信息化背景下的高校档案管理研究

程瑞红

（濮阳职业技术学院，河南 濮阳 457000）

0 引 言

近些年，随着我国社会经济的快速发展，国家对人才培养越来越重视，在教育事业方面的投资也越来越多，同时各大高校也实施了扩招政策，在校学生的人数不断增加。高校扩招增加了高校学生档案管理工作的难度，因而在近些年也出现了许多管理方面的问题，对高校发展产生了负面影响。为了全面提高高校学生档案管理工作的效率，许多学校在信息化背景下开始进行电子档案管理，不仅提高了高校档案管理的效率，同时也提高了学生档案管理的质量，为档案管理人员的工作带来了极大的方便。本文针对高校档案管理工作方面的问题及解决措施进行了全面研究，从而促进我国高校档案管理工作进一步发展。

1 高校档案管理的概念

档案管理工作主要包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑、研究和提供利用等一系列工作，其中档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等方面的工作属于档案实体管理，而对档案信息的组织和集中则为档案信息管理，因此档案管理方向不同，其具体的工作形式也存在很大的差异。而高校档案管理是高校实施教育教学的重要组成部分，能够对高校的发展产生一定的推动作用。在具体实施管理期间，档案管理部门将教职工和学生的档案按照一定的流程和规范进行统一分类管理。

目前，随着信息化技术的不断发展，高校档案管理工作也开始采用信息技术，转变了档案的管理形式，高校档案管理的概念也开始发生了一些变化，管理形式由实体档案转变为电子档案，管理理念由之前的档案管理转变为档案为学校发展和学生服务的管理理念，进而实现社会效益的最大化。

2 高校学生档案管理中存在的问题

2.1 不重视档案管理工作

高校是培养社会人才的主要场所，学校对学生档案具有清晰的管理和把握，将对高校发展有非常大的促进作用。但在实际工作中，由于高校领导层对学生档案管理认识不足，因而对档案管理工作不够重视，导致高校学生档案管理工作效果比较差。由于我国高校在发展过程中也没有认识到档案管理对学校发展的作用，在这种情况下使领导层对档案管理不够重视，同时也造成档案管理工作人员对档案内容管理不到位。此外，由于学校不重视档案管理工作，因而安排的档案管理工作人员的文化程度也比较低，而且年龄比较大，不利于顺利开展高校档案管理工作。

2.2 高校学生档案管理工作量大、效率低

在传统档案管理中，档案主要以纸质形式记载，而纸质形式记载在档案分类和校对方面存在很大的困难，同时纸质档案比较容易损坏，需要工作人员在工作期间加倍小心，在整个档案管理工作中损耗的人力和时间成本也比较高。虽然高校投入了大量的工作人员，但是由于每年的档案数量都在不断增加，导致原来的工作人员很难快速完成档案管理工作，所以从整体而言，高校学生档案管理工作的效率比较低。同时，纸质档案为档案管理工作人员带来了较大的工作量，一方面工作人员在快速记载过程中容易出现错误，另一方面在档案调取过程中很难快速找到，因此在整个过程中将耗费大量的时间。

2.3 高校档案管理工作基础设备现代化程度比较低

在高校建设发展过程中，档案管理工作容易被忽视，再加上学校对档案管理工作不够重视，因而在资金、设备投资方面的投入很少，没有及时引进便捷的档案管理设备和软件，从而导致高校档案管理工作中的基础设备现代化程度比较低。由于缺少现代化的设施，许多档案管理工作人员只能采用手写的形式实施档案管理，大大降低了档案管理工作的效率。

3 信息化背景下实施高校档案信息化管理的具体措施

3.1 实现档案信息的数字化管理

在信息化技术快速发展的过程中，数字化档案管理能够促进高校档案信息化管理，而在社会信息化技术快速发展的情况下，转变档案管理和利用特点是当前高校档案管理中急需解决的问题，在全面解决档案管理问题后，才能促进高校档案为高校的发展提供服务。首先，加强高校档案馆藏目录数字化，即编制档案分类的电子目录，为档案检索提供方便，同时也能提高档案数字化目录管理的程度。其次，高校档案管理工作人员要对学校馆藏的档案进行全面管理，将平时利用率较高的档案在较短时间内实施数字化管理，为实际工作提供方便。其次，高校还要将数字化管理与档案馆藏特色相结合，从而在加强高校电子档案管理期间建立有特色的档案馆藏风格，从而体现本校的特色。

3.2 建设规范的高校档案信息化管理准则

在高校档案管理中，由于学生档案管理内容比较多，工作量非常大，因而在实施电子化档案管理期间，需要建设规范的高校档案信息化管理准则。首先，相关人员在建立电子化档案之前要制作规范的信息标识，比如：对于档案的电子信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输、管理等环节的操作，都需要按照标准程序进行操作。其次，确保档案的输入格式统一，确保项目、代码符号统一，确保代码的转换规则统一，这样才能确保档案管理工作的规范性。

3.3 提高档案信息化管理队伍的素质

为了实现高校档案管理数字化，需要加强档案管理人才队伍建设，从整体上提高高校档案信息化管理队伍的素质。首先，高校要为档案管理工作提供现代化的技术设备，改善传统档案管理环境，督促档案管理人员及时掌握新设备的操作知识，并转变档案管理工作的形式，利用信息技术代替纸质档案，从而节省档案管理室的空间，也节省工作人员的时间。其次，学校要定期对档案管理人员进行培训，主要培训简单、基本的办公软件操作技能，可以让计算机系的教师对档案管理工作人员进行培训，从内部提高档案管理人员的操作技能和素质。最后，学校要引进复合型档案管理人才。由于高校档案管理不仅需要专业的档案管理人员来实施管理，而且还需要管理人才全面熟悉信息技术，具备计算机专业方面的知识，才能胜任档案管理工作。然后由复合型人才带动档案管理工作的内部人员，不断提升自己的业务技能，最终实现高校档案的数字化管理。

4 结 语

档案管理是高校教育教学中不可缺少的组成部分，但在长期实施发展过程中，由于信息技术的推广运用，使档案管理工作与当下的社会发展之间产生了非常大的冲突。因此，高校需要加强档案管理改革，运用现代化信息技术，才能促使高校档案实施数字化管理。

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