简谈建立财务共享服务中心的信息系统支撑

李军

摘要：建立财务共享服务中心，可以整合下属企业重复性、专业分工性强的业务并集中处理，为集团内部各业务单位提供标准化的共享服务。信息技术推动财务管理进步，财务共享服务中心的系统搭建最高境界即为财务信息系统与各业务子系统真正融为一体，使业务流程、管理流程和信息流程实现有机融合。财务处于信息系统的关键环节，各业务子系统在处理自身业务的同时，向财务信息系统提供数据，所有与业务活动相关的数据都集中在业务事件数据库中，各层次、各部门经过授权后都可直接调用同一数据库，真正实现物流、资金流和信息流的统一和财务业务的协同。

关键词：财务共享 信息系统 服务中心

信息系统在财务共享服务中心发挥的最重要作用在于它建立了一个IT平台，将财务共享服务中心制定的一切财务政策、制度、流程固化于统一的系统中。在该系统中财务信息是各项信息的汇集点，处于核心地位，所有业务信息系统都将传递信息至财务信息系统。财务共享服务的定位主要是进行基础交易业务的处理，并对财务基础数据信息进行统一管理。

因此，财务共享服务核心系统平台所涉及的信息系统主要包括：财务核算系统、网络报销系统、资金管理系统、影像管理系统、电子档案系统等，以及各系统之间的接口关系。各系统的特点及内容如下：

一、财务核算系统

这是财务共享服务的基本管理系统，是财务人员进行记账凭证编制、自动生成财务信息、月末自动记账、过账、生成报表的系统平台，目前部分企业集团已经开发或升级了ERP系统，它将物流、供应链、人力资源、工程等事务和资金流有机结合起来，形成了先进、全面的财务管理信息系统，是一个大规模、高级的集成模块。其主要包括以下功能模块组：

1.总账管理模块：提供一个完整的财务管理核算和分析流程，是公司业务活动的最终财务反映，并生成财务报表和管理报表，提供会计信息。各下属公司的工程管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统、供应链系统都可以通过总账管理模块实现信息共享。总账管理系统的工作都由报表驱动，能够处理服务范围内的报表合并、数据处理等业务。

2.应付管理模块：提供应付购货款、员工报销等账务处理，基本功能包括供应商管理、发票管理（输入发票、审核发票）、付款管理（选择并支付审核过的发票）、银行对账（将支付与银行对账单进行核对）等，目前ERP系统已完全可以实现供应链系统、网上报系销统、工程管理模块的集成。

3.应收管理模块：有效管理客户、发票和收款过程，主要功能包括客户管理、发票管理（自动开票程序、发票生成、电子发票管理）、收款管理（执行收款任务、接受付款）、会计处理等。应收管理可与订单管理系统、项目管理系统或合同管理系统进行对接和集成。

4.资产管理模块：该模块与应付账款模块、项目管理模块、总账模块相联系，以提供完整的资产管理信息，自动生成资产日记账。

5.现金管理模块：用来帮助企业管理和控制现金周转。主要功能包括：银行调节、现金预测和报表编制，该模块使用总账管理、应付款管理和应收管理系统中的信息用于银行对账单调节，同时可使用总账管理系统、供应链管理系统、应付账款管理系统、人力资源系统以及应收账款管理系统中的信息用于现金预测。

财务核算系统带给财务共享服务中心最大的功能即：为财务人员进行记账凭证编制、自动生成财务信息、月末自动记账、过账、生成报表提供了完整的系统平台，替代了原始的电脑中手工做账。这是财务共享中心实现自动化、标准化以及节约高效的最主要体现，大量的人工操作将交由机器自动完成，极大提高了工作效率，并最大限度减少错账，成为标准化管理的重要环节。

二、网络报销系统

目前ERP系统中已可以实现网络报销系统的配置，它将会计信息系统从编制记账凭证提前到了业务流程中，将会计信息的关注点从记账凭证转移到了原始凭证，降低财务基础工作量，使财务共享服务得以大幅提升效率。企业财务系统通过互联网或专线连接的方式，与银行综合业务系统实现对接，实现通过财务系统自主完成对其银行账户的查询、转账、资金归集、信息下载等功能。

