机构改革后社保档案管理研究

赵 松/河北省社会保险事业管理局

孙长虹/秦皇岛市失业保险事业管理处

社保档案是社保医保机构和税务部门在办理社会保险业务过程中形成的原始记录，是确定参保对象缴纳社保费和享受社保待遇的重要依据，是反映社保事业发展的宝贵资料和重要凭证，也是重要的民生档案。

当前社保档案管理呈现如下特征：一是档案管理规章制度不断完善。2009年，人力资源和社会保障部与国家档案局颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》；2012年6月，人社部联合国家档案局启动了社保档案管理标准的研究起草工作；2015年6月，国家标准委颁布了《社会保险业务档案管理规范》；各地社保经办机构相应建立了社保档案管理办法和制度。二是基本实现了规范化管理。2010年开始，人社部会同国家档案局启动了省级社保经办机构的社保档案规范化达标验收工作。截至2014年底，全国有直接经办业务的省级社保经办机构全部通过了规范化达标验收，722个市级和4375个县区级社保经办机构通过了规范化达标验收，分别占市县社保经办机构总数的93%和82%[1]。三是开始探索电子档案管理。部分地区积极推进档案管理系统与业务经办系统一体化建设，并开始探索电子档案管理。如，秦皇岛市失业保险管理部门从2015年开始在全国率先建设业务经办和档案管理一体化系统，不仅实现全部社保档案数字化，而且还探索电子档案“单套制”管理，通过前端网上经办扫描、推广应用电子签章、生成版式文件、系统在线归档和专用服务器存储备份等手段，保证电子档案真实完整和安全可靠，纸质档案生成的数量下降约80%。

1 机构改革背景下社保档案管理的新情况

此次机构改革将原属社会保险经办机构的社会保险费征缴管理职责划转移交到税务部门，由税务部门实施五险统征；并整合人社部门的城镇职工和居民基本医疗保险、生育保险职责，卫生和计划生育部门的新型农村合作医疗职责，发展和改革部门的药品和医疗服务价格管理职责，民政部门的医疗救助职责，组建医疗保障部门。在机构改革的背景下，社保档案管理面临诸多新情况。

第一，机构改革前有关单位档案管理制度不统一，需要思考档案管理衔接问题。如，机构改革前城镇职工和农村居民的保险分别由人社、卫计两个部门负责管理，两项工作形成档案的整理方法、归档范围和保管期限都有很大差别，制度整合后如何做好档案管理衔接问题，需要认真思考。

第二，档案类别与数量迅速增长，增加了相关部门管理的难度。先看类别增长，随着社会保险改革的不断深化，社保档案涉及的群体从城镇职工、城乡居民扩展到机关事业单位人员，管理的范围从基本养老保险扩展到职业年金、长期护理险、个人养老金保险；此外养老保险中央调剂金制度、全国异地就医结算、医疗生育保险合并等改革工作都已实施，每一项改革都将有新的类别的档案产生。再看数量增长。党的十八届五中全会和国家“十三五”规划纲要提出“实施全民参保计划，基本实现法定人员全覆盖”[2]。截至2018年12月底，全国基本养老保险参保人数达9.42亿[3]。机构改革后全民参保计划深入实施，养老、工伤、失业、生育保险的法定人群全覆盖正大力推进，税务部门对社保费征缴管理力度不断加大，社会保险将覆盖所有人群，社保档案将涉及无数个单位和近14亿人口，因此今后一段时期内档案数量会大幅增长。

第三，档案信息化管理亟待加强。机构改革背景下，国家加快了电子政务和网上经办的实施步伐，出台了一系列文件推进在线政务平台建设。智慧社保、网上经办和自助服务是社保经办的趋势，相应地档案信息化管理将成为新时代社保档案管理的方向。遗憾的是，各地社保档案管理信息化发展水平不高且地区间差异较大，档案信息化管理亟待加强。

第四，查询利用需求迅速攀升。随着社保领域改革的不断深化，参保对象对社保档案利用需求呈现出个性化、多元化的特点，公众越来越重视利用社保档案保障个人权益；此外，新时代国家加大反腐败力度，纪检、审计、公安、司法等部门出于办案需要，以及为防范化解社保基金支付风险和对社保医保机构基金进行监督、稽核内控等，需要大量查阅作为凭证的社保档案。社保档案查询利用需求迅速攀升，增加了社保档案管理的难度。

