现阶段机关办公室管理与实践探索

李凯

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）7-230-01

摘要 伴随我国经济的持续发展，越来越多的机关事业单位也随之持续发展壮大，而适应这样的发展形势，机关办公室就变成了机关事业单位的一个综合服务管理部门。文章根据机关办公室管理和实践，先说明了机关办公室管理现存的问题；后阐述了机关办公室管理工作的实施对策。

关键词 机关 管理 实践 探索

办公室工作内容繁琐、纷繁复杂，大部分的办公人员遵循着稳定有秩序的形式进行工作開展，服务自己的上级和下级符合标准的工作准则，但是这样的工作风气和管理模式，常常是墨守成规。忽略办公室工作中的部分浪费、效率低的情况发生，有效管理在生产领域获得充分展现，现在已经延伸到非生产领域、有效办公借鉴和弘扬了有效思想及管理模式和措施，为提升办公成效和提升办公效能开发了新的思维和路径。

一、机关办公室管理现存的问题

（一）管理落后

部分机关和企业现在还是运用经验管理的模式来对办公室开展管理方面的工作，并未朝着制度化和规范化的形势去发展。办公室管理人员根据自己的管理经验和方式来开展对办公室的管理工作，由于没有对于行为上的规范和制度的限制，因此，时常容易出现很多工作上的失误，继而影响到企业的正常工作。再加上办公室资源和职员的安排不太科学，工作管理人员自己的规范化制度化管理概念太过薄弱，有关专业层面的素质也比较低，对工作的热情和主动性都不足，以上原因都很大程度上限制了办公室规范化管理化的发展进程。并且，机关企业也没有制定并且优化有关的办公室管理制度，在管理工作开展出现问题的时候没有进行对应的解决，或者始终无章可依，继而导致机关办公室管理形式的混乱不堪。

（二）设备落后

提升整个机关单位的工作效益和办公成效，要求办公设施和技术支撑作为根基。而在大部分机关办公室，现在运用的是一些比较老旧的办公用品，这在很大程度上约束了办公室搜集信息的途径和成效，缺少合理的配套设施，机关办公室的工作人员时常会以缺少相对的人工落实来得以推脱，所以很大程度上影响了机关办公室的工作成效。再加上有些办公室员工对工作的热情和主动性都不强。针对办公室的工作敷衍了事，将时间和精力都浪费在了不是很关键的琐事解决上面，也很大程度上降低了机关办公室的工作成效，同时导致办公室应该具备的职责和能力很难展现出真正的作用。

二、机关办公室管理工作的实施对策

（一）完善管理制度

老话说得好，没有规矩不成方圆，不管是什么工作，就算是人们平时的现实生活也罢，都需要一个详细具体的规章制度。这对于机关办公室的管理而言也是一样的，或者应该说，机关办公室的管理工作是坚决不可以欠缺一个完整的规章制度的。而详细地说，想要创立一个具体的办公室管理制度，首先要确立办公室内所以工作岗位的详细工作职能，之后再把这些职责和权限落实到所有办公室工作人员的身上。而工作人员也只有确立了自己的职责所在和权限以后，才能够了解怎样去执行自己的职责，怎样去行使自己的权限，如此才可以更好的落实自己的本职工作，做好有关的办公室任务。在确立了所有人自身的责任以后吗，就要确立办公室工作的有关秩序，同时制定好有关规定，针对办公室的工作，一定要根据规范和秩序来开展，继而落实办公室管理的规范化制度化。因为机关办公室的工作内容比较复杂繁多，如若没有相对的规范和秩序，就很容易导致工作中频频储出错，继而影响到机关事业单位的正常工作运行。而经过规范办公室有关秩序和制度，办公室职员在开展工作的时候就有章可依了，以上，不单单指工作和秩序上的规范，还包含了工作规律。

（二）改变管理思想

接待服务是机关办公室的工作内容之一，针对机关办公室的工作人员而言，每一天都要迎接不同身份的领导和民众，办公室工作人员的工作能力和效率直接影响到被迎接的人对于机关单位的第一印象，民众的口碑，甚至还会影响到机关单位今后的发展形势。所以，作为机关单位的办公室人员，要建立正确的服务理念，一方面服务于底层，另一方面也服务于领导阶层，经过努力学习所有和服务有关的技巧和知识，以熟知不同的人不同的心理需要和情感状态。尤其是对领导安排的或者底层单位请示的时间紧迫、任务艰巨的事情，落实急事急办、快事快办、特殊的事特办，针对触及到要求几个处室调节的事项，按照处室职责分工，充分运用办公会等方式，确立由主办处室担任，协办处室会签、会审，落实有的放失、有章可依，提升工作成效。在办公室内部，针对会务会议、文件起草核查、公文解决、文明审核、目标管制、机要保密、公关迎接、来信来访、机关财务资产管制、政务资源、局域网管制、信件收发等事务繁多琐碎的状况，办公室进行人员分工，各司其职，彰显团结合作，落实“忙而不乱”、有秩序的目标，做好每一项年度的任务。

三、结语

新时期的机关办公室管理，一定要保证以人为本，同时建立起一种新型服务观念、政治意识以及创新理念，经过提升办公室的工作质量和效率以及服务水平，才可以更好的推动机关事业的发展，促使企业可以紧随时代的创新和改革脚步，顺应新形势下的需求。而机关办公室作为一个企业的关键服务管理机构和组成部分，必须要提升自身的工作成效，同时充分展现办公室的作用和职责，给企业的发展做出更大的奉献。