新时代智慧档案馆建设路径探索

杨庆波

摘 要：智慧档案馆是现代文明的体现，是文化传承的载体。智慧档案馆不仅是档案管理现代化的需求，更是多元化满足广大人民群众的现实需求的集中展现。档案馆管理现代化与信息化高度融合是智慧档案馆的显著特征，智慧档案馆是档案信化的高级阶段，是档案馆发展模式的升级版。要坚持“深入、融入、引入”的“三入”基本思路，加强智慧档案管理基础设施建设，积极探索智慧档案馆应用。

关键词：新时代；智慧档案馆；智慧城市；智慧服务

中图分类号：G279.27 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）08 — 0156 — 03

我们正处于信息化迸发的新时代，新时代催生智慧城市建设迅猛发展。作为智慧城市建设的标志性组成部分，智慧档案馆建设的重大作用日益显现。智慧档案馆是现代文明的体现，是文化传承的载体。智慧档案馆不仅是档案管理现代化的需求，更是多元化满足广大人民群众的现实需求的集中展现。如今，日渐成熟的互联网、物联网、大数据、云计算等信息技术普遍应用于智慧档案馆，使传统档案馆走进新时代，是“互联网+档案管理”的具体实践，智慧档案馆建设具有划时代的特征与智慧理念。

一、智慧档案馆概念理解

时至今日，智慧档案馆尚无统一概念和定义。大都是从信息化技术、智慧化管理和服

务、新模式等层面界定的。笔者认为，智慧档案馆应有广义和狭义概念之分，广义的智慧档案馆应是集智能、信息、高科技、人文于一体的现代化档案馆；狭义的智慧档案馆是指将新一代的物联网、元计算、大数据分析等指挥管理技术融入档案管理各方面，以多元化档案信息资源为基础，实现档案管理与服务全方位互通互联，继而为用户提供高智慧化服务的更高、更新模式。

档案馆管理现代化与信息化高度融合是智慧档案馆的显著特征，智慧档案馆是档案信息化的高级阶段，是档案馆发展模式的升级版。智慧档案馆的技术基础是智能化、网络化和数字化智慧服务是精髓，人档互联是核心，信息化资源是基础，效率提高是目标。在未来，档案管理模式实现变革是智慧档案馆建设的重任，各种元素、要素互通是智慧档案馆建设的支撑。

二、智慧档案馆理念与相关层面分析

当今信息社会，无处不体现“智慧”发展理念，智慧时代悄然而至。智慧时代，如果文明传承主要代表之一的档案馆事业不能够及时融入，就一定会影响智慧城市的建设与发展。作为城市记忆窗口和文化传播平台，档案馆必须置身于智慧发展行列，更好地为经济社会发展服务。

新时代，信息化产生的海量档案资源远不是传统档案管理方式所能解决的，这里档案智慧管理和利用就显得尤为重要。过去，我国传统档案管理存在严重的“重藏轻用、藏用矛盾”的问题，这就需要转变服务观念，使开发服务与档案使用量都有质的变化，实现其价值的提升。同时，还要彻底改变档案管理单一与为民服务不到位问题，用互联网的智慧和思维开展档案工作。

在用户层面，人们对档案的使用需求呈多元化趋势，在利用方面和利用资源上都有了重大改观。实体档案馆只是单方面的，现今是“互联网+”等多途径利用档案。对于档案信息资源利用也是由被动变主动，呈现传统档案与数字档案综合利用的特征，图文并茂的档案受到人们青睐。此外，智慧档案馆建设纳入智慧政务建设的有机组成部分已是必然选择，支撑其健康发展的是日渐成熟的物联网、大数据和云计算等技术，智慧档案馆是当今档案界转型升级的历史必然。

在理论层面，我国相关专家和一些研究者有创新和发展研究，我国智慧档案馆建设尚处于起步阶段，研究层次相对浅薄，缺乏对智慧档案馆的系统性理论研究，实践经验和模式不足。在我国，东南沿海一些发达城市的智慧档案馆建设有了一定的成功经验，这需要我们从理论和实践经验层面加强研究，以促进档案理论研究拓展，加快“互联网+”在档案界智慧化的具体落实。

