智慧城市建设环境下档案管理信息化建设发展思考

张大齐

摘 要：新形势下，利用现代信息管理技术实现档案管理智慧化未来档案界发展的历史必然。同时，快速发展的智慧城市建设环境下，为档案管理信息化建设建设与发展带来了前所未有的机遇，同时也面临着重重困难和挑战。正确处理好档案管理信息化建设与智慧城市建设之间的关系，查找建设与发展中存在的问题，是档案管理工作者乃至全社会的共同任务。档案管理信息化建设也将以最新的理念和手段，为智慧城市建设增添新的内容和服务。尽管档案管理信息化建设过程中存在发展思路不清晰、基础设施较差、信息安全亟待解决、专业人才匮乏等问题，通过我们的努力，比如，在加强顶层设计、加强基础设施建设、加强资金投入、着力人才培养等方面发力，智慧城市建设环境下档案管理信息化建设一定会取得长足发展。

关键词：智慧城市；档案管理；信息化；档案资源；顶层设计

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）07 — 0159 — 03

新时代互联网信息技术的广泛应用，以及智慧城市建设为档案管理信息化建设提供了重大机遇和良好契机。新形势下，利用现代信息管理技术实现档案管理智慧化未来档案界发展的历史必然。悄然兴起的智慧城市建设大环境下，档案管理信息化建设已是时不我待。智慧城市建设与档案管理信息化建设二者关系紧密，是互为条件、互为促进、互为补充、相互依存、相互作用的关系，是局部和全局的关系，不可或缺。档案管理信息化是对信息资源、归档文件、档案内容，运用现代信息技术进行的采集、加工、维护、数字化处理、共享服务等的档案信息化管理水平提升的过程。当下，各地广泛兴起的智慧城市建设，使庞大的信息量充斥到社会的各个角落，这也使档案管理信息化建设成为可能。智慧城市建设涉及面宽，是一个系统工程，而档案管理信息化建设又是智慧城市建设重要的组成部分，智慧城市建设对档案管理信息化建设发展起到强力助推作用。

一、档案管理信息化建设与智慧城市建设的关系

（一）档案管理信息化建设市智慧城市建设最重要工作之一

档案管理信息化建设市智慧城市建设最重要内容。首先，在工作层面，档案管理信息化建设工作者是智慧城市建设和发展参与者。例如，在城市智慧化、现代化、信息化建设与发展中，一定会自然形成海量的反映城市建设与发展方面的档案，这些档案都将成为智慧城市建设的档案信息资源。推进档案信息和城市建设自愿深度融合，把城市建设档案信息放进智慧档案馆的信息资源库中，就可以在党和政府决策时提供条件和参考，从而实现经济、社会、文化大发展大繁荣。其次，档案信息资源是智慧城市建设的重要信息库，是最为真实和最为可靠的信息资源，所以也是智慧城市建设与发展的重要根据。智慧城市建设的信息资源寓于庞大的档案信息资源中，是广义的档案资源非常重要的组成部分。智慧城市建设非常依赖各类信息资源，档案信息可以成为智慧城市建设和发展最为重要的信息依托。再次，档案管理信息化建设是智慧城市建设的重要基础保障。准确而海量的档案信息资源是帮助政府部门顺利完成决策部署的最基本的依据。档案管理信息化建设的最大功能之一就是将诸多原始档案信息资源集中形成统一的信息资源系统数据库，通过科学存储和梳理，使之具备服务于智慧城市建设的技术能力，继而也为智慧城市建设提供了基础性保障。

（二）档案管理信息化建设制约和影响智慧城市公共服务能力提升

档案管理信息化建设是实现智慧城市建设发展目标、任务的根本所在，档案管理信息化建设最重要之处就是用先进技术整合丰富的档案信息资源，为经济、政治、社会、文化和生态建设尤其是人们的实际需求提供专业化档案利用服务。实践中，明显表现就是档案管理信息化建设严重影响和制约城市智慧化建设层次和水平，直接影响智慧城市公共服务能力的提升幅度。因此，加强档案管理信息化建设，目的就是提升智慧城市建设水平，提升智慧城市公共服务能力，继而展示智慧档案馆在提高智慧城市建设层次、公共服务水平等方面的能力和价值。

（三）智慧城市建设是档案管理信息化建设的前提和保障

基础设施方面的保障十分重要。首先，档案管理信息化建设与发展基础设施保障是城市的智慧化建设，没有城市的智慧化建设，档案管理信息化建设也就无从谈起。基础设施建设十分重要，是智慧城市建设的根基，智慧城市建设的根基打牢了，档案管理信息化、智慧化也就具备了基础条件。近几年来，国家一些支持政策的出台，为智慧城市基础设施建设和发展和档案管理信息化建设提供了条件和基本保障。其次，智慧城市建设也为档案管理和庞大信息资源整合提供了技术保障。比如，广泛应用的物联网技术让档案案卷诸多信息实现了精准识别、读取以及实时监控，档案信息资源的安全性得到了保障。大数据分析技术对于档案信息资源进行深刻分析和深入挖掘，有利于檔案资源价值的深度开发和广泛利用。同时，智慧城市建设也档案资源信息化纵深开发利用得到了保障。确保了高效共享与整合档案信息资源。云计算技术的应用，给档案信息资源的共享带来了极大的便利条件，也为档案信息资源整合与高效利用提供了技术保障。

