信息化发展形势下的档案管理与服务创新

周楠

摘要：随着我国档案事业的创新性发展，其能够促进国民经济的发展，是我国经济建设中的中重要组成内容，让人们充分认识到信息化推进的重要作用。因此，需要建立信息化管理模式，做好服务内容的创新，全面提高我国档案管理效率。

关键词：信息化;档案管理;创新;发展

随着时代的发展，信息化管理已成为了各个领域发展过程中不可或缺的重要内容，档案管理工作的开展只有建立在做好信息化应用的基础上，才能够更好地实现服务质量的提升。现如今档案管理工作开展的过程中存在着很多问题，因此，需要全面提高相关管理人员的创新意识，促进我国档案事业的快速发展。

一、信息化档案管理的优势

在信息化条件下的档案建立大多数是以电子文件的形式呈现的，这种文件形式主要是通过数字化方式来进行记录的文件，从电子文件的本质上来看，其与传统的纸质文件存在着明显的差异性，因此管理形式也需要进行改变，档案管理过程中需要给予足够的重视，更好地适应信息化发展为行业形式所带来的变化，满足社会发展的客观要求。实现由传统的模拟形式向着数字化进行转变，在信息化档案管理的进程中需要解决三个问题：一是电子文件具有一定的复杂性，这一特性主要体现在编码格式、载体材料和读写方法上，这也让电子文件的保存面临着很大的风险;二是电子文件所具有的法律效力问题，数字化信息的真实性存在着风险，想要实现对管理方式的创新，需要结合获取到的信息内容来实现可行性的要求;同时数字化信息的档案建立主要通过编码形式来形成的，所以人们在进行信息处理、传输的过程中，需要完成数字化信息存储的根本目标。为了实现这一要求就要充分运用好信息技术设备来进行编码处理，数字化信息的发展，主要是依赖源数据内容的整理，结合数据的具体格式，通过软件、硬件设施进行系统化地处理，实现存储和显现的双重要求。

为了确保电子文件数字化信息内容的真实性，能够长期进行保存，随时通过网络的便利性进行查询，在管理工作开展的过程中，做到以下几个层面：首先需要結合当前的相关法规规定来对电子文件的格式和类型进行合理的划分，并且在这一过程中要尽可能地选择一些便于通行的文件格式，能够从根本上降低格式种类的复杂性，全面提高电子文件保存时长。相关管理人员要做好对电子文件系统的规范化管理，对整个流程进行合理化控制，并以此作为依据提高电子文件应用的真实性，建立系统化的数据管理形式。全面提高电子材料的使用寿命是完成电子文件管理、存储、传递的基础性要求，结合信息化应用的软硬件环境来对数字化的信息内容进行备份。电子文件的主要载体是光盘，光盘具有记录密度高，信息存储量大的特点，能够实现非接触式的记录，数据传输的效率高，存取和阅读的速度快，文件内容更具有安全性，保存好的文档不会被修改，但是要应用这种储存形式就要建立优秀的管理机制。

二、数字化信息的档案化发展趋势

企业在运用信息系统时，会不定期地进行清理，这些数据也会遭到销毁，还有一些企业工作人员会将这些数据迁移到临时载体上。为了保证数据的管理有效化，需要建立合理的管理系统，落实新的管理原则。

