如何创新和完善企业档案管理工作

晏湘

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）7-251-01

摘要 档案管理是企业内部管理的主要内容之一。然而现阶段大部分企业的档案管理并不完善，存在着诸多问题。本文将主要阐述现阶段创新和完善企业档案管理工作的具体方法和措施。

关键词 档案管理 企业 创新 完善

随着时代的进步，档案工作越来越受到重视。档案管理作为新时期企业管理的重要内容，如何提升企业档案管理工作已经成为企业长久发展的重要因素。

一、企业档案管理工作存在问题

（一）忽视档案管理工作

在国内，很多企业的领导高层都存在轻视档案管理工作的情况，完全意识不到档案管理工作的重要性。甚至个别企业没有设立档案管理部门。将档案管理工作交付于其他部门兼管。进而阻碍了企业档案管理工作的有效开展，同时严重影响了企业的发展。此外，上级领导的不重视也影响了下属员工的工作态度。很大程度上降低了档案管理人员的工作积极性，对待工作的态度逐渐消极，经常性敷衍工作，缺乏认真的工作态度和良好的责任心。

（二）管理方法老旧

部分企业的档案管理工作仍选用传统的管理方法。沿用人工登记、人工分类和纸质档案保存的管理方式。这种管理方法与现阶段的企业发展趋势严重不符。在实际应用时，使用档案、查询档案的效率极低，且浪费了大量的物资和人力。容易出现档案丢失，档案破损的情况。

（三）基础设施设备不足

受企业高层轻视档案管理工作的影响，企业对于档案管理工作的资金投入严重不足。档案管理工作的维系需要一定的资金支持，日常就存在一定的经费开销。随着档案管理朝向信息化方向发展，档案管理应具备现代化的办公设备，独立安静的工作环境。而资金投入不足导致档案管理部门无法增添相关的设施设备，降低了档案管理的工作效率。

（四）管理制度存在缺陷

档案管理工作与企业的各各部门都有着不可分割的紧密联系，工作对接的机会较多。但我国企业内关于档案管理的管理制度存在一定程度的缺陷，各部门的管理条例大不相同，导致档案工作人员在开展工作时无所适从。

（五）从业人员素质不高

部分企业的档案管理部门缺乏专业的人员，且不具备专业的理论知识。对于档案管理工作的具体方法、工作流程等均不熟悉，无法满足岗位的工作需求，经常性出现一些常见问题，影响档案管理的工作效率。

二、创新档案管理工作的措施

（一）创新档案管理制度

创新并健全档案管理制度能够有效解决档案管理工作中存在的问题，将公司各部门的管理条例与档案管理的管理制度进行调整，扫清开展工作的阻碍。建立责任机制，将责任落实至部门和个人。提高工作人员的工作积极性，强化责任意识。从而提高企业的档案管理工作效率。

（二）创新档案管理方式企业应积极创新档案管理工作的管理方式，充分发挥信息技术的功能特点，建立企业内部统一便捷的信息化档案管理平台。从而改善企业档案管理工作现状，保证档案信息的有效性、完整性。从而大幅度提高工作效率，促进企业发展。

（三）创新人员培训模式

人员综合素质的提升是实现档案管理信息化的基础，企业应建立一支高水平的档案管理人员队伍。企业可定期为员工组织培训课程，培养员工的工作技能，强化服务意识和责任心。培训讲师可由外部聘請专业的档案管理讲师进行讲解，负责档案管理的高层负责人也应参与培训。从而全面提升企业档案人员的业务素质，提升档案管理水平工作和质量。

三、完善档案管理工作的建议

（一）提高重视程度

完善企业档案管理工作首先应提高企业高层对档案管理的重视程度，进一步提升企业高层对档案管理工作具有的认知成都，充分了解档案管理工作的重要性。同时把档案管理工作纳入企业长远规划，并制定一名分管领导负责档案管理。

（二）加大资金投入

促进档案管理科学、健康发展，必然要加大资金投入。为档案管理部门配备专用的办公设备，为档案管理部门设置独立的办公场所，从而创造良好的办公条件和工作环境。同时根据需要购入专用的档案管理软件，建立企业的档案数据库，最大限度的提升工作效率。

（三）重视档案安全

安全问题是档案管理的重中之重。在档案管理的发展过程中，档案资料的安全问题必须高度重视。要做好相关防护工作，防止档案丢失、破损，确保档案安全。

四、结语

总而言之，档案管理工作的整体水平是新时代背景下影响企业长久发展和综合实力的重要因素。解决现阶段企业内存在的相关问题，应积极变革管理方式，提高企业高层的重视程度。加大资金投入，完善基础办公设备的建设。健全管理制度，解决工作中存在的相关问题，落实责任机制。重视档案管理人员的培训。着力解决档案管理的安全问题。从而实现档案管理工作的有效创新和完善，使其朝向信息化发展。