在实践层面，智慧档案馆是继传统档案馆、数字档案馆之后的更高级阶段业态形式。在国内，部分省市有了相关实践探索，目前尚处于“试点”阶段。实践中，智慧档案馆能够创新传统档案馆经营理念和服务档次，实现资源整合，实现价值的最大化。因此，各个地方都要潜心研究，全力投入到智慧档案馆建设中，寻求科学合理的建设模式，引导更多公民关注档案馆建设，使档案馆建设设计更加顶层，利用价值越来越大。

在国外，没有关于智慧档案馆的直接研究，但是档案资源共建共享、云端储存、新型智慧城市生态发展、档案需求研判方面都有研究成果，所以说，国外档案馆的研究已经具备了智慧档案馆概念。智慧档案馆概念是我国专家首先提出，但美国在档案馆建设、管理、服务等方面的实践已经具备了智慧档案馆特质。在国内，整体上看，业界学界对智慧档案馆的研究呈逐年上升态势。近几年来，对于智慧档案馆的概念、构建框架、技术体系、智慧档案馆与数字档案馆的关系等方面的研究较多。研究成果中，明显地表现为没有形成完整的理论体系，案例实践缺乏支撑，理论与实践结合的效果不佳。还表现为宏观层面研究居多，实施方案、建設评价等微观探讨不足，参考价值有限。

三、智慧档案馆特征且与数字档案馆的关系

（一）智慧档案馆的特征

总体看，泛在互联互通、全面透彻感知、高效协同运作、服务升级创新是智慧档案馆的四大特征。现在，我们处在资源共享的新时代，过去那种传统、僵化的管理方式已经远远不能适应社会发展需求。比如，智慧档案馆的核心技术是感知技术；感知与被感知的人与物相互感知，为信息资源获取提供最大的便捷。资源共享和整合、信息共享使智慧档案馆各要素间更加高效协同运作，使资金、人力和档案信息三者高度融合。高效服务是智慧档案馆的灵魂，引领档案管理服务的创新升级市我们追求的目标。

（二）智慧档案馆与数字档案馆的关系

关于二者的关系问题，学界、业界争论较多。主要有延续升级论和并行交叉论两种观点。大部分专家和学者认同延续升级论，表现为智慧档案馆是数字档案馆的延续和升级，是档案发展的高级阶段。交叉并行论认为，智慧档案馆与数字档案馆是并行存在的，并且具有相互支持和配合的交集关系。笔者认为，两者并非同一概念，也不是非此即彼的关系，智慧档案馆是在数字档案馆的基础上发展而来的，是数字档案馆的升级版、新模式和更高阶段。

从管理对象看，数字档案馆的信息资源包含档案数字化成果和电子档案，属于中粒度管理档案信息阶段。智慧档案馆管理对象是数据化档案信息资源，是通过数据挖掘技术将其数据化，属于细粒度管理档案信息阶段。在核心技术方面，数字档案馆是数字技术；智慧档案馆是感知技术。从关注重点看，数字档案馆是馆际档案信息资源的整合共享；智慧档案馆是全面提升档案馆的整体管理能力和服务水平。从二者概念上看，智慧档案馆比数字档案馆有着突破性发展。智慧档案馆对档案管理更为精细、全面，对各项档案业务更具感知性、智慧性。二者在内涵和外延上都有明显不同。

四、智慧档案馆价值分析

智慧档案馆是在信息化技术基础上建立的档案资源、利用、安全等三大体系，其实践可以优化档案馆业务流程，让各类服务利用更为智慧化、个性化。在大数据分析技术基础上，让庞大的档案资源开发更加高端，让精细化管理成为现实。在未来，档案馆承担的公共责任越来越大，智慧档案馆能够大大降低档案管理成本，大幅度提高使用效率，为政府、公民提供高层次的、细化的服务。继而满足各界日益增长的多元化各类档案新资源的服务需求。

五、智慧档案馆的建设路径选择

（一）基本思路

要坚持“深入、融入、引入”的“三入”基本思路，也就说以“深入、融入、引入”的方式建设智慧档案馆，就是将数字档案馆建设引向深入；将智慧档案馆融入智慧城市建设之中；将其他领域建设的智慧经验引入智慧档案馆建设之列。

