档案信息资源利用中存在的问题及其对策

闫玉新

摘要档案信息可以具买地还原历史手件，是人力历史活动具买的记录，但是在档案信息利用中还存在诸多问题，因此文章从档案信息资源利用中存在的问题出发，对如何利用好档案信息资源提出了相应的对策。

关键词档案信息 资源利用 存在问题 对策

档案是人类社会活动的真实写照，是历史事件的真实记录，人们可以从档案信息中寻找历史经验，加以研究分析来指导今后的工作，因此档案信息资源具有非常大的利用价值。

一、档案信息资源利用中问题的分析

（一）观念认识上的偏见

长期以来，由于受某些传统观念的影响，人们已形成把档案只视为机关内部的事务，过分强调档案的保密性和档案作用的政治性，给档案蒙上一层神秘的面纱，造成档案工作的封闭状态，从而在一定程度上使档案与档案工作脱离社会、脱离人民群众，严重影响了人们对档案的利用。

（二）档案管理手段落后的障碍

目前，由于檔案管理科学化、现代化程度低，造成档案提供利用的难度甚大。档案检索工具不健全，案卷目录笼统、档案工作标准不统一、不配套等，降低了查全率和查准率；应用计算机等现代化技术检索不普及不协调，难以保证档案信息资源的更好开发利用。

（三）管理人员素质低下的影响

由于档案管理专业人员数量不足，人才奇缺。档案管理队伍知识结构不合理，人员素质低，使档案提供利用受到限制。同时，档案事业的发展没有受到领导部门和全社会的应有重视，有些单位甚至把那些在其他岗位上工作不称职的人员推到档案管理岗位上，使档案管理部门成了“保育部”，这自然影响队伍素质和档案的利用。

二、提高档案信息资源利用的途径

（一）解放思想、更新观念，提高开发利用信息资源的意识

思想观念对人们的行为有着深刻的影响，破除那些陈旧的观念和解脱条条框框的束缚，使人们用新的知识武装自己的头脑，树立起档案利用的效益观、系统观，并以新观念为先导，将对提高档案利用水平起到积极作用。首先，社会各界要强化档案的价值观念，坚持以宣传《档案法》为中心，不断增强全社会的档案意识，使人们逐步改变对档案利用官方化、神秘化的看法，把积累、开发和利用档案变为积极自觉的行动。其次，档案管理部门要强化社会效益的观念。有针对性、有目的地结合本地区或本部门的实际，面向生产和科研，组织力量编辑出版档案专题汇编、专业年鉴、大事记等，以提高本部门的社会地位。为更好地强化档案的社会效益，必须克服因循保守思想，改变守门待客的做法，在提供利用档案上变被动服务为主动服务。再次，档案管理人员要加强服务的观念。从根本上树立提高质量、优质服务是自己工作职责的思想，增强高度的工作责任感，提倡全心全意的主动服务精神和职业道德，努力改善服务态度。

（二）加大开发档案信息资源的力度，对档案信息进行深加工

深度开发档案信息，完善开发利用的管理机制，拓宽开发利用渠道，从单纯以档案的收集、整理和保管为重点，转变到以开发和利用为重点；从注意人次卷数为重点，转移到注重以增大社会效益和经济效益为重点上来。敢于冲破禁区，增强服务观念、效益观念，面向生产，了解和预测需求，把握服务重点，根据生产建设的需要，改革不利于档案信息开发的规章制度和办法，建立起新的档案信息资源开发利用管理机制。拓宽开发利用的渠道，改革过去那种单一利用方式和浅层次的开发利用状况。

（三）推行档案管理现代化，建立档案信息网络，努力提高档案信息资源的利用效率

应用计算机管理档案信息，是档案管理工作中不可缺少的重要技术手段。它给档案管理工作带来了许多便利。因此，推行档案管理现代化已势在必行。然而，仅仅停留在单机管理上还是远远不够的。如果能够充分运用计算机网络技术，建立不同程度的网络，如单位内部网、地区范围内的局域网，乃至全省、全国范围内的广域网等，使不同范围内的利用者能够共享档案信息资源，将大大提高档案信息资源的利用效率。

（四）积极向社会开放档案，不断拓展档案信息资源的利用渠道

要想实现开放档案，必须做好以下几项工作：—是正确认识和处理开放与保密的辨证关系。实行档案开放，而应严格遵循防止失泄密的原则，及时搞好档案的密级处理，划分开放利用和限制使用界限，确定开放范围。二是注意研究和掌握当前档案利用工作的特点和规律，加强与社会各界的联系，准确掌握各行各业对档案利用的客观需要，积极主动地为利用者服务，努力做好接待利用工作。三是将开放档案与档案利用部门的各项业务建设密切联系起来，搞好档案收集，不断丰富馆藏内容，并研究和掌握提供利用档案的现代化方法，满足从各种角度查档的需要。四是加强编研工作，搞好各种形式的史料汇编并公开出版。重点在研究档案内容的基础上，编辑出版档案参考资料、档案文集、专题史料等，积极为企业建设服务。

三、结语

总之，档案事业要发展、档案工作要开拓新局面，最重要最具有活力的一环就是加强档案信息资源的利用，把“死”档案变成“活”信息，充分挖掘档案的潜在价值，在为企业发展做出较大贡献的同时，使档案工作本身也因此充满无限生机和活力。