总之，智慧城市建设与档案管理信息化建设二者关系紧密，是互为条件、互为促进、互为补充、相互依存、相互作用的关系，是局部和全局的关系，不可或缺。智慧城市建设和档案管理信息化建设建设有着最为广泛、最为共通的契合点，从这种意义上讲，智慧城市与档案管理信息化建设建设和发展中，属于相互促进和相互依存的战略关系。档案管理信息化建设也将以最新的理念和手段，为智慧城市建设增添新的内容和服务。

二、档案管理信息化建设建设与发展存在的问题分析

新时代，人们都有随时随地获取信息的需求，特别需要信息之间的互联互通。智慧城市建设和档案管理信息化建设都是新生事物，尚处在发展的初级阶段。其建设和发展经验不足，存在建设理念不新、建设思路不清、规划不力、基础设施建设较差、高端人才缺乏、信息孤岛局面严峻、资源无端浪费严重、信息安全风险大、政府投入和支持力度不大等诸多问题，这些问题需要我们尽快解决。

（一）建设思路不清晰

目前，档案管理信息化建设建设还存在许多问题。比如，发展思路不清晰问题。新时代，全社会对档案管理信息化建设有了更高的要求，档案管理信息化建设和智慧城市建设是我们全面建成小康社会的迫切要求，是实现两个百年奋斗目标的根本要求，这些都需要我们具备明确的发展思路。在我国，档案管理信息化建设建设研究也仅仅处于起步阶段，档案部门尚处于起步和探索阶段，没有依照档案管理信息化建设实际进行顶层设计，建设标准和建设路径模糊不清，没有把档案管理信息化建设建设放在智慧城市建设大环境中去设计和规划。

（二）基础设施建设不力

基础设施建设不力是新时代档案管理信息化建设最为显性的问题。档案信息化的基础设施包括三个方面内容，即网络环境、软件设施、硬件设施三方面。网络环境建设表现为档案信息数字化，对档案数据分析和深加工不足。比如，公众网略功能不齐全，致使公众不能更好地进行档案信息查询。另外，还存在重视设备数量，忽视质量问题，比如，忽视计算机设备型号不同、档次不统一问题等等。在软件系统开发方面，忽视软件设置的数据类型和标准的统一，使信息资源数据不能兼容和共建共享。

（三）信息安全风险巨大

现实表明，由于网络黑客等频繁出现，当下如何解决好档案信息安全问题极为紧迫。比如，在云计算的环境下，档案信息数据调用、数据丢失和泄密的可能性较大，档案信息安全风险剧增。在智城市建设大环境下，数据信息的泄露会影响到经济、社会政治、文化发展的各个层面发展，有的甚至可能会危及到国家安全。鉴于此，怎样避免档案信息泄露、丢失、人为破坏等等档案信息安全问题尤为重要。

（四）缺乏高端复合型专业人才

现阶段，多数档案馆都缺乏高端复合型专业人才，这也是一个共性问题。调查表明，在实际工作中，有许多档案部门人员专业水平和业务能力偏低，专业人才相当匮乏，从业人员既缺乏专业管理知识和信息处理能力，也缺乏把新一代信息技术应用能力，大多数工作人员只会从事传统的档案分卷、整理、装订、归档等具体工作，对于新技术感到漠然。对于档案工作，往往使用老办法、老套路、传统技术，这样势必会影响了档案管理信息化建设的创新发展。

（五）政府资金投入严重不足

档案管理信息化建设过程中，必然存在资金投入问题，比如，设备维护、软件和硬件的投入、后期维护与更新等方面的投入，如果缺乏资金的投入就会成为“无源之水，无本之木”。因为，在智慧城市建设和档案管理智慧化、信息化建设过程中，资金支持力度不够、投入不足等一直都是桎梏智慧城市建设和档案管理信息化建设健康发展的重要因素之一。实践过程中，资金不足或建设资金不到位，使档案管理信息化建设建设处于困顿和停滞的局面。