网络报销系统支持在纸质信息传递与审核的补充方式下，通过在线审批。提高信息传递的时效性、安全性和規范性，从而大大降低了财务基础工作量。

三、资金管理系统

资金管理系统是基于下属公司独立管理资金预算及收支、集团统筹现金池的前提下，由财务共享服务中心负责下属公司的大量资金支付、银企对账等业务，为服务对象提供资金结算服务。资金管理系统涵盖了账户管理功能、资金计划管理功能、银企直联功能、票证管理功能、资金监控功能、现金流预测功能以及对账功能等，将企业的ERP系统、业务系统和银行系统进行对接，实现资金管理的完善匹配，为服务对象的资金管理和运行起到强大支撑作用。

1.账户管理：共享服务中心协助相关成员企业做好账户管理工作。各成员企业发生支付时提交付款申请，财务共享服务中心通过银企直联系统完成支付，支付完毕后自动进行核算并生成会计凭证。通过对成员企业资金存量和流量的监控，也可有效提高资金在可控范围内的使用效率，提高资金流动产生的经济效益。

2.资金计算管理：共享中心网上报销系统和ERP系统关联，获取资金计划实际执行数，完成对企业每一笔业务、每一笔资金的填报、控制、发生、分类、记录等全过程跟踪，实现“事中控制”，通过资金计划的分析和预警，完成以资金来源与使用情况的多角度分析，帮助企业提升决策力。

3.银企直联系统：目前ERP系统中已实现与银行系统的直联，通过将网上银行系统与企业的财务软件相联接，从而在封闭通道中进行支付数据交互。

4.票据管理：通过系统建立集团票据池，统一对所有成员企业票据的收取、挂失、转让、贴现、到期承兑和背书等业务处理。其核心是对票据收支信息进行集中管理，以票据管理为依托对成员企业的票据收支情况进行统一监督管理，成员企业通过票据管理功能进行票据处理业务，查询本公司持票统计和其他票据业务情况，共享中心财务通过票据管理功能查询及提供决策信息。

财务共享服务中心从资金管理系统获得极大的资金管理效益，该系统与财务核算系统、业务系统、银行系统贯穿，实现资金管理的无缝对接，涵盖账户管理、资金计划管理、银企直联、票证管理、资金监控、现金流预测等功能，通过强大的资金管理能力，从而为节约高效的财务管理提供保障。

四、影像管理系统

影像管理系统可为财务共享服务提供强有力的支撑，充分解决票据实物流转、原始凭证调阅、异地处理、业务处理分工和效率的问题。

1.影像采集模块：主要包括影像扫描、条码识别和文件分组三个功能，它将纸质票据按页扫描传入系统，并通过条码将其区别为单份单据。

2.影像传输模块：可通过即时上传或定时上传方式，将影像上传至服务器。

3.业务处理模块：对影像系统中的业务处理进行辅助支持，主要包括任务分配和业务处理两个主要部分。

4.信息调用模块：主要包括经授权的影像调用与数据调用。

信息技术和网络条件的发展使得图片信息的采集与传输不再成为问题，影像管理系统将成为财务共享服务中心的核心技术工具。

五、电子档案系统

电子档案系统以影像技术为支撑，以ERP系统为基础，进一步与网络报销系统、人力资源系统、工程管理系统、供应链管理系统等其他信息系统进行集成，解决企业内部会计数据系统之间信息孤立的问题，提升了企业会计数据加工的自动化水平，电子档案系统的应用很大程度上提升了企业会计信息同外部环境的集成水平。

电子档案系统可完成电子资料和实物资料的自动匹配，实现与会计凭证匹配的电子资料和实物会计档案的统一管理、会计档案调阅、审计的无纸化、实物档案的库房精确管理等，以利于全面信息化的推动。

综上所述，变革现有的财务管理模式，采用创新的信息系统来推动财务共享模式以满足公司对财务管理精细化的要求，已成为大势所趋。