500元以上（含1500元），使用期限在一年以上（不含一年），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。②单价在1000元以上（含1000元）的家具、用具、裝具类物资;或者单价虽不足1000元，但使用期限超过一年（不含一年）的批量（数量为10个以上、含10个）家具、用具、装具类物资。③单价在1万元以上（含1万元）的应用软件，应将该软件作为无形资产。

对于新建的资产，在资产部门入资产账后，再根据资产部门提供的入账单据去财务部门报账，同时入财务账。两部门年底对账就是要求入资产账和入财务账的资产数量价值相等，且类别一致，各大类数量和价值也一致。

2.当年增值的资产

当年资产增值的资产包括两种情况：一是原实物资产大修或改良能够延长资产使用寿命或能够提高加工品的质量或能够降低加工品的成本，且费用超过其原账面价值的30%时，需要在资产管理系统增加其原值，做资产增值处理;二是房屋构筑物（单体建筑）非重复性改建超过10万元，需要增加其原值，做资产增值处理。

这部分资产由于是在原资产上面进行的增值，类别不变，所以对账时只需核对数量和价值即可。

3.当年减值的资产

减值的资产主要就是报废处置的资产，处置完毕后需进行账务的消减。资产管理部门按报废条件规定，每年对那些丧失原有功能、无法继续使用、技术落后、不符合国家技术标准或维修费过高等需要进行产权注销资产进行报废处置，审批后从资产系统中进行下账处理。同时按照要求核算好数量、价值与类别交财务处核销下账。

三、固定资产与财务账务差异分析

根据资产财务对账的内容可看出，资产财务账务的差异主要产生在新建的资产和增值的资产这两方面，而减值的资产是由资产部门提供给财务部门的数据，只要两部门都做了销账处理就不会产生差异。

（1）从账务管理主体来看。资产管理部门与财务管理部门是两个独立的部门，分头管理，使用的管理软件也不相同，财务部门目前使用的是天才管理软件，资产部门使用的是久其管理系统，两者相互独立，两个部门之间的信息不能实时互通。当固定资产录入资产系统后，系统会自动根据资产属性按照国标大类归为相应的类别，打印的固定资产验收单上显示资产国标大类、入账日期、资产名称、资产价格、使用人等，财务人员根据验收单在填制凭证、记账、入账等过程中，由于是手动录入，难免会发生错误，出现价格、类别错误的情况，造成资产账与财务账类别的差异或是价值的差异。

（2）从资产建账与财务入账的流程来看。

固定资产从申购到最终的报账整个流程中，资产部门建账在前，财务部门入账在后，存在时间差，当有些老师因种种原因建账后不及时去财务报账，甚至上半年去资产部门建账，下半年才去财务报账，造成了这些资产虽然在资产账务中却不在财务账务中，引起资产账与财务账的不同。另外，年底报账业务量大，虽然报账人已经将报账单交给财务而财务人员还没来得及入账，同样会导致这些资产在资产账务中却不在财务账务中，引起资产账与财务账的差异。

（3）从资产本身属性来看。虽然有些资产符合固定资产建账的标准，资产部门也已经入资产账，但是财务报账时审核不符合报账的标准，不能报销，入不了财务账，而报账人不及时或根本不来资产部门进行销账，导致了资产账与财务账的差异。

四、资产财务对账的方法

针对资产财务账务的差异，采用的资产财务对账的方法有两种，一种是人工对账法，另一种是借助于资产财务两个管理系统建立中间库进行对账。

1.人工对账方法

人工对账方法是立足于两个独立的系统。资产管理人员将年度新建业务、增值业务和减值业务通过在资产系统内分别按一定的条件查询导出，计算出年度资产总价值及数量。

其中：年度资产总价值=年度新建资产总价值+资产增值总价值资产减值总价值

年度资产总数量=年度新建资产总数量+资产增值总数量资产减值总数量

并且，其总价值和总数量还要按照资产国标七大类房屋及构筑物、专用设备、通用设备、文物和陈列品、图书和档案、家具用具装具及动植物、无形资产的价值和数量的总和相等。此时资产数据核对完毕。

财务管理人员在财务系统中对年度入账情况予以核算，若财务入账总价值和总数量等于资产年度总价值和总数量，同时其按照国标大类分类类别的资产价值和数量也和资产账务一致，此时两部门账账相符，对账完毕。若财务入账总价值、总数量和资产入账总价值、总数量不一致，则继续核对财务数据。财务部门核对数据的方法有两种：一是确认要把上交财务的验收单全部入账完毕，对于未入账的验收单或是已入资产账而未上交财务的验收单全部收回交由资产处，在资产系统中全部销审，然后资产对账人员重新计算年度资产总价值、总数量，再和财务入账的数量进行比对，若双方一致，则对账完毕。二是若总价值、总数量一致而分类的价值、数量不一致，则对哪一类分别核对，直至和资产账完全一致，则对账完毕。

2.利用中间库对账法

随着信息化技术的发展，借助于中间库的对账方法已逐步形成，这种对账方法简化了对账程序，节约了对账时间。对账中间库是资产系统与财务系统数据交换的载体，它将原本两个独立的系统连接起来，资产系统的新建验收单、增值单、处置单审核通过后，系统会自动将相关数据写入到对账中间库中，财务人员可从财务系统中提取数据进行入账处理，入账信息同时也会返送回中间库，同时在资产系统中显示资产的入账状态。因此，通过对账中间库的形式，可实时交換资产建账与财务入账的实际情况，实现了资产与财务通过数据的查询进行线上对账。其对账示意图如下：

管理好学校的固定资产，保证固定资产账务与财务账务一致是资产部门与财务部门的共同责任。在信息化发展的今天，两部门应该建立有效的协同机制，将管理方式进行创新，更好地完善固定资产的验收以及入账流程，同时立足于各自系统，建立对账中间库，使得资产管理系统与财务报账系统可以进行同步更新资产数据，实现线上对账工作，让资产财务对账工作更加简便、快捷。

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