农业科研事业单位报账流程优化建议

董 昊

近年来，随着国家进一步加大对科技创新的投入，鼓励多种科技创新模式，科研经费不仅有中央财政拨款和地方财政拨款，还有来自社会资本的投入支持。经费来源渠道的多元化以及不断增加的经费，使财务人员面临经费管理多样化、业务核算复杂化的局面，而财务管理最基础的工作是财务报账，该项业务关系着单位会计信息质量和内部管理水平，也是保证单位健康、稳定发展的重要因素。本文从农业科研单位常见的两种报账流程入手，分析财务报账中存在的问题，并提出财务报账优化建议。

一、农业科研单位财务报账现状

目前，农业科研单位主要采用两种报账审批流程，即传统财务报账审批流程与网络自助报账审批流程。

（一）传统财务报账审批流程

传统财务报账审批流程可以分为两类：一是领导先审批财务后审核，即“先批后审”，其流程为经办人整理原始单据→填制日常公用/项目经费支出审批表等表单→项目负责人根据项目任务书审核相关材料/部门负责人审核（权限内审批）相关材料→归口职能部门对各自分管的业务事项进行审核→单位负责人审批→会计人员审核→入账付款；二是财务先审核领导后审批，即“先审后批”，其流程为经办人整理原始单据→填制日常公用/项目经费支出审批表等表单→项目负责人根据项目任务书审核相关材料/部门负责人审核（权限内审批）相关材料→归口职能部门对各自分管的业务事项进行审核→会计人员审核→单位负责人审批→入账付款。

（二）网络自助报账审批流程

网络自助报账审批流程类似于传统模式下的“先审后批”，包含经办人在网上财务报销系统填写报销单→项目负责人根据项目任务书审核相关材料/部门负责人审核（权限内审批）相关材料（网签）→归口职能部门对各自分管的业务事项进行审核（网签）→财务网上初审→经办人打印审核通过的报销单并整理原始单据→财务线下复核→单位负责人线下审批→入账付款。

二、农业科研单位财务报账存在的问题

（一）经费审批流程存在的问题

1.“先批后审”审批程序在实践过程中可能存在以下问题：由于领导并不熟悉会计业务，难以全面掌握相关会计政策法规，即使充分认识到原始凭证审批的重要性，也无法像会计人员一样具备必要的专业知识，以从各个方面对票据进行全面细致的审核，以致出现虽经过单位负责人审批同意却由于报销凭据、报销事项、报销填制等方面的原因而无法通过财务人员审核认可的问题，导致出现财务退单情形。这不仅会影响到财务报销工作的效率，而且会引发一些矛盾。比如，有的报销人认为既然领导已经审批通过，会计人员就应当没有理由拒绝受理，从而对会计人员产生抱怨情绪。

2.“先审后批”中在实践过程中可能存在以下问题：一是增加财务管理责任与风险。有些单位负责人可能会认为报销凭单已经会计人员审核通过，那么从风险性、合理性等方面而言就不会存在什么问题，因此只要不是特别异常的支出，单位负责人一般都比较容易审批通过。二是对会计人员的非会计专业素质要求过高。在“先审后批”制度下，单位所有的财务支出，经办人只要经过本部门负责人审核通过就可以报销费用，甚至有些单位有些支出无需经过本部门负责人审核证实通过便可将报销凭单提交会计审核，以致非财务性的专业审核责任也需要由会计人员来承担。显然，会计人员具备的主要是会计专业知识，也只能执行会计专业判断，不可能对所有财务支出所涉及的非财务性事项如工程技术施工等环节进行审核，这样容易出现漏洞。

（二）单据出账（审核）效率低

1.报账信息不对称。报账信息包括财经法规、农业科研事业单位规章制度、财务部门的内部管理规定及细则（涉及未形成文件的各项报销制度的暂行规定）。信息的掌握度、信息的传递范围以及信息的透明程度是科研人员报账业务时单据能否一次通过的重要因素。从一定程度上来说，由于科研人员忙于项目试验，野外采样，编写论文等科研工作，掌握信息的程度有限，导致科研人员在办理报账业务时不能准确理解财务规章制度，多次往返财务部门问询，增加了科研人员报账业务的时间成本。对财务管理部门而言，报账人员往返次数的增加，也占用了财务部门原本有限的人力资源，如果经办人员因故拖延修改单据的时间，财务人员因保留单据存在遗失单据附件资料的风险增加，同时查找退回单据的耗时也要相应增加，导致财务报账的时间成本无形增加，严重影响财务报账效率。

