商务英语信函人际意义探微——以茶叶出口企业为例

熊小秦

（中国石油大学（华东）文学院，山东青岛 266580）

随着我国对外开放格局的不断扩大，对外经贸交流与合作不断向纵深发展。作为国际贸易活动中主要交流手段的商务英语信函，在未来将发挥日益重要的作用。商务英语信函的写作和理解涉及语言学理论，其中较为重要的有人际意义理论。本文以茶叶出口企业商务英语信函为研究对象，从称呼语、自然段划分以及褒义词语的应用等三方面进行分析和探讨，揭示商务英语信函的人际意义特点，以期能更好地理解商务英语信函的写作特点，为商务英语信函的教学与研究及国际贸易实践服务。

1 人际意义简述

俗语说“文如其人”、“见字如面”，表明文本除了传递客观信息，还投射出写作者的主观情感和人际态度。根据韩礼德的系统功能语言学，语言具有概念功能、人际功能和语篇三大纯理功能。作为语言的重要功能之一，人际功能是表达讲话者的身份、地位、态度、动机和他对事物的推断、参加社会活动，建立社会关系等功能,是语言的参与功能。说明了语言使用者作为现实世界的“闯入者”的功能。通过这一功能，讲话者使自己参与到某一情景语境中，表达他的态度和观点，并试图影响他人的态度和行为。作为国际贸易活动中磋商经贸事务的信息载体，商务英语信函不仅包含特定的商务信息,而且蕴含着丰富的人际意义，值得学界和商务人士深入研究并进行应用。

2 商务英语信函人际意义探析

2.1 称呼语和结尾敬语的人际意义

呼语包括姓名、头衔、基于社会地位的称呼以及第二人称代词you等。呼语的作用是向听话人表明，他（们）已被选定为交际对象。根据不同语境，呼语可分为呼唤语和称呼语。称呼语，顾名思义，是称呼语言交际中听话人的语言手段，通常由人称指示语实现。在社会交往中，称呼语可以清晰地表明参与交际的双方关系的亲疏和对彼此的态度。

在茶叶出口企业商务英语信函中，当写信人与收信人较为熟悉时，通常使用Dear+First Name，后跟逗号。当写信人不是很了解收信人时，一般选择Dear+Title+Surname，后跟分号。如果不知道对方姓名，可以使用正式的称呼语：Dear Sir（s）或Dear Madam。在不知道收信人性别的情况下，为了表示尊敬，通常会选择Dear Sir or Madam或Dear Madam or Sir。

如同面对面交流中用“再见”结束会话一样，商务信函的结尾敬语以友好的方式结束全文。结尾敬语一般同商务信函的开头所使用的称呼相匹配，因此，本文将其与称呼放在一起分析。根据双方的社会距离和熟悉程度，较常用的结尾敬语有如下几种：Yours faithfully（最正式），Yours truly/Truly yours/Very truly yours（正式），Yours sincerely/Sincerely yours（较正式），Sincerely（较不正式）。根据商务英语信函所使用的称呼语和结尾敬语，我们可以推断和揣摩交易双方彼此的关系亲疏及态度倾向。由此可见，称呼语和信尾敬语是商务信函体现人际意义所特有的语言手段。

2.2 自然段划分的人际意义

在外贸实践中，对于惜时如金，讲求效率的商务人士来说，成功的商务信函需要具有较高的易读性。为了使信函内容更加清楚而易读，吸引对方阅读，商务信函的自然段划分一般遵循“一事一段”的原则，写作中会充分考虑秩序感及对方的心理准备过程，从而不仅带给阅信人心理上的舒适感，而且使信函的易读性也大为提高。例如：

Dear Sirs,

We have your name and address from the Commercial Counsellor's office of Chinese Embassy in Canada.We wish to establish direct business relations with you in the line of a variety of small package tea.

Small package tea is the main line of our business.To give you a general idea of the various kinds of small package tea available for export,we are enclosing herewith a catalogue and a pricelist for your reference.Any specific inquiry from you will receive our prompt attention.

At the same time,we want to know your detailed requirements of the various tea you will be interested in purchase.We should be glad to send you some samples and all necessary information.

We look forward to your early reply with keen interest.

Yours Faithfully

在这封茶叶出口企业建立业务关系的信函中，写信人首先简述了获得对方公司信息的渠道，然后简要介绍了己方公司的业务范围；其次说明写信的目的；最后表达了收到对方早日回复的愿望。信函的内容不仅条理清晰，排版的呈现上也令人感到井然而舒适。由此可见，商务英语信函的自然段划分不仅仅是基于语义关系的理解，而是充分考虑了对方的心理接受过程和审美倾向等多种因素，蕴含着丰富的情感意义，透射出特定的人际意义。

2.3 褒义词的人际意义

在人际交流中，语言使用者通常会或多或少地夹杂一些主观情感，从而会使语言带有一定的褒贬色彩。以建立贸易关系信函为例，此类信函使用了诸多引起愉快感情的褒义词和肯定性词语。例如，在做自我介绍和表达与对方建立贸易关系的期望时，茶叶出口企业频繁地使用了肯定性的修饰语，特别是情感性和评价性的形容词和副词。常见的形容词有：popular，favorable，comprehensive，excellent，early，reasonable，confident，reliable；副词有：successfully，beneficially，considerably，effectively，greatly，highly，mutually，truly 等，这从一个侧面反映了商务信函的写作者所投入的主观情感，这种溢于字里行间的积极态度及友好诚意对深化经贸合作无疑大有裨益。

3 结语

随着我国外向型经济的不断发展，对外经贸交流与合作变得更加频繁。作为国际贸易活动中主要的交流手段，商务英语信函发挥着日益重要的作用。对茶叶出口企业商务英语信函的分析表明，外贸企业在交流相关经贸信息的同时，如果能够注意应用必要的语言和交际策略以传递人际意义，将会有助于商务沟通目标的顺利实现。