浅谈高职院校人事档案管理的问题与对策

左远鹏

（黑龙江职业学院，哈尔滨150080）

高职院校人事档案管理是档案事业和职业教育事业发展的重要组成部分。随着经济社会的进步，高职院校进入快速发展阶段，人才培养质量、教育教学能力、科研水平和社会影响力有了显著提升，但也面临着诸多问题，其中，人事档案管理的问题不容忽视，它主要体现在制度不完善、责任落实不到位、缺乏创新与活力、现代化程度不高等方面，制约了人事档案管理的服务功能。高职院校要从根本上解决这一问题，就要改善人事档案管理环境、提高工作人员综合素质、提升人事档案服务水平及实现人事档案信息化建设等方面，通过构建人事档案管理长效机制，为高水平高职院校内涵建设提供有力支撑。

一、人事档案的内涵

世界各国对档案的定义不完全相同。《中华人民共和国档案法》对档案有明确定义，是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、等不同形式的历史记录。由此可见，档案具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式多样性。

人事档案工作属于社会管理服务类的社会科学，具有比较强的党性，是为统治阶级和统治者的根本利益服务的，是统治阶级的一种政治工具。同时，人事档案又反作用于社会，为社会提供有用的信息资源，强化统治阶级的控制职能。可见，人事档案与国家党政方针政策、国家社会经济体制有着密切的联系。人事档案的内涵因时代不同而渐进演变。王法雄认为人事档案就是记录和反映一个人社会经历和品德才能表现情况的档案。朱玉媛认为人事档案是人在社会活动中形成的，经组织审查认可的，记录和反映一个人社会经历和德才表现，以文字、照片、图像等为存储形式，由单位立卷存储的档案，是国家档案的重要组成部分。

人事档案具有信息记录存储、社会控制、社会记忆等功能，是全面考察干部，选拔任用、知人善任的重要参考，也是管理流动人才的凭证，还是撰写人物传记、进行历史研究的宝贵资源，更是人力资源优化的信息来源，同时，人事档案与职称评聘、职务任免、政治审核、户籍、保险等国家推行的政策也密切相关。

二、人事档案管理的问题分析

（一）管理体制不完善

当前，高职院校人事档案工作中普遍存在管理不规范、档案意识薄弱、存放分散、管理方式陈旧等问题。大多数高职院校各职能部门如组织部、人事处、教务处、科研处、学生处等均存有相关人事档案，管理分散，档案管理工作还不够规范科学，影响了高职院校人事档案工作的服务水平和管理成效。部分院校仍使用人工操作方式管理档案，缺乏统一管理，出现管理各自为政，兼有重存档轻功能现象，造成了人、物、财的极大浪费；部分院校开展了档案信息化建设，对档案管理有很大促进作用，但仍存在缺少统一协调机构、缺乏统一规划，信息孤岛问题不能完全解决。

（二）保存形式较单一

要实现高职院校人事档案的规范化管理，其保存形式和内容体现需与时俱进。目前，人事档案的保存及内容还不尽人意，比较突出的问题是归档材料不完整、不规范。尽管国家对档案管理有明确规定，但从实际层面来看，由于管理分散和高职院校体制问题，档案收集工作困难重重。人事档案归档材料涉及相关单位、部门及个人，多数人员意识不到相关材料重要性，认为可有可无，不积极报送；有些涉及隐私等材料，自身也不愿意公开。多数院校的人事档案资料依然以纸质形式保存，信息的保管和保存也主要依靠书写记录的方式来实现。以纸质文档的形式存储极易受到自然灾害等各种因素影响，受损可能性较大、投入代价较高，可复制性较差。

（三）服务意识不强

长期以来，人事档案管理把馆藏人事档案数量和档案室面积等作为衡量人事档案工作的重要指标，多数高职院校把档案的收集整理、归档备查等作为重点工作，注重档案及归档材料的数量，重视档案的保存保管，而对档案的利用则没有足够的认识。高职院校档案管理部门所提供的信息与服务，越来越不能满足广大教职工和社会对人事档案使用的需求。人事档案资源的利用率很低，还未得到充分的开发和利用，对人事档案的使用还处于较初级的阶段。

（四）专业人员较匮乏

当前，高职院校人事档案管理存在专职人员数量较少、专业分布不合理、学历层次不高、年龄结构偏大、工作积极性不高等问题，充分暴露了人事档案管理人员专业水平不高，缺少复合型人才，与信息化发展的需求还有较大差距的现状。由于体制等问题，多数院校领导对人事档案管理工作还不够重视，档案管理部门长期没有新成员加入，整体缺乏热情，缺少工作创新。同时，绝大多数高职院校档案管理人员身兼数职，被其他事务性工作所困扰，无法全身心投入，弱化了档案管理工作。