2.原始票据不规范。一是报账人取得的原始票据不够规范。有的开票内容不明确与实际开支内容不统一，如对方单位在完成劳务工作后，报账人取得的票据内容有服务费、委托业务费、包工费等；又如在科研人员论文发表后，报账人取得的票据内容有论文申报费、论文发表费、审稿费等；有的开票抬头不完整或是开票税号错误，有的涉农业务无法取得发票且报账人未保留相关证明材料，以上情况可能由于退单耗费科研人员的时间，同时也增加了财务人员的审核时间。二是报账人整理原始单据凌乱。报账人在整理原始单据和附件的过程中，由于急于报账或是不熟悉业务，可能出现单据粘贴随意、凌乱，导致财务人员需要对其进行重新整理、分类、修改、计算，大大降低了财务人员的工作效率。

3.集中性报账多。多数科研人员由于试验作物采摘、设备调研，或科研结题等诸多因素，选择在月末或年末集中报账，大量的报销业务集中在同一时段、使业务核算量短期剧增、且由于报账人集中整理大批单据，手续不齐全发生退单的情况时有发生，大量的退单影响了科研人员与报账人员的情绪，同时也影响了财务报账的效率。

（三）财务信息化建设滞后

根据中办发〔2016〕50号文中规定：“充分利用信息化手段，建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台，提高科研管理效率和便利化程度。”随着财务规章制度的相继出台更新，对财务软件信息技术的应用要求也越来越高，但由于以下原因，信息化建设进程较为缓慢。一是配套硬件设施版本较低，不足以支撑信息化建设。部分单位由于财务人员使用的计算机和配备的网络等技术设备还比较落后，现有的各类财务软件常常在使用中出现系统稳定性差、兼容性不足等缺陷，甚至出现数据丢失、相互干扰等问题，给财务信息化建设带来了一定的困难。二是信息化建设成本较高。如，以S研究所为例，针对该单位科研项目多，项目管理难度大，该所于2016年1月正式上线用友财务预算管理系统，从系统的前期的调研、开发阶段、系统的试运行期间以及正式上线等费用合计80万元。同时，随着科研业务的发展，需要不断进行系统更新和升级，每次升级和更新过程都需要付出较多的时间和经费成本，信息化建设后期养护运营升级和信息化风险所带来的机会成本也让信息化建设成本负担较重。三是目前尚处在政府会计制度衔接阶段。根据《关于印发〈政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表〉的通知》（财会〔2017〕25号）中规定：“制定的《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》，自2019年1月1日起施行，鼓励行政事业单位提前执行。执行本制度的单位，不再执行《科学事业单位会计制度》。“目前大部分农业科研单位尚处在政府会计制度衔接阶段，不利于系统的快速推进。

（四）财务人员队伍建设存在不足

1.工作量与日俱增，人员结构不合理。随着国家财政管理体制改革不断深入，对财务管理工作的要求越来越精细和严格，财政监管的力度也在加大，导致财务人员会计核算难度和繁琐性增加。同时，自中办发〔2016〕50号文出台以来，国家重点研发计划项目、国家自然科学基金资助项目等都陆续出台管理办法及补充通知，不同部委的项目有着不同的核算要求。如，现代农业产业技术体系建设专项不能列支公务用车运行维护费、因公出国（境）费用、培训费等；基本科研业务费项目不得用于实验室等科研平台的运行费用，购置的仪器设备仅限单价人民币5万元以下的仪器设备等。又如，根据《关于中央预算单位2016年预算执行管理有关问题的通知》（财库〔2015〕220号），财政授权支付指令必须填写到经济分类款级科目。财会人员在工作量大幅增加的同时，财务人员还要接受大量的各类财务检查和审计，给财会人员带来了前所未有的压力和挑战。且随着国家二胎政策的放开，近年来出现大量女性员工集中休产假的现象，而部分单位的财务部门女性占比高，甚至均为女性，对财务工作效率产生较大影响。

2.财务人员服务意识和专业能力有待提高。首先，由于部分单位受限于岗位总量控制的影响，财务管理岗位和专业技术岗位数量偏少、职级偏低，极大地打击了财会人员继续考取更高专业技术职称的积极性，财会人员的风险、责任、任务与待遇不能匹配，工作积极性和工作服务意识也难以调动。其次，由于少部分财务人员知识面较窄、视野不够开阔、局限于本专业、本岗位的工作，又安于现状、知识老化、不愿意学习新知识、新政策，导致专业能力难以提高。

三、财务报账流程优化建议

（一）梳理审批程序

全面梳理事前针对事项的审批和事后针对报销的审批，重点梳理非重大的一般事项的审批程序，根据单位实际情况选择可以下放的部分交由项目负责人或是职能归口管理部门审核，审核后交由财务审批，履行事前审批程序。同时，梳理事前事后均涉及到相关部门的审批程序，根据单位实际情况选择可以合并的审批程序调整为事前审批。而需经领导班子集体决策的重大事项审批必须走事后审批程序，可经由财务初审原始单据后，经过单位层层领导审批后，提交至财务审批。另外，已经实现了网络报账审批单位，应严格限制事前申报和审批的时间，保证科研工作及时顺利开展。

