企业档案管理现状及应对措施

（安达市最低生活保障局，安达151400）

企业档案是企业管理基础工作中十分重要的一个组成部分，对维护企业的经济效益、合法权益，以及历史而言有着极为重要的意义。档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。为此，加强对档案的管理,及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，不断提高各个管理部门对档案的管理工作的要求就显得尤为重要。

一、企业档案管理现状探讨

1.缺少专职人员，认识不到位。由于企业档案工作责任重大，事务繁杂，劳动强度大，部门薪水低，并且无法直接为企业创造可观的经济效益，地位尴尬，往往容易被企业领导和各级档案管理机关所忽视。负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作，挂名现象常有，档案管理未必是档案员工作的重心。兼职和挂名档案员没时间熟悉人事档案业务，更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识，工作中难免出现纰漏，如工作积极性不高，不能切实担负起责任。

2.管理力量薄弱，管理手段落后，管理水平不高。大部分工作人员专业知识储备不足，没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

3.信息化程度较低，配套设施建设不到位。由于企业管理者对企业档案重视程度不够，大多数企业对档案部门的投入受限制。投入的资金技术资源不足，致使企业档案保管硬件条件较差。档案柜陈旧老化，档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。防虫、防霉等安全管理措施不到位，很多历史档案文献因发生霉变或遭虫害而毁坏，甚至部分档案因为占用空间较大而被清除出档案室。部分企业甚至没有专门的档案室，严重影响了企业档案的保管质量。有的企业甚至仍然以人工的方式进行档案管理，造成了较多的失误，为日后档案的利用造成了阻碍。也有少数企业开始运用计算机进行档案管理，也仅仅用于检索与统计本单位的档案信息，档案信息的共享程度较低。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。

二、应对企业档案管理工作的措施

1.提高企业档案管理意识。企业必须完善制度，将档案管理工作纳入到企业考核范围之内，并建立起相应的目标管理机制，加大对档案管理部门的考核，促使档案管理工作能够得到进一步落实，以此提升企业工作人员，特别是领导干部的档案管理意识。同时，建立起良好的档案工作环境，真正提高企业档案管理工作的质量和效率。企业还应该在档案管理工作中建立起奖励、问责机制，明确档案管理工作的权、责、利，使相关部门能够担负起责任，使企业档案管理工作有序进行、赏罚分明。

2.提升企业档案管理人员的专业素养。企业应根据自身实际情况安排培训时间和培训方式，对企业档案管理人员组织专业培训，加大其档案管理的水平。企业档案管理人员遇到业务问题时，需及时向政府档案管理机构的相关工作人员寻求指导，以此提高企业档案管理的质量与效率。同时，企业应尽量设立专职的档案管理部门，减少一人身兼数职的现象，以促进档案管理工作效率的提高。企业适当提高档案管理人员的工资待遇水平也很重要，这样可以激发档案工作人员的工作积极性与主动性。

3.进一步加强企业档案信息化建设。

档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速企业档案管理现代化的客观要求，是提高企业档案服务水平的必由之路。企业加强档案信息化建设，可以由企业中主管档案工作的单位领导牵头，在政府档案管理机构的指导下完善电子档案和电子检索系统，建立高度统一的档案管理网络和档案管理平台，构建全面、及时、严谨的档案采集系统，努力实现企业各部门档案信息共享，为企业科学决策提供指导。

4.完善企业档案管理基础设施建设。

企业需设立专门的档案室、档案柜，并派专人管理档案室，做好档案室的日常管理与清洁工作。同时为企业档案工作的顺利开展提供保障，加强档案室防火、防潮、防霉、防蛀、防盗等保护措施。企业单位应加大对档案管理的资金、技术投入力度，将档案管理资金纳入到企业年度预算中。强化企业档案管理，必须加强档案部门硬件设施的配套与完善。

企业档案是个人身份、学历、资历方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。现代企业制度的逐步确立与完善，为我国企业档案管理工作提出了更多更高的要求。当今社会和经济处于快速发展时期，档案管理面临前所未有的挑战，加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。