三、智慧城市建设环境下档案管理信息化建设发展对策

（一）切实强化顶层高端设计

无论是城市建设还是档案信息化建设都离不开设计方案，尤其是高端顶层设计更为重要。在智慧城市建设的大背景下，档案管理信息化建设的综合规划、高端设计、施工建设、执行能力、绩效评估等方面缺一不可，尤其是高端设计方案更为重要。各级各类档案部门应从档案管理信息化建设的各个层次，明确档案管理信息化建设发展的目标，深化顶层设计，全方位规划、科学协调、统筹管理、扎实推进档案管理信息化建设工作。同时，建立科学合理的项目小组考评体系，这样有利于对档案管理信息化建设的工作进行监督和管理。

（二）加强和完善基础设施建设

完善基础设施建设是一座城市发展的首要任务，也是前提和保障。档案管理信息化发展过程中，档案部门加快进行内网建设是档案管理信息化建设与发展的根本问题，实现信息资源共享，加强部门之间的数据共享，有利于档案数据更好地实现利用价值和服务水平提升。加强合作，提高档案部门的服务功能，档案部门要积极拓展网站特色服务功能，达到查询快捷自如，对同一型号的设备使用信手拈来。实践中，在硬件设施方面，完善的档案基础设施建设有利于档案数据的共享和传输；软件系统方面，制定统一标准的档案数据卡，改进服务模式，更好地为用户提供档案信息资源的共享利用。

（三）全力搞好档案信息资源体系建设

搞好档案信息资源体系建设作用重大。区域内广泛征集、动态监控、互联共享各类档案信息资源，并对这些资源进行感知、分析、集成极为必要。做到这些，便能最大限度地满足公众及城市管理对档案信息的实际需求。利用信息技术建立档案信息共享平台，加强档案部门之间的互相合作，全力搞好档案信息资源体系建设就能来获取其所需要的各类档案信息资源，真正形成无缝连接，大大提高档案信息的利用率，实现档案信息与社会信息高效共存。

（四）加强信息安全防护体系建设

档案信息安全方面无小事。对于档案管理、档案使用安全以及档案風险问题，都是当下智慧城市建设环境下应当高度注重的事情，这对于加强信息安全防护体系有着不可忽视的作用，必须把技术支撑作为考量重点，通过相关技术确保档案信息的整体安全和有效防护。因此，在具体实践路径上，档案馆及档案相关部门通过采用新一代信息技术，如应用互联网、云计算及大数据等新技术，全方位、全时空监控档案信息和数据从记录、存储、查询等全程追溯，精准识别档案整体信息内容，建立健全一整套严格的技术标准，促使其强化管理意识，规范操作流程，实现档案信息安全管理的健康化、良序化运行，使之从整体上确保档案信息的安全防护，降低风险指数，为更好地保护档案信息做好安全性和技术性的保障。

（五）建设多层次人才流动体系

现代社会是智慧化、信息化的社会，对人才的需求是十分强烈的，尤其是那种复合型人才，更是当前社会所渴望需求的。因此，在构建档案管理信息化建设路径上，应当建设多层次、多元化人才流动体系，尤其是加强对复合型人才的培养力度，促使档案管理人员能够努力提升自身技能和业务水平，掌握一定实践经验，更好地应用档案信息管理工作。同时，还应当加强对从事档案管理工作的人员进行定期和不定期的培训，健全专业化高级档案管理信息化建设管理人才的考核标准，督促从事档案管理工作的人员不断加强学习，增强自身信息化素养和创新意识培育，甚至还打破传统人才流动限制，设置关于人才流动的绿色通道，吸引更多高级专业人才，投身到档案管理信息化建设进程中，为现代化的档案管理注入新鲜血液和活力。

（六）加大政府资金投入力度

在智慧化建设背景下，政府应当强化自身服务意识，加大对档案管理信息化建设的资金投入力度，确保档案信息建设能够呈现正态运行，全方位地提升档案管理工作水平。同时，强化政府的公信度，充分发挥政府职能，确保档案管理建设的安全性，从而更好地推进档案管理工作进展。在具体实践中，积极采用相应对策，将档案管理信息化建设基础建设、维护费用以及应用进行服务外包或合作开发，努力强化其硬件建设。同时，还要加强软件开发，充分利用现有技术水平，强化对其不断更新，打造档案管理软件的新版本，努力地为档案管理工作提供优质服务，促使档案信息建设充分发挥效用。

〔参 考 文 献〕

〔1〕邓滨华.档案信息化建设与档案管理的探讨〔J〕.管理观察，2018，（12）.

〔2〕王娜.档案管理的信息化技术创新〔J〕.黑龙江科学，2018，（10）.

〔3〕叶生葳.关于加强档案管理信息化建设的几点思考〔J〕.办公室业务，2018，（03）.

〔4〕吴丽丽.大数据时代档案管理工作的变革与创新〔J〕.环渤海经济瞭望，2018，（01）.

〔5〕张彬.人事档案管理信息化建设的问题与对策〔J〕.兰台内外，2018，（03）.

〔责任编辑：谭 蕊〕