和传统的管理形式相比，数字化信息的出现能够大大节省工作人员的数据收集时间，近几年在我国不同发展领域的应用，人们已经逐渐习惯了新型数字化信息管理的方式，但还存在很多管理人员受到纸质文件档案化管理体系的影响，会在完成业务时，将重要的文件进行归档，并通过科学技术来将其输入到档案系统中，为以后相关工作的查考提供依据。数字化信息的不同之处就在于其不能直接地纳入到传统的业务流程中，一旦业务流程因信息化建设的影响出现变化时，可能会造成电子文件缺失的问题。非文本型数据是信息化发展过程中逐渐衍生出来的一种数据形式，电子文件的数量会随着相关机构的发展变得越来越多，但档案机构在进行档案管理工作的过程中更加注重对文本型文件的收集和整理，一些非文本型数据会受到忽视，并且没有档案化管理的标准。这些数据从严格意义上来讲属于业务系统的重要资源，能够完成支撑起机构业务的运行，因此，对数据的管理工作实施迫在眉睫。网络信息化发展让档案文件的类型变得更加多样化，其中网页文件是伴随着互联网的普及而产生的，具有数量众多的特点，但网页文件的具体内容会存在较高的重复率，档案化管理变得十分困难，基于当前的发展情况，需要采取相关的措施来对档案漏洞进行弥补。

三、档案管理服务工作网络化

当前我国的很多企业单位都建立了档案馆来进行互联网网上服务的开展，随着长期的社会实践现已成为档案服务工作开展的重要形式，为了更好地适应管理要求，需要相关工作者将网站的客观要求作为基础，实现档案资源数据库的建设。在网站构成的过程中还需要全面加强电子文件的管理工作，让档案信息资源能够向着数字化发展，档案管理的相关服务信息来进行网络化的运用，以此作为实现档案管理自动化发展的根本目的，同时需要健全档案信息管理的相关法律法规。

四、数字档案管理系统的构建

檔案馆的工作要与企业的信息管理部门进行密切的合作，以此作为电子档案数据管理工作开展的重要内容。想要实现工作的顺利开展需要将工作中心放在档案馆的建立和完善上，这也是为信息资源库内容的充实和发展提供助力。电子档案数据管理中心主要的工作内容是对管理网站中积累的电子文件进行分类归档，并能够通过网站平台来打破原有的内容限制性，让一些非保密类的电子文件能够更好地进行查询，通过不同服务形式来满足电子文件资源共享的客观要求。同时企业还能够利用电子档案的数据管理系统来进行在线录入，实时传输电子文件，系统自动判别数据的类型，同时还能够在数据库数据整理的过程中自动进行重复标注，系统能够自动识别接收的电子文件类型，这种自动化的信息档案管理系统的建立能够充分节约电子文件的存储空间，减少网络带宽占用率。

五、实现文件自动化管理机制

想要全面提高管理质量就需要改变传统的电子文件收集形式，制定合理的解决方案来对管理内容进行优化，档案管理受数据复杂化的影响，想要通过计算机的应用来实现档案数字化信息的深入开展就需要人们有效地解决其与人们的档案内容需求之间的矛盾。电子文件数据收集困难的问题之所以会影响到档案工作的稳定开展，成为档案工作现代化发展和信息化建设的拦路虎，是因为人们对档案管理工作提出了更高要求，同时还需要享受到具有创新意识的服务，现已逐漸发展为档案管理部门亟待解决的重要问题。

因此，相关工作人员需要明确信息电子文件和传统纸质档案管理之间存在的区别，很多电子文件的使用都是通过下载和上传两个步骤来完成的，所以各单位需要结合这一特点建立相关规章制度，培养管理人员的岗位意识，对整个数据使用流程进行全方位监督，有效进行具体内容的控制和管理，保证电子文件的真实性，避免出现电子文件因技术要求和运作管理形式改变等原因出现文件丢失和泄密的问题。与此同时，档案管理部门需要进行工作模式的创新优化，能够直接在网页构成的过程中提供一个专属于电子文件上传的自动化工作窗口，保证能够在第一时间满足群众的查询需求，并且将重要的文件信息进行收集，通过档案馆（室）服务器终端操作进行文件归档。

六、结束语

随着互联网技术的发展和普及应用，信息服务的内容也开始向着更高层次迈进，使其内容变得更趋于专业化，从原有的现场服务转变为新时代下的网络服务模式，让档案信息服务变得更加具有开放性，能够切实满足社会信息化发展的客观要求。

参考文献：

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