互联网时代档案管理面临的挑战与对策

徐代珍

（湖南工艺美术职业学院，湖南益阳 413000）

互联网时代，各个领域的发展都离不开互联网。在实际工作中运用互联网技术存储、处理各类数据，显著提高办公效率。当前，很多企业在档案管理方面已经引入互联网技术了，也取得一定效率。但是，由于实际运用中尚存诸多不足，所以尚未能真正发挥互联网技术的作用，提高档案管理的办公效率与质量。总体上说，当前企业在通过互联网技术进行档案管理方面尚存下述问题。

1 借助互联网技术进行档案管理所需要解决的问题

近年来，网络信息技术、计算机技术已经取得了较高的水平。在社会生活各个领域都广泛应用互联网。互联网技术的应用极大的改变了传统档案管理。

1.1 转变传统档案管理观念

当前在档案管理中已经普遍应用网络信息技术，并逐渐完善管理模式与管理方法。随着互联网技术的应用必然会转变传统的档案管理方法与观念。

1.2 变更档案管理的模式与管理方法

基于互联网的档案管理是区别于传统的档案管理模式与方法的，其强调在文件办理结案后及时做好归档工作，并利用网络向档案部门传递信息，通过电子编码技术可实现在不留痕迹的情况下进行编辑修改，更新档案信息。

1.3 要求档案管理人员提高综合素质

计算机档案管理要求管理人员必须具备较高的综合素质，具有较高的安全意识，能够全面了解互联网管理流程。受长期管理模式的影响，传统的档案管理人员很难适应互联网时代计算机档案管理对人才的要求。新时期，要求企业必须构建标准化管理模式，只有这样才能进行档案管理，提高管理效率。提高档案管理的素质与管理能力，是新时期做好档案管理的关键之所在。

1.4 档案管理必须做好网络安全

互联网时代要求档案管理必须确保档案信息安全，保证网络安全。就这一方面来看，档案管理主要面临着被黑客攻击，被病毒入侵等问题。这些问题均属于网络安全问题的范畴，一旦出现必然会对企业的档案管理造成不利的影响。

2 优化档案管理的策略

正如上文所述当前在档案管理工作中越来越需要运用到互联网技术。互联网技术的运用极大的改进了档案管理效率。其优势作用主要体现在如下几大方面：

首先，依托互联网技术可组建档案馆网站，实现高效的开展网络服务工作，方便档案管理部门及时收集数据、信息，利用网上同步进行档案管理服务。

其次，构建档案管理数据库。档案管理部门可借助互联网技术与其他信息管理部门形成紧密的合作关系，共同构建数据库管理中心，提高查询文件及共享电子文件信息的效率。

第三，可实现在线服务。借助互联网的优势，利用网上进行档案管理服务，即实现在线管理服务。方便用户进行咨询，了解更多信息。此外，档案管理部门还可通过互联网汇编专题，查询数据库，利用电子信箱为用户提供专业的服务，实现高效的管理工作。

第四，最后引入互联网技术有助于丰富管理技术，转变传统的仅使用单一的方法进行档案管理的问题。依托互联网技术可提高输入、检索、存储数据信息的效率。可直接利用网络检索取代传统的利用人工逐一翻阅档案，快速的获取档案信息，这有助于减轻档案管理人员的工作压力，提高工作效率。此外，还可进一步丰富存储形式，比如利用音频、视频等方式进行存储。

3 互联网时代如何提高档案管理效率

3.1 更新管理理念

毋庸置疑绝大多数企业都将获取经济效益作为基本目标。受此影响，部分企业的领导者错误的认为是否做好档案管理无关紧要，其潜意识认为档案管理工作并不能显著的提高企业的经济效益。因此日常工作中极易出现忽视档案管理工作的情况，甚至不愿意投入技术、资金支持该项工作。此外，部分企业仍以纸质的方式进行档案管理。随着时间的推移，这些纸质的资料极易变黄，甚至变得模糊不清，其无法保证数据、信息的准确性。基于此，笔者认为领导者应该充分改变管理理念，尤其是广大档案管理人员应该顺应时代发展，更新理念，形成信息化意识。充分意识到引入信息化管理的重要性。即有助于永久存储档案信息，且不会增加损耗，实现以最小的人力投入，提高档案管理效率。总之档案管理者应该顺应互联网背景，积极转变自我管理理念、管理方式，推行信息化管理，从而全面提升档案管理水平。

3.2 遵循“安全第一”的原则，切实做好档案管理

企业应该结合档案管理的特点，建立相关制度，保证其保密性。此外，各单位，还应结合实际情况有针对性的构建实用性的规章制度。加大宣传，普及制度内容，让广大员工形成较高的法律意识。制度并执行制度，由专人监督管理。健全问责制度，明确各岗位所应该履行的职责，有效预防信息泄露的情况。一个企业通过档案管理存放历史数据，从这一方面来说保证档案的安全性至关重要，其关乎企业未来发展。假设存在泄露档案信息的情况，那么极有可能威胁到企业的利益，甚至影响其生死存亡。企业应该遵循“安全第一”的原则，切实做好网络安全防护工作，营造良好的档案存储环境，积极引入先进的保密技术，定期检测病毒，严格排查外来文件，始终保持较高的警惕性。

3.3 建立稳定性强的数据库

互联网时代，以数字的形式存储档案信息，利用计算机网络传输数据信息，实现及时传播与发布。客观上说只有建立数据库，才能实现数字化档案管理。企业应该积极建立数据库，并保证其稳定性。结合网络传输标准建立数据库，方便管理人员及时检索档案信息。21世纪，各种技术得以高速的更新迭代，所以应该尽量引用先进的管理软件建立数据库，以减少更换频率。当前各领域普遍运用计算机网络技术。虽说使用技术能够实现高效的开展档案管理工作，但是其中存在较大的安全问题也是不可忽视的。基于此，应该重视档案数据管理，减少由于数据库的建立而丢失数据的情况，继而增加档案管理的难度。

3.4 实行鼓励机制

工作人员在计算机中录入档案信息、数据需要花费较长的时间与较多精力。另外，在具体输入信息的过程中一旦出现差错，就会造成很大的影响，所以还必须严格录入，保证录入的准确性。然而实际档案工作中，往往需要录入诸多复杂的信息，其不仅难度大，且极易出错。加之录入工作的特殊性，极易使工作人员产生疲劳感，加大出错的机率。一旦出错，又会形成连锁反应，比如需要重新录入等。如此一来，极有可能使工作人员积极性受挫。基于此，建议企业适当增加鼓励机制，给予员工现金或者物质、精神等层面的鼓励。从某种层面来说员工保持工作热情，以十二分的热情融入工作，是保质保量的完成档案管理工作的前提条件。

3.5 提高工作人员素质

任何一项工作都离不开人。档案管理也是一样的，能否顺利开展本项工作关键在于人力管理。随着时代的发展，对档案管理的综合素质提出较高的要求。企业应该重视人才培养，定期委派专业人士开展员工培训工作，引导员工及时掌握社会发展对人才的需要，及时更新管理理念，提高应对信息技术的能力。此外，通过适时的培训，提高人员的安全意识及安全防范能力。做好人力管理，是企业切实做好档案管理工作，优化工作效率，实现可持续发展的前提。

4 结语

档案管理工作者应该顺应互联网时代，积极更新管理理念，深刻认识自身问题，积极引入先进的技术，提高自我综合素质。只有这样，才能提高档案管理工作质量，顺应社会发展需要，切实做好档案管理，为企业发展保驾护航。