（二）建立高效沟通渠道

财务部门应积极宣传最新政策、及时更新网站上的相关财经法规政策以及财务报账规定，通过建立财务报账业务交流的QQ群、微信群等，实时解答有关科研项目实施过程中的各类财务问题，将财务报账流程手册、常见问题及处理、不同分类经济业务的报销要求、财务票据的真伪辨别和粘贴要求以及其他规范性要求等，在财务报账业务交流群上通过流程化导图、视频、PPT演示等多种方式共享；从财务部门抽出骨干力量，定期在各个咨询平台上了解和解答科研人员在财务事项中遇到的问题，同时将共性问题整理成册上传到平台永久保存，减少相同问题的重复解答率，方便科研人员下载学习；同时，利用财务报账业务交流群广泛收集科研人员对财务工作的意见与建议，提高财务服务的有效性和针对性，不断改进财务工作。如，以N研究所为例，为了使科研人员更方便的了解财务制度，便于随时查看新规定，及时掌握财务知识，该单位构建了微信企业号财务服务平台，平台涵盖了财务资讯、工资查询、科研经费总体及额度查询等各项业务，为了使科研人员更好的了解财务报销中的有关问题，平台还推出了“答疑解惑”功能，只要输入关键词，即可将相关问题的解答呈现给科研人员，以便于大家掌握报销中的实际问题。

（三）建立健全科研财务助理制度

根据中办发〔2016〕50号文中规定：“项目承担单位要建立健全科研财务助理制度，为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。”该办法要求科研单位坚持遵循规律、灵活多样和协调建设的原则，建立健全科研财务助理管理制度。科研助理的权责和责任由各单位制定具体科研财务助理制度决定，一般来说，科研财务助理在科研团队中需要兼具科研管理与财务管理双重职能，既要协助团队负责人加强团队预算管理（包括预算编制、执行、决算审计和项目验收等），又要做好科研服务（即协助撰写科研项目申请书或结题报告等材料，负责团队档案管理及相关信息收集、传播等）工作，充分发挥科研财务助理在政策宣传和沟通纽带的作用，切实为科研人员简除烦苛、松绑减负，营造良好科研环境，促进研究所科研人员与财务人员的相互理解、协同工作，更好地为农业科研单位的发展做出贡献。

（四）探索构建财务信息系统

充分利用信息化手段，探索建立科研、财务和管理的财务信息系统，不断提高科研经费报销服务的便利化程度。一是加强财务软件系统的更新和升级维护。强化财务信息采集、数据分析、财务决策、监督指标等模块功能，与相关资源数据库建立统一链接，覆盖科研院所整体管理的业务流程，实现科研部门、财务部门和管理部门有机结合，减少信息在各环节的停留。二是探索实现OA系统与财务系统的整合，降低系统开发成本。目前OA系统发展较为成熟，与财务系统集成整合面临的最大的问题是财务系统数据的安全性，财务系统的数据需要高度保密，要与OA系统进行整合两系统之间必须要开放接口，实现数据的交互。然而，实际操作中容易造成系统漏洞。因此，为了实现系统的整合，不仅需要各部门的配合、计算机系统管理员的技术支持，还需要探索通过OA办公系统实现借款、差旅费等有关报销的审批完成后，把审批的信息以及总金额写入财务系统中，形成相关发票数据进行支付操作流转的方法。三是加快做好政府会计制度的相关衔接工作。财务人员应认真学习政府会计制度，全面掌握新制度对财务管理和会计核算的要求，确保政府会计制度的顺利实施；同时，了解农业科研单位对新政府会计制度核算软件的需求，提前部署新核算软件的测试，为稳步推进财务信息系统建设做好准备工作。

（五）加强财务人员队伍建设

一是增加人员数量，优化队伍结构。结合单位业务需要，增加财会人员总量。对于一些资金规模较大、结构不均匀的单位，应保证有一名财会人员可用于轮岗交流、挂职锻炼、参与内部审计和临时性工作抽调等。在招聘录用时，将录用计划、门槛设置与财务队伍结构相结合，优化队伍结构。二是岗位设置予以倾斜。在财会岗位设置工作中，与单位工作实际相结合，特别是专业技术岗位数量，应充分考虑实际工作需求和队伍发展需要，调动财会人员工作积极性和增强自身综合素质的主动性。三是加强业务培训。进一步完善财会人员业务培训工作，将业务培训与素质提升、能力培养相结合，细化培训目标和培训内容，提高培训的针对性，加强培训跟踪考核，提高培训实效。大力支持和鼓励财会人员参加职称考试、执业资格考试和更高层次的学历教育，鼓励财会人员进行跨专业学习，扩大财会人员知识面和综合素质。四是创造良好的财务工作环境。引导财务人员保持心态平和，保持耐心和蔼认真负责的工作态度，建立有效的奖惩激励措施，引入竞争机制，提高财务人员的工作热情，提升职业综合素质，提高财务报账效率。