文书档案管理工作方法

徐万杰

[关键词]

文书档案是国家机关、社会团体、企事业单位（以下简称：“单位”）在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。所以，我在本文中将上述文件类档案称之为“文书档案”。在实践工作中，也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。本文就文书档案的管理问题谈一谈自己的看法。

文书档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要依据。科学规范的文书档案管理，是衡量一个单位管理水平的重要标尺。文书档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，为制定长远规划，确定发展方向提供科学依据。文书档案管理工作的好坏，直接涉及以下两个方面的问题。一是可以给单位高层管理人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；二是有利于社会各方肯定成绩，与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。本人在长期的文书档案管理工作中，积累了一些经验和工作体会，即“三个严格三个实和一个善于”工作管理法，与各位同仁商榷，不当之处，敬请批驳。

一、公文处理要规范、标准，严格制作文书，扎实把好公文形成关

文书档案一般是完成公文处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础，也是前提和条件。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我单位就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下四个方面：

1.文种使用不当，文体格式分不清。主要是存在请示、报告不分；一文请示多件事情：生造文种或不规范使用红头文件等。

2.附件标识混乱，摸不着头脑。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序混乱。

3.公文主题词不准确，不利于检索查找。一是有的文件不能客观正确的反映主题，词不达意，检不出主题。二是针对文章的核心部位，没有标注出来。即：重点不突出。三是核心概念提炼的不准确，从主题词中看不出中心思想和主要表达的内容，含糊其辞。

二、文书档案归档前，嚴格把好整理、筛选程序，切实从公文的评估分类做起

公文形成后，经过一段时间的归整处理。待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员要有发展的眼光和敏锐的洞察力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。实践工作中。我们应该掌握文书档案的分类方法和原则。

1.分类方法。一是保管期限年度分类法。即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。二是保管期限年度问题分类法。即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按问题分类。三是问题年度保管期限分类法。即先将归档文件按问题分类。每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分。四是年度保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。五是年度组织机构保管期限分类法。此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。

2.分类原则。档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性和历史性的原则。要做好该项工作，我们通过细致的工作和耐心的筛选。最后整理成册。具体的工作我们可以从以下三个方面进行：

（1）要对档案工作有一个高度的认识。我们要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续。避免重复立卷。使文书工作流程更加科学化、合理化、标准化。

（2）要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度。使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《黑龙江省档案管理条例》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件。对每一份文件做出科学的评估。

三、文书档案归档要从平时做起、严格做到及时、完整，着实做好收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料。发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回。以避免长时间留在他处而遗失。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时，档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料。如：大事记、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

综上所述，文书档案管理工作具有很强的挑战性，需要我们每一位档案工作人员要严格要求自己，实实在在做好每一项工作。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。我深信。只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能够促进档案管理规范化、科学化发展，从而为文书档案管理工作提供更多更好的信息资源。