高校学生户籍档案管理现状分析与对策解析

吴凤英

摘要：高等院校学生的户籍档案属于国家人事档案中非常重要的组成部分。本文重点针对高校学生户籍档案管理现状进行了详细的分析，并针对性地提出了解决对策，以供参考。

关键词：高校，学生档案管理，现状，对策

高校户籍档案的管理，具有一定的复杂性、专业性、政策性以及零碎性。随着我国户籍制度以及土地制度的改革，我国各大高校学生的户籍档案管理也发生了很大的变化。而且现阶段，我国全国高校新入学学生的户籍已经不再需要大量的迁移，而是由学生自主决定，自愿迁移。但是随着我国高校毕业劳动基业、出国留学、社会福利保障等因素的变化，高校学生的户籍档案的管理工作也出现了一系列问题，严重影响了高校学生户籍档案管理的工作质量。

一、高校学生户籍档案管理的现状分析

（一）管理混乱

首先，我国高校学生户籍档案管理的高峰期在每年的6月份和9月份。学生档案管理工作的过于集中，导致档案管理员会在有限的时间内完成非常庞大的工作量。而此时涉及到的都是学生户籍档案中的基础数据信息。而大多数高校的学生户籍档案管理人员又十分有限。在高峰期进行学生户籍档案管理工作，无论是由专门的户籍档案管理人员独立完成，还是临时调派人手，都会出现不同程度的失误、不规范、标准不统一等现象，进而造成基础数据的混乱，增加了后期工作的难度。

其次，根据户籍管理制度以及居民身份证的管理制度，只要是年满16周岁，就需要办理居民身份证。而当新生入学后，就需要进行学校集体户口所属管地的居民身份证的办理。而当学生毕业后，如果异地就业就需要重新办理居民身份证。这样学生从入学到毕业，至少需要更换两次居民身份证，不仅造成了资源的浪费，还导致了学生户籍档案管理的混乱。另外，还有学生离校后会经过多次改派，高校就需要不断的根据情况进行统计数字的变更，增加了学生档案归档流程的复杂性。

最后，“三户”现象业导致了管理混乱。即高校毕业生在短时间内没有找到稳定的工作，就只能将户籍档案滞留在学校；少数高校毕业生到外地打工后者自主就业，户口迁移证由其个人保管，没有进行落户；少数高校毕业生毕业后并未返回原籍，长期不办理户籍档案的迁回，导致部分户籍档案文件发生了丢失。正是这三种情况的出现，降低了户籍档案对高校毕业生的约束，增加了高校学生户籍档案管理的难度，造成了高校学生户籍档案管理的混乱现象[1]。

（二）管理权限、技术支持以及从业素质有限

首先，高校学生户籍档案的管理权限有限。我国大多数高校的学生户籍档案管理从属于学校的保卫部门，管理权限仅有学生户籍档案的管理和借用，并没有户籍档案的跟踪权限、核实权限以及备案权限。但是为了发挥户籍档案的作用，往往又需要使用这些权限。

其次，高校学生户籍档案管理的技术支持有限。目前公安局户籍管理部门已经实现了办公自动化，部分高校的档案部门也基本实现了办公自动化，而高校学生的户籍档案管理也可以实现办公自动化。但是这三大部门的工作对接却存在一定的难度。公安局户籍管理系统并没有与高校集体户籍管理进行对接的专门管理模块，而高校内部的管理平台也无法与公安局户籍系统的管理部门进行无缝对接。且高校学生户籍档案管理的工作内容较为单一，只涉及户籍档案的管理和借用，很少有高校愿意为其配置专门的自动化办公系统和硬件设备。另外，公安局的户籍管理部门与高校的学生档案管理部门相互独立，彼此之间的格式标准都没有统一起来，而且处于安全保密的要求，无法实现信息共享。

最后，高校学生户籍档案管理的从业素质有限。高校学生户籍档案的服务水平以及管理质量取决于高校学生户籍档案管理员的自身素质。但是目前我国大多数高校学生户籍档案管理员都是由高校辅导员或者学生班长来临时担任，他们既没有掌握学生户籍迁移管理和服务的工作准则，也不熟悉相应的工作流程，直接影响了高校学生户籍档案管理的工作质量以及工作效率。

二、高校学生户籍档案管理的对策分析

（一）核准基础数据

为了有效解决高校学生户籍档案管理混乱的现状，有必要对高校学生户籍档案的基础数据进行核准，这也是提高高校学生户籍档案管理工作质量的基础。而且一旦高校学生户籍档案中的基础数据出现错误或者缺失，将会严重影响学生户籍档案的正常使用，同时也会给户籍档案管理员增加不必要的工作压力。所以，必须要针对所有学生户籍档案中的基础数据进行全面的清点，进行细致的查缺补漏，为后期的学生户籍档案管理工作打好基础。

（二）通过宣传加强法律意识

法律可以对全体社会成员形成一种普遍的约束力，而提升人们的法律意识，可以提升工作效率。所以，为了有效解决高校学生户籍档案管理混乱的现状，有必要通过宣传加强工作人员的法律意识。通过加强户籍档案管理的法律意识宣传，让工作人员意识到户籍档案管理的重要性，进而提升学生户籍档案管理员的从业素质，提升学生户籍档案管理的工作质量。另外，还可以通过高校自身的影响力和各种宣传渠道，与学生户籍档案管理工作进行结合，提升学生户籍档案管理的工作效率[2]。

（三）與各部门进行有效的沟通

为了有效解决高校学生户籍档案管理混乱的现状，有必要确保学校户籍管理部门与各部门的有效沟通。首先，可以与公安局户籍管理部门沟通，获得所需的管理权限，提升高校户籍档案管理的工作效率。其次，可以与学校档案管理部门沟通，确保学生户籍档案管理工作的规范性、工作流程的流畅性、技术支持的有力性。最后，可以与学生工作部门进行有效的沟通，更好的进行学生管理与学生服务。

（四）组建专业化的高校学生户籍档案管理专兼职队伍

为了有效解决高校学生户籍档案管理混乱的现状，有必要组建专业化的高校学生户籍档案管理专兼职队伍。受到诸多因素的影响，高校户籍档案管理的专职工作人员的人数是有限的，当遇到户籍档案管理高峰期的时候，为了保障工作效率，需要从其他部门临时选调人手。但是户籍档案管理工作又具有一定的专业性，非专业人士很难高效的开展档案管理工作。所以，为了保证高校学生户籍档案管理的工作质量，非常有必要对从业人员进行培训。同时组建一支兼职的学生档案管理团队，与专职人员一同接受培训，使其掌握学生户籍档案管理的工作流程、工作准则，以及相关法律法规。这样可以有效缓解高峰时期学生户籍档案管理员的工作压力，又可以提升学生户籍档案管理员的工作效率[3]。

结语：

综上所述，学生户籍档案管理与学生的个人利益有着紧密的联系。但是高校学生户籍档案管理现状却不容乐观，存在着管理混乱，管理权限、技术支持以及从业素质有限等问题。而要想保证学生户籍档案的管理质量，必须要核准基础数据、通过宣传加强法律意识、与各部门进行有效的沟通、组建专业化的高校学生户籍档案管理专兼职队伍。

参考文献：

[1]郭军，陈明华，杨树清，张敬荣.高校学生户籍档案管理现状分析与对策[J].大连民族大学学报，2018，20（01）：79-81.

[2]吴玉霞.高校学生档案管理的现状及对策分析[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2016，45（03）：174-176.

[3]孙韦霞，张木兰.探析高校户籍管理现状及对策[J].科技视界，2014（16）：164+192.