AT公司货币资金内部控制的管理实践

刘 娜 姚小翠 王有梅

货币资金在一定程度上反映了企业的经营发展，特别是现金和银行存款，它们都是资产中流动性最强、控制风险最高的资产，所以，其很容易成为有心人的目标，从而发生贪污，挪用公款等违纪行为。如果一个企业没有很好管理货币资金，很容易造成资金闲置和浪费，导致现金不足或过剩，使企业财力闲散，从而削弱企业的实力。随着中小企业在我国经济发展中的地位和作用日益明显，其货币资金逐渐出现岗位不协调、审计不到位、职业人员素质不高等问题。近年来，陆续有新闻媒体曝光关于钱引发的案件，如挪用公款赌博、携巨款外逃、抽取回扣等。这些案件都与货币资金内部控制有关。对货币资金内部控制的分析是一项紧迫而现实的问题，也是企业持续发展重点关注对象之一。本文拟对中小企业货币资金内部控制进行分析。

一、AT公司货币资金内部控制存在的问题

货币资金是企业重要的资产之一，其流动性较强，控制风险也较大，为了企业的发展，管理决策者必须对货币资金带来的风险进行管理。AT公司成立于2008年，拥有170多名员工，主要经营手机电池、对讲机、电子玩具、电池充电器等通信、电器类产品，产品销往国内外市场。近三年的现金维持在147234.14—209753.62元之间，呈上升后下降的波动趋势。银行存款保持在2429268.5—2567730.71元之间，并且每年都在递增。其他货币资金则在254818.96—379739.64元间逐年递增。从近三年来看，货币资金占总资产比例23.36%—25.72%，而货币资金在流动资产中所占的比例33.97%—35.67%，二者之差都在2%徘徊，说明它们三年的变化不大，反映该公司的货币资金管理较好，但从货币资金占流动资产比例来看，比重较大，资金利用率不高。货币资金，是企业内部控制重点关注的焦点。下面将从货币资金内部控制的“五要素”对AT公司货币资金内部控制进行分析，以便提高该公司的货币资金管理。

（一）管理者对财务管理和货币资金内部控制不够重视

AT公司的采购部门、销售部门、财务部门人数分别是3、4、3人，销售部门除了本部门的人员外，总经理还特派副总经理兼管销售部门，另外其也花了大部分时间关注公司的销售情况。在财务人员上，总经理认为把钱放在自己人身上比较安全，所以聘任亲戚作为财务人员。另一方面，公司虽然制定了有关货币资金内部控制规定，但是实际工作中并没有认真执行。经调查发现，总经理为了方便，直接自己审批并到出纳报销，其没有按照货币资金的流程办事。从部门设立人数及货币资金内部控制规定执行来看，管理人员并不了解，同时也不够重视货币资金管理。

（二）财务人员缺乏专业素质

财务人员是货币资金活动流程的执行者，其专业胜任能力对货币资金内部控制影响重大。AT公司除了财务经理熟悉财经法规、财务管理、会计法有关的法律，具有较好的业务能力外，会计和出纳的专业能力并不高，缺乏担任该职位的专业能力。其次，公司没有定期考核相关人员的专业知识，财务主管也没有督促财务人员学习，使财务人员对其自身专业知识的加强没有积极性。

（三）缺乏风险评估机构，风险判断单凭经验

随着市场经济的发展，人们对风险的认识越来越多。但AT没有建立货币资金的风险识别、风险评估和应对的规章制度。对于市场的风险判断，主要靠财务主管的分析和经理的经验及直觉，而他们大部分是对数据和外部环境进行风险识别，对一些货币资金会计信息和传递隐含的风险不能正确评估。从AT岗位职责调查知道，出纳负责收支的同时编制现金和银行存款的收付凭证，有时负责货币资金付款全过程，授权与审批没有得到落实，造成钱账不分离，这样很容易出现舞弊等行为；总经理没有经过财务主管的审核直接报销并由出纳入账，其中缺乏凭证的审核，这在一定程度上隐含了信息失真的风险。

（四）岗位职责不分离，授权审批制度不够完善

AT出纳人员存在岗位职责分不清的现象。该公司出纳除了从事银行业务外，平时还利用工作之便，对银行存款对账单获取同时编制银行余额调节表，完成后自己进行审核。现金盘点没有按要求进行，其盘点并不严谨，缺乏内部监督。这在一定程度上违反了职责不分离的原则，也在无形中给财务人员提供了私吞公款的机会。每笔付款都需要经过总经理审批，即所谓的“一支笔审批”，其随意性比较大。购买办公用品的过程中没有经过部门经理和财务主管，直接由总经理审批，反映其审批手续不完整。AT的采购人员在购买办公用品时直接越过了部门经理的审批，由总经理办理。总经理由于业务繁忙，经常对付款申请单上的内容随意浏览，没有仔细核对。再者，一个人核对付款资料很难发现差错，这很可能造成信息失真。

二、AT公司货币资金内部控制改善措施

（一）管理者重视财务管理和货币资金内部控制

首先AT公司管理者应高度重视货币资金管理，经理除了充分运用多年积累的经验外，在空余时间应该学习财务管理和货币资金内部控制管理的相关知识，充分了解货币资金内部控制对公司的意义。再者，总经理应该从AT的长远发展出发，把对销售的关注力度转移一部分到财务部门上。同时，公司管理人员也要严格按规章办事，不可越权，以上级带动下级的办法，促进员工学习货币资金的理论和业务知识，严格执行公司货币资金内部控制制度。

