新信息时代构建电力企业档案管理保密制度的相关分析

邹琼 国网河南省电力公司武陟县供电公司

引言：随着我国国有企业的深入改革，近年来，虽说大部分的电力企业已经建立了相关的档案管理保密制度，但是，与西方发达国家相比仍旧存在着较为明显的差距。受我国企业的传统体制和机制影响，现代的电力企业档案管理保密制度不完善，对保密制度的建立没有科学合理的方法，导致一些企业的商业秘密、技术资料被泄露或是被不法分子窃取，对企业的经营造成严重的影响。如何构建更好、更安全保密制度，已成为了一个企业管理十分注重的问题。

1 构建电力企业档案管理保密制度存在的问题

1.1 档案管理人员综合素质参差不齐，缺少相关人才

目前，从事电力企业档案管理保密工作的人员素质普遍不高，且十分缺乏高素质、专业性强的人才。工作人员态度不认真，不按照规章制度办事，例如存在查阅档案时不需要出示相关证明就能查阅的现象。并且对档案管理保密的意义没有足够的认识，导致易出现档案泄露的问题，对电力企业的发展产生影响。

1.2 缺少对档案密级调整工作方面的规定

对于电力企业的档案管理工作来说，档案的保密等级并非一直保持不变的，而是随着社会的不断发展、企业的进步以及科技方面的创新，某些档案所具有的价值会有所变动，有些降低、有些升高，若是没有对其密级进行及时调整，还是按照原有密级进行管理，对于降低密级的档案虽然在一定程度上能够确保保密工作，但无疑会浪费大量企业资源；对于升高密级的档案就无法取得良好的保密效果。但是从目前情况来看，大多数电力企业在进行档案管理保密制度建设中并没有对此问题作出明确的规定，对于档案密级的变动没有作出相应的内容调整，例如没有说明哪些档案需要在何时、需要何人批准来调整密级，改变存储方式以及保密等级。

1.3 档案的管理工作没有秩序

部分电力企业由于对企业内部的管理没有秩序，使得企业的档案保密工作严重缺失，尤其是电力项目工程的档案管理。在对工程档案的归纳、整理、保管上经验不足，存在档案未归档、未整理的基本错误。

2 电力企业档案管理保密制度建设问题的改进措施

2.1 加强做好物资供应设备材料的档案保密工作

①档案工作人员和档案利用人员，都必须遵守保密制度，增强保密观念，不得泄露档案内容或提供加密的档案信息。②公司党委会议、行政会议记录等密级信息，不得外借和复印，确因工作需要时经分管领导批准后方可利用，任何查阅人员不得泄露内容。③档案管理人员加强档案库房的安全保密措施，做好防火、防盗、防虫咬等预防措施。④对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，对密级文件应设权限范围；严禁以通讯设备或计算机邮件的形式传达秘密信息或数据。⑤档案有密级划分时，不能随意扩大利用范围，如有利用要在规定的时间、地点利用。⑥违反保密规定造成泄密以及私自修改、出卖档案的行为，视情节轻重，分别给予责任追究。⑦档案库房发现有丢失或被盗现象，应立即报告有关部门，及时追查，设法挽回一切损失，以免造成严重后果。⑧需要销毁的档案，要进行登记造册，经公司档案鉴定小组和有关领导签字批准后，方可销毁。销毁时应指定两人以上进行监销，并在销毁清册上签字，到指定地点销毁，严禁将档案材料向废品收购部门出售。

2.2 优化完善档案密级调整工作规范

电力企业在档案管理保密制度建设过程中要不断优化完善档案密级调整工作，要明确档案保密范围的变化、保密的时限变化以及密级文件作用变化等不同情况。所谓的保密范围变化就是指按照国家相应法律法规以、电力系统行业指导思想情况等情况，电力企业在进行档案管理保密制度建设过程中的工作也要不断调整；保密时限变化就是指保密时限到期之后要对密级情况实施调整；密级文件作用变化就是指随着技术水平的发展提升，以前的某些密级文件失去了已有的作用，密级就会自然消除。

2.3 完善档案管理制度

完善企业的档案管理制度是构建安全合理的电力企业档案管理保密制度的重要一步。想要完善档案管理制度，企业需做好以下两点：首先是档案管理要做到专职化管理。由于档案管理工作的特殊性和重要性，其相关的工作人员须为高素养、高素质的管理人才，且该类人才只需专职做好档案管理工作，不能搞兼职兼管。其次是要建立企业各项档案管理制度。档案的收集、整理、归档、借阅、提供利用和销毁等每一个步骤、每一项工作都必须严格按制度执行，认真履行登记、签字手续，确保档案安全。

2.4 构建电力企业档案保密等级制度

构建电力企业档案保密等级制度，可以有效节约企业的管理资源。在对档案的保密等级进行划分时，需严格按照国家的相关法律法规，并家和实际情况将其划分为绝密、机密、秘密三个等级。再该制度中，需明确每个保密等级档案所包含的要求，如档案内容、保存方式、管理方式等，这样就能更有效开展档案的保密工作。

结语：总的来说，电力企业的档案管理保密工作的开展情况直接影响到企业的发展，甚至关系到社会经济发展的情况。所以，电力企业的相关负责人一定要确保档案管理保密制度的完整性，进一步推动电力企业的整体发展。本文主要介绍了电力企业档案管理保密制度建设中存在的不足，同时提出了相应的改进措施，通过本文的介绍能够对电力企业档案管理工作提供一定指导。