中等职业学校人事档案信息化管理研究

吴淑娟

【摘要】上个世纪末以来，我国为满足专业型人才的需求，建立了一大批中等职业学校，随着办学学校的发展和办学规模的不断扩大，中等职业学校对人事档案管理提出了新的要求。现阶段中等职业学校人事管理面临的首要难题就是如何加强档案的信息化管理建设，提高工作效率，使档案管理更科学化。本文分析了中等职业学校档案管理的现状，简述当前所面临的困境，并针对所存在的问题提出一些解决对策。

【关键词】中等职业学校 人事档案 信息化 管理

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）31-0251-01

一、中等职业学校人事档案管理面临的问题

（一）人事档案观念落后、管理体制陈旧

目前，中等职业学校的人事档案工作人员缺乏系统、科学的管理知识，仍以手工操作为主，档案的有效利用性极低。人事档案工作人员在意识上没有跟上时代发展的步伐，危机意识淡薄，缺乏创新和科学管理思维。中等职业學校的人事档案管理体制也比较落后，档案管理分散，存在归档材料不规范、不完整的情况。人事档案信息化的实施需要管理人员加强档案管理意识，提高专业技能和综合素质。

（二）人事档案信息量不足、且保存困难

人事档案信息量不足，缺乏个性内容也是制约中等职业学校人事档案信息化的一个明显问题。当前的材料收集没有一定的标准，许多人认为有些材料交不交都可以，甚至有多次催交也无法收齐的情况，人们对档案提交的重视度不够[1]。传统的人事档案资料以纸质形式为主，需要专门的放置空间，还容易受火灾、水灾等自然灾害的影响，产生不可修复的损伤，无法保证其安全性。

（三）人事档案信息管理系统发展缓慢

随着信息技术的发展，中等职业学校的人事档案管理系统也在不断改善，然而受诸多因素的影响，人事档案信息管理系统的发展非常缓慢，利用率不高。很多学校积压了大量的人事档案原始资料没有及时进行电子化，还有的学校为应对上级部门的要求才建立信息管理系统，并没有实际的运用，更没有技术的更新和改革[2]。

（四）对档案信息化管理重视程度不够、硬件设施不完善

人事档案信息化管理的最基本条件是硬件设备，经调查发现只有少数中等职业学校人事档案部门的设备跟的上现代信息化技术，而大部分学校没有专门的人事档案管理服务器，相关设备严重老化，究其原因是学校对档案信息化管理的重视度不够，对此投入的经费严重不足。

二、改进中等职业学校人事档案信息化管理的建议

（一）加强学习，增强档案管理人员素质

中等职业学校人事档案服务水平的高低在一定程度上取决于档案管理人员的素质，要想加强人事档案信息化管理就必须提高档案管理人员的素质，定期对其进行培训，建立良好的学习机制[3]。人事档案管理人员要有较高的计算机的应用能力和扎实的档案管理知识，并能适应信息技术的发展不断更新知识结构，人事档案管理人员还应具备良好的职业道德，对人事档案工作充满敬畏之心。

（二）丰富档案内容，提高档案利用价值

传统的人事档案主要体现员工的学习经历、工作经历、家庭关系等基本信息，这些基本信息固然重要，但在档案信息化管理的今日，这些信息是远远不够的，现行人事档案中应注重学校员工的性格和职业偏好等个性信息，比如增加员工兴趣爱好、科研水平等方面的材料，并严格把控材料的真实性，定期进行更新，提高人事档案的实际利用价值。

（三）推进人事档案信息化建设，实现资源共享

人事档案信息化管理的终极目标是实现资源共享，档案管理人员要严格把控信息的开放程度和开发范围，确保信息的安全。人事档案资源的全社会开放有助于相关院校和单位间的交流和合作，实时向需要利用人事档案信息的部门提供最准确、最具权威的人力资源信息和数据[4]。在享受人事档案资源网络化便利性的同时不能忽视其存在的安全隐患，档案管理人员要提前做好风险预测和管控，确保人事档案资源的安全。

（四）加大资金投入，完善软硬件基础设施

人事档案信息化建设是一个前期资金投入较高，显效较慢的过程，中等职业学校本身可用于基础建设的资金并不多，更应提前做出详细的资金预算，以免资金不到位导致软硬件基础设施建设停滞不前。人事档案信息化是社会发展的必然趋势，学校应放远目标，加速推进整体人事档案信息化的步伐。

总结：

21世纪是信息化迅速发展的时代，各行各业都在探究如何通过计算机网络技术降低管理成本、提高管理效率以增强企业的竞争力。然而我国大多数中等职业学校仍然沿用传统的管理方法，信息化水平处在落后状态，因此加强人事档案信息化管理成为当前中等职业学校现代化管理的重要任务。本文笔者认为加强人事档案信息化管理需要“软件”、“硬件”两手抓，既要强化管理人员的信息化意识以及增强档案管理人员的素质，又需要学校和上级部门在资金上的大力支持，以完善人事档案信息化的硬件设施。

参考文献：

[1]梁文婷.论技工院校的人事档案管理[J].中文信息，2016.

[2]孙秀峰.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].当代教育实践与教学研究（电子刊），2016.

[3]任志花.人事档案管理在学校人力资源管理中的作用[J].办公室业务，2015.

[4]袁秋玉.初级中学档案信息化建设现状及对策[J].中文信息，2016.