（二）不断提高财务人员职业道德素质

提高财务人员的职业道德素质至关重要。从AT的出纳人员可知，其财务人员专业知识和法律意识并不高，缺乏担任该岗位的专业胜任能力。因此，要规范财务人员的行为，就要建立相应的选拔、培养、考察制度。首先，AT的管理者应该摒弃资金放在自己人手里更安全的心理，从公司的实际出发，在招聘财务人员时，要考虑该人员是否具有货币资金管理的职业道德素养；是否遵守会计的法律法规；是否具有胜任该职位的财会知识和专业能力。二是加强财务人员的职业道德教育和法律意识。公司人员可以通过互联网，期刊等方法学习财会知识，也可以通过邀请具有丰富经验的教授开展货币资金管理理论和业务讲座，要求财务人员参加并学习。三是定期考核财务人员的会计知识和业务方面的能力，公司可以采取鼓励政策，如会计人员在一个月内的工作中没有出现错误，可以适当奖励；公司员工考取有关岗位的证件，如中、高级会计证、注册会计师证等，相关费用可以报销，充分调动财务人员的积极性。AT通过这些方式，引导财务人员积极学习，提高财务人员的整体素质，为公司的持续发展提供良好的基础。

（三）加强对货币资金各种风险的评估和防范意识

1.成立风险管理委员会。因为AT的规模和人数有限，公司可以从各部门中选取与货币资金接触的有关专业人员组成风险管理委员会，并规定风险管理委员会成员至少每月对货币资金业务执行过程可能产生的风险进行识别和评估，找出存在的风险并及时采取防范措施。如有需要也可以从外部聘请风险评估专家对公司的货币资金进行风险识别和评估。

2.加强对货币资金风险进行定量和定性分析。AT的经理和财务人员应加强对货币资金定量和定性的分析，其可以根据财务报表和有关货币资金的资料，对货币资金结构、变现能力、获取现金能力、收益质量等与货币资金有关的指标进行定量分析。另外，公司管理决策层和财务人员可以根据货币资金相关信息和经验对其进行分析，同时强化货币资金风险的防范意识，必要时，也可以采取调查分析法和专家分析法等进行风险评估。

（四）建立职务岗位相分离制度，完善授权审批制度

首先，针对AT货币资金内部控制存在的问题，健全货币资金有关岗位的责任制度，明确每个岗位的权限和职责，确保货币资金有关职务相分离。在实际工作中，AT要严格要求财务主管、会计和出纳严守工作岗位，明白应该做什么，不应该做什么。如出纳应该在每日下班前结出现金日记账余额并实地盘点现金，看账物是否相同；同时，需明确不可以兼任会计岗位的工作，会计亦然。再者，出纳也不可以为了便利，一个人负责编制余额调节表，取得银行存款对账单，要交给财务主管审核。虽然AT公司财务人员比较少，在不相容岗位上难以分离，但至少做到钱账分离。

其次，AT总经理不需要对每一笔付款亲自审批，对于一些费用报销，尤其是零星支出，经理可以将权限下放给财务主管或者其他经理，同时，规定他们支付审批的权限，并严格要求其执行，不可以超过货币资金的授权范围。权力的下放有利于缩短报销期限，提高工作效率。

（五）建立审计部门，加强货币资金内部控制监督

企业的货币资金内部控制实施少不了相应的监督控制，只有与监督相配合，货币资金控制过程才能得到更好的评价和运作，并及时发现问题加以纠正。AT公司的规模不大，经理出于对设立内部审计部门的成本考虑，没有设立该部门。但是随着公司近几年的发展，其销售收入在6000万元左右，这已经表明公司有足够的资金成立这个部门。况且，从公司货币资金的风险，控制活动，信息与沟通都说明内部监督的重要性。虽然AT公司每年都会对年报进行审计，但这些外部机构仅限于会计方面的审计，对公司内部控制审计涉及的内容不多，而公司经营者出于时间和人员的限制，一般也没有进行详细分析。因此，为了加强货币资金内部控制监督，公司有必要建立一个独立的审计部门。公司可以从外界招收有经验的审计员，成立审计小组，对内部控制进行定期或不定期审查监督。针对AT货币资金内部控制情况，应该对以下内容进行检查：首先，对现金进行突击检查。AT应该加强现金盘点，对现金实行突击盘点或者定期盘点，在检查的过程中也需要结合现金收付凭证和现金日记账等资料，检查其账物是否相符，现金办理业务是否合理。再者，加强银行日记账和银行对账单的核对，要求会计人员根据核对无误的资料如实填制银行余额调节表。其次，定期检查公司在货币资金业务过程中是否存在不相容职位混岗的现象，如出纳是否兼顾审核或者复核的岗位；检查货币资金的相关会计凭证和账务复核，其审批手续是否完整，是否合理等；检查货币资金付款过程中的印章是否由一个人保管和办理；票据的购买、领用、保管等相关手续是否按照公司规章办理。

三、结论与启示

在我国中小企业中，有许多企业对货币资金内部控制不够重视，导致企业资金利用效率低下。通过了解AT公司的货币资金内部控制的基本情况，分析发现AT存在管理人员对财务管理和货币资金内部控制不够重视、财务人员专业素质不高、岗位职责不分离、缺乏风险评估机构，授权审批制度以及内部监督等问题。为了提高公司货币资金的利用效率，加强公司的货币资金管理，提出一系列的措施，如加强会计人员专业能力、完善授权岗位制度、建立风险机构加强公司对货币资金的风险敏感度、建立审计部门加强内部监督等，完善新兴AT的货币资金内部控制制度，从而促进公司的持续发展。