2 机构改革后加强社保档案管理的若干思考

2.1 确保社保档案绝对安全。社保档案直接关乎参保对象的切身利益，关乎经济社会发展乃至国家安全，一旦失密将直接损害公众权益、危及社会稳定、损害国家利益。在机构改革的背景下应格外重视社保档案安全，必须始终把确保社保档案安全作为做好社保档案工作乃至做好社保工作的重要前提，要按照国家档案局关于做好档案安全工作的一系列要求，强化社保档案安全管理。一是增强信息安全意识。积极组织档案信息安全教育，通过开展档案安全宣传、邀请档案安全领域的专家授课等方式，强化相关工作人员的安全意识。二是健全档案安全管理机制。制定档案安全保密制度、完善突发事件应急预案，并经常性地开展安全隐患排查和应急演练。三是完善安全技术手段。构建多层次、全方位的安全防护体系，做好档案数字化存储和封装、档案信息系统安全应用、专用服务器异地容灾备份等工作。四是强化安全保管措施。严格按照社保档案“九防”要求，重点加强县级社保档案安全保管。以河北省为例，该省有关部门每年至少开展一次全系统社保档案安全检查，并将情况在全省范围内通报，确保社保档案绝对安全。

2.2 夯实规范化管理基础。落实制度措施、落实场地设施、落实专业人员、落实经费保障[4]，是实现社保档案规范化管理的基本要求。机构改革背景下，一是社保档案管理必须常抓不懈，特别是新整合的医保和税务部门，有的部门档案管理基础相对较弱，要争取人员、场地、经费的保障，把档案规范化管理的基础夯实打牢。各地应加强组织领导，及时建立和调整社保档案工作领导小组，明确职责分工，严格执行档案管理各项制度；并配备数量合适的专兼职档案人员，尽量保持人员稳定，如遇人员调整务必做好工作交接；还要定期组织学习培训，使档案人员能胜任社保档案规范化管理工作。二是国家应尽快修改完善《社会保险业务档案管理规定（试行）》，统一社保档案管理办法、制度和标准。三是社保档案管理机构应主动接受档案行政管理部门的业务指导，并加强协作，共同开展社保档案规范化管理“回头看”、社保档案年度归档抽查等工作。

2.3 推进三个一体化建设。业务与档案一体化。应当抓住“一个机遇”、实现“两个融合”。“一个机遇”，就是抓住社保信息系统改造升级的机遇，积极争取资金，统筹进行业务经办与档案管理一体化建设。“两个融合”，一是社保档案融入业务经办环节，由经办人员收集立卷，实现档案管理与业务工作“同生同结”。这个过程也是对业务经办的再审核、再监督的过程，能够确保业务经办合规合法，还能为复核、审核、内控、稽核、审计以及质量控制等环节提供完整、准确的资料，降低经办风险[5]。二是档案管理功能融入业务经办系统，大力推进网上经办业务，实现档案管理的前端数字化；应用电子签章技术，固化法律效力，电子档案在经办过程中实时生成，查询利用方便快捷，经办效率得以提高。

纸质与电子档案一体化。第一，在纸质档案数字化过程中，要注意通过建立过程控制和问题追溯机制，确保档案数字化成果的质量[6]。第二，区别对待系统产生的纸质和电子档案资料，如秦皇岛市将永久保管的和涉密的原始资料在一定时期内以纸质档案形式保存；其他通过系统生成的电子档案，则探索以电子档案形式进行“单套制”保存。第三，明确要求现有的纸质档案在没有鉴定的情况下不得销毁，不能简单用数字化扫描件全部取代纸质档案，不能因为进行了数字化扫描就废弃、取消纸质档案的保存。

管理与服务利用一体化。推进档案管理与服务利用一体化，重点应做好以下三个方面：一是完善服务管理机制，实行综合柜员制，通过前台综合受理、后台分类审核、统一窗口出件、同步立卷归档的经办模式，将社保档案管理服务融入其中。二是建立一体化管理服务平台，建设全省统一的社保档案管理服务平台，与所有业务信息系统实现互联互通，使得社保档案查询利用更加便捷、高效和安全。三是提供便捷化多样化的服务，寓管理于服务，如充分利用手机APP等，实现社保档案利用服务“随手可得”，并满足个性化利用需求。。