关于对档案管理现状及优化措施的探讨

李晶

摘 要：在当前来看，我国的档案管理还是存在着一定的问题。其主要的原因就是在过去的几十年中，并不够重视档案管理的发展，导致了档案管理发展的非常缓慢。尤其是在当前引入了计算机工程后，更是导致档案存在很大的问题。这些问题如果不能够解决，那么档案工作就会一直陷入到一个被动的境地。本文就以当前的档案管理特点为例，来解析当前的档案管理现状和如何对其进行有效的优化。

关键词：单位；财务管理；现状；优化措施

随着时代的发展，档案管理工作越来越成为一项重要的工作。因为越来越多的单位都意识到，当前的世界发展速度太快，如果不留下档案，那么一旦哪一步骤出现了问题，自己是无法发现的。因此就需要进行档案的留存和管理。但是由于这项工作被忽略了这么多年，其专业的人才欠缺，管理的模式不过关等，都是严重的问题。这些问题没有解决，那么就很难真正的进行档案管理。接下来，笔者就为大家讲解一下什么是档案的特点

一、 档案的特点

（一）档案内容具有专业性

档案是记录本单位经济业务、财务支出等经济情况、结果的重要资料与证据，记录、反映了本单位的科学技术研究、技术设计、生产、试验、基本建设等经济活动，包括了各种管理资料的立卷、归档、保管、查阅以及销毁等。档案记录是投入的历史成本，而历史成本所具有的可靠性是不言而喻的。

（二）档案来源具有广泛性

各项管理活动都会形成档案资料，包括了多种管理方面的专业材料，还含有大量的科研活动信息。档案管理工作具有較强的服务性质，为经济管理提供参考。

二、现阶段档案管理现状

在当前来看，档案管理还存在着很大的问题，这些问题困扰着档案管理事业的发展。其主要的问题就在于这几个方面：

（一）档案管理人员专业水平不够

任何一项工作想要做好，都需要从业人员的努力。但是随着社会的发展，当今世界的工作已经越来越倾向于专业性、科技性。而在传统的档案管理工作中，其主要采取的是人工录入、整理和收纳的形式，这种形式在当前看来是弊端多多。不仅浪费时间，而且整理出来的文件也因为本身材质为纸质，不容易保存，就会造成档案的缺失。因此，档案的改革应当从工作人员的专业来进行，要任用有档案学知识的专业人才进行管理，要用脑力来代替体力。这样才能保证工作的顺利完成。

（二）档案管理设备落后

另一个方面就是档案管理部门设备落后。这种情况的发生是因为管理部门不重视档案工作，因此难以对档案部门进行大量的资金支持。这就导致了档案管理部门难以进行设备的更新，完成信息化的建设。甚至有些单位根本不考虑档案管理部门的信息化建设，依旧采取原始的手抄笔录行为。在当前这个信息爆炸的时代，这种行为无异于让档案管理部门名存实亡。难以起到其应有的作用。

（三）管理人员离职后档案管理工作效果不佳

人员的交接问题，也是档案管理部门的一个重大问题。前任离开的时候，接任的人难以对前任的工作做到接盘。这就让一些文件出现了疑似丢失的情况，也就是人们经常说的“死档”。

（四）单位对现有档案的运用不够有效

通常档案资料比较多，但是这些档案常年被摆在那里，很少得到有效的利用，因此也就导致档案资料的应用有效性不高。甚至还有些档案知识的应用也只是表面，无法充分发挥档案资料的应用价值，这些问题在档案管理中均需要得到有效满足。

（五）档案管理工作规定不够规范

档案管理工作本身比较复杂，关于档案管理工作在单位中没有具体的规范，因此在实际管理工作中通常都是管理人员想要怎么管理就怎么管理，这也就导致档案管理工作质量不佳。甚至档案纸张也出现杂乱问题，在进行档案资料应用时，非常麻烦，影响档案管理质量，也影响工作效率。

三、优化管理现状的措施

在当前来看，档案管理的现状是有待优化的。其优化的地方主要在于科技的加入和人员的思想方面教育。这两个方面是优化档案管理现状的一个根本，如果这两个方面没有做好，那么其他的内容也就更加的没有效果。

（一）推进档案管理的信息化进程

一方面，应切实加大档案管理基础设置的构建力度。这要求档案管理人员应针对本单位的活动从档案管理、活动管理两方面提出相对应的方案，并综合考虑各方面的需求，避免档案管理信息化发展中出现重叠的现象，进而提高工作效率，同时积极争取相应的支持，切实提升档案管理的硬件基础。另一方面，应切实提升档案信息化建设的实践能力。紧紧围绕高标准质量，将档案管理工作与单位各项活动结合起来，促进单位各项活动的正常有序开展，切实提升单位财务资金的使用效率。

（二）提升档案管理的重视程度

要确保档案管理工作取得实效，其前提就是要提升单位对档案管理的重视程度。单位内部应對本单位档案管理工作的重要性、必要性有一个清楚的认识，不断加强本单位员工的档案管理意识，要求本单位档案管理人员不仅宏观抓好档案管理工作，还应落实档案的微观监督管理工作，以主人翁意识对档案管理进行细致、严格的鉴定与审核，确保充分发挥本单位档案管理部门的协调能力与监管作用。此外，单位领导应认识到档案对本单位经济活动开展、发展的重要性，对档案管理对提升本单位科学决策的重要作用有深刻的认识，以身作则不断提升本单位员工的档案管理意识，确保为本单位档案管理工作创造一个良好的环境，以高效的档案管理工作推动本单位工作有序开展。

四、 结语

对于单位而言，应对本单位档案管理的重要性有一个清楚的认识，对本单位当前档案管理存在的问题展开分析，找出存在的不足并解决，确保本单位档案管理工作的顺利开展。在日常工作中应细心挖掘档案管理工作中存在的问题，并在此基础上寻找解决问题的办法，不断促进本单位档案管理模式的优化，促进本单位的经济业务更加科学有序的开展。

参考文献

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