基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨

宾旭芳

摘 要：随着我国信息化社会建设的不断推进，社会各阶层对于信息的需求量越来越大。基于信息化管理系统的档案资源共享模式，实现了档案资料的优化利用，从而更好地服务于高校学生的发展。这就要求档案管理部门必须与时俱进地进行信息共享模式创新，实现档案管理的信息化和数字化发展。文章对信息资源共享的高校档案管理模式进行了研究探讨，以供参考。

关键词：信息资源共享；高校档案；管理模式

1 前言

档案信息资源共享是信息技术时代的必然发展趋势。它依靠互联网和科学管理，最大限度地实现档案信息资源的全面共享。随着信息社会的发展，高校档案数量逐年增加，对档案信息的需求也越来越大。因此，实现了高校档案管理信息资源共享模式的构建，高校档案管理工作的完整性，科学性和规范性可以发挥重要作用。

2 高校档案信息资源共享的必要性

2.1 信息化建设的需要

21世纪是信息化时代，当前国家正在大力建设信息化社会。信息本身是有价值的，它的价值体现在将它所包含的知识与研究成果应用于社会中其他类资源时所产生的对其他资源的结构优化作用。信息资源同其他类资源一样，都是我们社会发展所不能缺少的资源。而高校档案汇聚了许多先进科学工作者的研究信息和研究成果，具有极高的学术价值，开发利用空间大。因此高校档案信息资源共享对于信息社会建设、节约型社会建设和实现资源高效利用方面有很大意义。

2.2 公众知情权的需要

档案机构作为传统的信息管理者，拥有着最大的信息保存量。但在传统的档案管理体系中，档案只作为一类管理手段，很少发挥它服务于大众的作用。而在今天，档案作为一种人民的受托机关，人民有权利要求其公开信息资源，增加社会对档案的利用。随着信息化社会建设的不断深入，档案在我们日常工作及其他领域都有着很多的利用，传统的档案信息只服务于少数人的制度已经难以满足时代的要求，必须以满足使用者需求，服务于社会为前提，建立高校档案资源共享制度。

2.3 高校自身的需要

对于高等学校教育和改革的发展，实施高校档案信息资源共享势在必行。这有两个原因：1）促进科学研究和教学的改进。大学档案是保存高校教师和研究人员的劳动研究成果。各大学都有自己的主导学科和薄弱的学科，实现了高校档案信息资源的共享。对于大学研究人员来说，可以避免重复研究；对于高校来说，它可以提高弱势学科的教学水平。2）高等教育发展和改革的要求。它要求大学提高信息水平，充分发挥信息资源在高等教育发展中的作用。共享信息资源是良好的公共服务系统的一个组成部分，可以很好地满足人们对档案信息不断增长的需求。

3 我国高校档案管理工作中信息资源共享的现状

3.1 档案管理人员综合素质水平较低

目前高校部分档案管理人员不但缺少专业的管理知识，而且缺乏正确的工作态度，除了不愿在电脑前进行长时间的资料整理工作外，整理出来的资料还存在内容不全、含糊不清的现象，导致许多重要的资料无法得到及时的查询和传送。另外，高校在选择档案管理工作人员时缺乏必要的重视，分配工作和人员招聘均存在不合理、不合格的情况，从而导致档案管理人员队伍综合素质水平低下。

3.2 对高校档案管理工作缺乏正确的认识

目前高校在进行档案管理的过程中，对档案管理工作的重要性缺乏正确的认识，大部分高校始终觉得高校的重要工作应该是教学与科研，导致投入到档案管理的经费短缺，因此在进行档案管理中缺少必需的硬件和软件。另外，由于某些高校档案管理工作人员仍然固守着只为本校、本部门服务的陈旧认识，导致档案资源在共享时存在一定的难度，从而无法体现出高校档案的最大价值。

3.3 高校间缺乏基本的信息共享协调制度

由于各高校之间对信息资源共享缺少正确的认识，在实际的档案管理工作中仍存在保护自身信息的现象，从而导致各高校间信息资源无法得到真正的流通和共享，使资源利用无法得到最大化的运用。虽然各高校在实际的档案管理工作中已经意识到档案资源共享的必要性，但是在工作过程中却缺乏基本的信息共享协调制度，从而导致实际工作多流于形式，无法得到真正的开展。

4 高校档案信息资源共享模式的构建策略

4.1 加强重视，给予多方面的支持

高校档案信息资源共享模式的构建离不开资金、人力等方面的支持，尤其是在信息化管理系统初建阶段，包括设备的采购、系统的调试等，都需要学校给予多方面的支持和保障。因此，学校领导要加强重视和给予支持，以确保信息资源共享模式构建工作的开展。除了前期的建设工作外，档案信息管理系统的后期维护工作也十分重要，作为档案信息管理人员，也要合理利用学校配置的资源，定期对信息化管理系统的硬件、软件进行升级，以确保档案信息化管理和资源共享工作的高质量开展。

4.2 建立健全高校档案管理信息共享服务体系

该系统的建立主要是为了确保高校档案管理信息不仅对师生开放，而且对公众开放，更广泛地为他们服务。文件信息服务系统主要由三部分组成：归档存储，组织和查询。它采用流畅的工作流程，促进大学档案管理的发展，确保信息共享服务更加人性化，更加开放。

4.3 建立高校档案信息集成系统

高校档案资源信息共享不仅面向学校师生，也需要面向社会。目前，各大学已经开展了信息化建设，一个人的力量有限。在施工过程中肯定会有很多问题。为了自身的发展，每所大学都采用了不同的施工方法，以便更好地满足学校的应用需求。因此，各大学采用的技术，硬件或软件平台所使用的系统不同，形成了信息资源共享的障碍。高校信息资源的共享只能成为自己学校内的资源共享，直接实现信息交互是不现实的。在此背景下，高校整合建立档案信息集成系统已成为建立丰富系统的档案信息资源库，为信息资源共享提供物质基础的有效途径之一。

4.4 加强档案人才建设

高校档案管理人员的素质直接关系到工作的质量与高校档案信息管理模式的开展进度。根据笔者的调查，大多数高校档案管理部门的职员缺乏相应的知识和工作能力。因此，学校方面應该为这些人员开设专门的档案管理类课程，加强专业技能，帮助他们更好地应对现代信息化档案管理工作的需求。与此同时，也应该加紧对人才的引进，以高带低，提高整体人员的工作能力。

5 结束语

综上所述，在现代化与信息化不断发展的今天，高校的档案信息管理模式也在不断地发生改变，一种新型的、高效的高校信息共享系统正在逐步建立。它能够更好地对高校信息资源进行整合以便为社会各界人士提供服务。但这种新系统的构建是一个工作量巨大的工程，还需要我们对其不断地进行理论上的完善和时间上的探索。

参考文献

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