（五）资金投入不足

人事档案管理现代化离不开档案信息化建设。但是由于院校领导对人事档案工作重视程度不够，普遍存在经费投入不足现象，大多数人事档案管理部门缺少专用的软硬件设备，没有配备服务器，普遍用普通计算机代替，且存在设备老化问题。人事档案信息化建设离不开专业人员、数据系统、专用设备的配备，均需要大量的经费投入。

（六）现代化程度较低

人事档案管理现代化的目标是利用互联网技术实现人事档案共享，以便于信息的充分利用。虽然高职院校十多年来发展迅速，但人事档案管理相对滞后，高职院校人事档案信息化建设普遍缺乏统一化、标准化、规范化等问题。要达到人事档案管理现代化这一目标，需要一系列的专业标准来规范和管控。

三、人事档案管理的对策探析

（一）完善管理体制，强化归档意识

人事档案管理必须遵照国家颁布的政策规章制度开展工作，高职院校结合自身工作需求和特点，应整合人事档案管理机构，制定人事档案工作发展规划，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，再造人事档案管理工作流程，完善人事档案的工作机制，明确相关部门的管理职责，以便提升人事档案工作的管理水平。通过各种方式加大档案工作宣传力度，如利用广播、海报、校刊、会议等形式，要让干群切实体会到，人事档案是学校选拔人才、评聘职称、维护职工权益、澄清相关问题、落实相关待遇等关乎教职工切身利益的可靠依据；要提高教职工的档案归档意识，激发教职工关心人事档案的热情，积极引导其主动向学校移交重要人事档案材料，形成全员参与档案建立、档案管理和档案应用的良好局面。

（二）充实档案内容，提高服务水平

人事档案为高职院校的组织人事工作提供了可靠的信息参考。现有的人事档案内容不能完全满足当前人事管理需要，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“绩”的材料少，不能更好为学校组织人事工作提供高质量的服务。在人事档案管理中，应该多加入反映干部本人知识结构、科研水平、专业特长、兴趣爱好和业务成绩等方面的材料，多注重个性特征、职业偏好等材料归档，使人事档案始终处于动态的过程，做到档案载体多样化、不同岗位不同管理模式，对于从事教学的教职工，人事档案中要充分体现其教学及人才培养方面的创新成果。

（三）制定统一标准，开展信息化管理

在档案信息化建设过程中制定与推行相关的标准规范尤为重要。要有规范的管理标准，使电子数据的整理、保存、转发、使用等工作都实现有序化，避免出现不能兼容、各自为政、重复建设等现象。要建立基本信息数据库，人事档案材料从纸质档案到电子档案的转变过程中要确保人事档案信息本身的完整性、详实性、准确性。人事档案信息化管理可建立数据库检索工具，便于档案管理部门查找、比较、分析和统计档案信息。不仅能为人事调资、职务任免等工作提供帮助，也能对所管人员的情况进行研究总结，为领导决策提供信息统计分析和情况预测。

（四）强化安全意识，做好保密工作

档案管理人员要重视档案信息安全，将信息安全放在突出位置，强化安全保密意识，制定安全有效的档案查阅制度。人事档案的查阅可以包括公开的信息和非公开的信息两个组成部分。公开的信息可以包括姓名、性别、籍贯、出生年月、参加工作时间、学习经历、工作经历以及岗位职称等变化。非公开的信息可以包括个人鉴定、薪级变化、评价、惩罚、处分等涉及个人隐私的材料。非公开的人事档案信息一律不得上网，确保管理系统数据的安全可靠。

（五）加强业务学习，增强专业素质

人事档案管理的重要保障是人才，要加强人才建设，努力培养一批稳定的高素质、复合型人事档案管理人才。要达到这种新要求，工作人员应树立终身教育的新概念，不断更新业务结构，拓展专业知识面，提高个人专业素质。同时，人事档案管理部门还应根据工作人员的不同特点，合理安排业务培训。比如，对工作积极性高的非档案专业青年人才，因其接受新鲜事物快，可安排其进行在职教育或脱产学习；对于档案专业的工作人员，要鼓励其拓展专业知识面，多学习信息化等相关领域的新技术，开阔视野，努力成为业务骨干。

（六）加大资金投入，强化资源建设

人事档案现代化建设要引起学校领导的高度重视，要把软硬件基础设施建设所需资金纳入学校的财政预算，逐渐改变手工操作为主的工作现状，逐步推进现代化设备和技术的使用。硬件设备需要购买服务器、计算机、扫描仪、影印设备、照相机等现代化设备，软件的开发也需要投入大量的人力物力，网络化更是一个系统工程，资金投入也很大。若学校财力有限，一时不能完全解决的问题可分阶段分批次地实施兑现，逐步完善信息化基础配套设施。

高职院校即将全面进入信息化建设时期，人事档案管理研究不仅需要学习和借鉴目前既有的档案学术研究成果，还要结合自身特点开拓创新，不断改进工作中存在的问题，拓展档案服务功能，为高职教育事业和档案事业发展提供丰富的档案信息资源，用档案传承历史、服务当代、展望未来。