首先，智慧档案馆建设应在数字档案馆建设的基础上进行深入规划，在数据资源和技术运用方面下大力气。在智慧技术上高度关注，使档案馆建设成为一个大系统，让档案收集、管理、利用等方面和环节高度智慧化。活化海量档案资源，增加和挖掘档案的价值。实现不同档案资源的互联互通、公建共享，使数字化档案馆向纵深化发展。其次，智慧城市建设与智慧档案馆建设的目的性是一致的，都是大大提高服务水平和层次。这里就要切实把智慧档案馆建设融入到智慧城市规划建设之中。比如，可以获取专项资金支持，解决资金紧缺问题，同时，智慧档案馆应用系统要快速融入智慧城市的公共信息服务平台，让档案信息化与城市化协同发展，推动档案管理服务创新。再次，智慧档案馆是一个新生事物，没有成型经验可循，国外也没有系统的实践，缺乏统一标准、规范，可供借鉴与参考不多。为此，我们就是谋求创新，主动探索，全方位引进其他领域的先进经验，如智慧图书馆的建设经验等。学习先进经验，就可以少走弯路，实现优质发展。在理论层面，加强智慧档案馆发展的理论研究，获得理论支持；在实践层面，要引入智慧城市示范建设大项目中的成熟理念、服务以及科學方法，重点开发应用档案。

（二）加强智慧档案管理基础设施建设

1.基础设施建设。智慧档案馆基础设施建设表现为两个方面。广义上讲，是为实现智慧档案馆的功能而在档案馆布局的相关基础设施，比如，软硬件设施、绿色建筑、水电、网络等等。狭义上看，是推进智慧档案馆建设中所需要的不同于传统档案馆建设的信息基础设施，如信息共享基础、信息网络设施等，这些都是为了满足覆盖全面的档案管理和利用需求。

这样，我们就要在人、财、物等方面加大投入，这里智慧档案馆建设享受的是国家导向的智慧基础设施成果，投入是在智慧档案管理系统和档案信息安全平台方面。基础设施需要在智慧城市建设所在地提供的基础设施上进行“私人订制”，就是说要确保安全，不要因借用智慧政务而放松安全保障。

2.强化智慧档案馆软环境建设。智慧档案馆建设过程中，特别要做好管理体制、品牌宣传、人才培养、资金保障、政策法规等方面建设。一是要建立智慧档案馆建设领导小组，加强部门之间的协作，切实完善考评体系。这些都是智慧档案馆建设的核心保障。二是品牌宣传要到位，使智慧档案馆价值得到最大程度地发挥。要充分利用传统媒体、网站和微信等新媒体做好智慧档案馆的品牌宣传。尤其是报道有特色创新特点的智慧档案馆建设，这样可以扩大知名度，增进交流，更能让公众了解和热爱智慧档案馆，善于利用智慧档案馆，使档案馆的职能更能充分履行。三是人才培养方面，档案馆信息化的发展需要人才引进，培养和支持。这方面我们要建立与政府、学校、企业、科学研究所等部门合作，充分发挥专业智慧档案馆建设的智力支撑。广开渠道、多方面、多层次培养和引进高端人才，比如，在学校培养人才模式上下功夫，选修专业课程，采取校地合作方式，培养跨界复合型人才。还有，就是依托社会化教育资源，开展信息技术教育与和智慧档案馆建设知识普及，提高整体认知水平。四是资金支持和保障方面。智慧档案馆建设的资金来源主要是政府投入，政府投入有时是力不从心，这就要在“开源”和“节流”方面做好工作。要采取多元化构建投资机制，采取市场化运作模式，吸纳民间资本介入，使战略投资者参与其中，采取不同融资方式，开发和推动档案信息化增值应用，提高经济和社会双重效益。在节流方面就是要用好每一笔资金，做好预算、决算、加强审批、实施、验收、管理、审计和考核等工作，切实提高资金使用效益。五是政绩法规方面，要制定和批准一系列有力度的法规、政策和顶层设计，内需是基于档案馆管理和建设层面，制定相关政策。在技术和管理方面做实，在信息、网络、通信等方面做好。地方档案馆要结合地方实际制定各自相应的政策法规，以致更有针对性地引导智慧档案馆建设，发挥更大效用。

（三）积极探索智慧档案馆应用

1.智慧档案馆的应用是广泛的，大致由档案资源体系、利用体系、安全体系三个方面构成。这与2014年5月中央、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》相一致，《意见》指出，要建立健全人民群众需要的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系为标准推动档案及其科学发展。

智慧档案馆建设是以档案信息资源为基础，通过档案信息获取、档案信息安全传递、档案信息高效科学等方面工作，更加高效地提供档案管理效率，创新、有序、可持续地发展和推动档案管理，从而为公民提供更优质的服务。

首先，健全档案资源体系，就要从档案资源来源的角度推进档案资源体系建设的多元化，还要从档案业务开展的角度建立档案信息资源库。可见，档案资源体系建设是一个较为庞大的工程。这里我们要全面感知并且推进档案体系多元化，这与档案资源来源的拓展、檔案体系内涵深化等有关。档案资源收集可以通过政务专网进行在线收集，也可以收集档案数字化成果和重要档案，还可在互联网上对媒体、网络收集同社会有重要保存价值的电子记录进行收集，保证动态管理和收集。其次，建立信息资源库。广泛收集各类档案资源，建立信息资源库刻不容缓。在档案内涵和外延上，需从档案内容、实体、业务工作、利用、所在库房信息等方面进行深度感知。

2.健全智慧档案馆利用体系。立足社会公众的角度，就要实现档案信息资源的社会贡献，这是智慧档案馆建设的根本所在。智慧档案馆使用的大数据、云计算等新技术和平台，可以让档案得到更智慧地共享和利用。一方面，可以融入城市公共信息管理平台，深化共享层次；另一方面，深化档案信息资源、创新服务形式，为用户提供个性化服务方面提供更高层次。首先，我们要融入智慧城市，共享档案信息资源。实现不同馆际之间的资源共享和融入智慧城市的档案资源共享，形成“馆际联动”、“馆科联动”、“馆室联动”、“馆民联动”的格局。其次，开展为用户提供个性化服务，活化档案信息资源，智慧档案馆对档案资源分析研究、综合加工、深度开发极为必要。深度开发，不断挖掘档案价值，把“死档案”变为“活信息”，把“档案库”变为“思想库”“智慧库”“智囊团”等等，尤为重要。

3.建立健全档案安全体系，档案管理安全体系包括安全保障执法力度、安全应急管理制度、改善保管保障条件、异地备份、实物保管、信息安全保障等内容。档案安全无小事，永远处在重要地位。一是要安全的监控，确保档案实体安全；二是分级保护，严格执行保障规定，强化内容安全。

（四）注重智慧档案馆建设的实践

智慧档案馆建设是一个创造性的理念的实践探索。在这里，物联网、云计算、大数据分析等新技术等使智慧化档案管理形态和服务高端化实现了有机统一。尽管时间短，但先进地区的实践探索，已经有了较为丰富的经验。比如，珠海、青岛、张家港等地市的档案馆建设就具有一定的代表性。现阶段，上述三个地市智慧档案馆建设实践已经走到前列，让我们看到了智慧档案馆的发展方向，无论是在资源建设、技术应用、系统建设方面，还是在管理思维、运用、服务等方面上，都取得了突破性进展。比如，青岛在档案智慧收集、管理、服务、保护、监管等五个平台展开，涵盖档案收集、管理和服务全过程。珠海智慧档案馆重点建立政务信息共享平台为主的共享体系和智能档案探索为特色的安全保护体系。张家港市档案馆使用现代信息分析技术，重点做好档案信息安全和民生档案利用服务工作。

实践中，我们要遵循智慧城市建设背景下开展智慧档案建设的原则，智慧档案馆建设有着全局观，要因地制宜进行全局规划、强化顶层设计。智慧档案馆建设要把利用放在更高位置。建设智慧档案馆要因地制宜、重点突破、注重实效，打造具有当地特色的智慧档案馆应用模式。智慧档案馆建设是一项复杂的系统工程，是一项涉及诸多学科的研究领域，所需要的人才是复合型的，人才短缺也是智慧档案馆建设中遇到的一个难题。智慧档案馆处在起步阶段，其发展必然要经历一个漫长过程。相信未来，会有诸多类型的智慧档案馆以超出我们的想象的高端水平展现在我们眼前。

〔责任编辑：侯庆海〕