智换人力资源供应商

高唯一

空降高管大换血

元旦过后，M公司突然发生人事变动，人力资源部“空降”来一位新总监方总，负责掌管人力资源部的一切事宜。

高层变动可谓牵一发而动全身。别的不说，仅人力资源供应商这块业务就要随之发生改变。果不其然，方总在首次参加公司高层会议时就提出，必須更换人力资源代理供应商，引进新的人力资源代理供应商，打破目前供应商一家独大的局面，并对供应商进行统一考核，从甲方的角度加强对供应商的把控，督促供应商改进服务质量，提高员工满意度，并要求三个月之内完成供应商的平稳转换。

方总的话掷地有声，但人力资源供应商转换可不是小事儿。从员工的角度来说，这可是“换用人单位”，涉及社保、公积金的转移接续等问题。尤其M公司的业务遍布全国，覆盖两百多个城市，涉及上万人，如此大的体量，城市覆盖范围如此广泛，人力资源代理供应商的更换对公司来说无疑是一个巨大的挑战。事情虽然棘手，但是M公司目前在人力资源代理供应商方面确实需要引进新鲜血液。

制订了初步的规划后，人力资源部联合采购部门开始着手新供应商的招标准备，甄选工作拉开了序幕。

预估风险

由于M公司覆盖城市诸多，且对社保和公积金属地化缴纳有着诸多要求，小型人力资源供应商根本无法承担相关业务，因此，M公司从供应商的报价、服务项目、覆盖城市、付款条件等多个角度，通过人力资源、采购、法务、监察、财务等各部门的投票，最终选出了两家规模较大、业务能力较强的本地供应商：L公司和W公司。

M公司将L作为首选。双方就合同条款等一应事项进行商谈。谈妥之后，L供应商却对预付款提出新的要求。L供应商的服务对象主要有两个来源：一是其所覆盖城市当月新增的新入职员工，另一部分是M公司从原供应商处转移过来的人员。M公司基本上每个月的新增员工数量相对稳定，因此在支付供应商款项时采用了预付款的方式，比如，本月支付的是次月的员工社保和公积金费用，等到当月的月底时，再重新核对账单，多退少补。这本是企业与人力资源供应商合作时的常规操作，然而由于供应商临时转换，就有可能造成一个月内突然有大规模的人员新增情况，而M公司与L供应商在合同谈判时约定的预付款方式仍然是按照业务正常发展，且人员增长相对平稳的数量来进行预估的，并没有把供应商转移之初这几个月的特殊情况考虑进去。M公司建议在下月底核对账单时多退少补一次付清，但供应商L认为这样处理他们要承担的风险太大。由于M公司的预付款需要提前打报告申请，且第一笔预付款已经获得批复，双方的合同也通过各种流程审批签订完毕。在这种情况下，L供应商突然提出，M公司的新增员工如果不额外申请预付款，就不操作这批员工的业务。双方在这一细节上最终没能达成一致，不得不中途取消了合作。

此后，在投标时排名第二的W供应商顺理成章地成为M公司新的候选供应商，其销售总监接到邀请，立即组织团队前往M公司洽谈合作事宜。有了之前的教训，M公司在事前就把所有细节都一一考虑进去，尤其是预付款事项，M公司专门对转移前期的特殊情况做出说明。在处理时，转移前期的预付款除了新入职公司的新增员工费用外，对于每个月预计转移人数的社保、公积金费用也进行了预估，两部分费用累计后作为当月的总预付款，月底核对账单后再多退少补。

细节处理

其实企业无论是刚刚与供应商合作，还是供应商转换，都要从以下几个角度去考虑和分析问题。

●明确城市，协调供应商分公司和协方比例

因全国各地的工伤办理等政策对属地化缴纳社保有一定要求，因此，企业首先要了解人力资源服务供应商对公司业务涉及城市网点的覆盖率。笔者建议，先梳理出公司业务涉及的城市，根据城市分布情况来选择供应商。一般省会城市的供应商都有自己的分公司，但是四、五线城市的供应商则因为人少且成本偏高而选择其他协方单位，供应商往往会建议企业“曲线救国”，在相邻的城市为员工缴纳社保。但是，目前社保并未实现全国联网，很多地区的工伤不认可异地工作的情况，员工也不能在当地使用医保卡，所以不建议异地缴纳社保。关于这一点，企业要事先与供应商明确，如果供应商在企业下设网点所在城市没有办事处，就要请求供应商到该城市增加协办方。

供应商直属分公司相对下游协方公司在把控力度和规范程度上要高很多。所以，供应商直属分公司数量多，还是下游协方公司数量多，也从侧面反映了供应商的资质和实力。企业在选择供应商时应关注供应商的分公司和协方数量比例。

●延长招退工时间节点，实现企业收益最大化

供应商的招退工时间节点，即接到甲方增减员通知后，社保、公积金增减操作的实际时间点。一般供应商办理业务的时间节点都是在当地社保局规定时间之前的。减员节点对公司的成本影响很大，虽然不能完全与官方时间点统一，但是供应商的减员节点越晚，企业可报送减员的人数就越多，这样在合理的范围内可以最大程度地降低企业成本。增员对时间点的控制影响员工社保的连续性和公司可能承担的风险，如果错过时间点没有为员工缴纳社保，当月不幸又发生了工伤，涉及的费用就要企业自己承担。所以，人力资源供应商转移后，甲方公司应对供应商招退工时间节点逐一核对，保证供应商办理业务的时间节点与社保局要求的时间相近，至少控制在7天以内的合理范围，间隔越长，风险越大。

●选择合适的供应商客服，建立供应商考核机制

供应商和企业对接的客服人员是后续工作的一个重要角色。企业在确定与供应商合作后，一定要与客服人员多沟通，看其思路是否清晰，沟通是否顺畅，否则后续工作很难顺利开展。

一些大型企业对供应商服务考核还是比较严格的。比如，拿出供应商服务费的一定比例作为考核部分，同时和供应商针对服务内容确定具体的交付内容，针对不同的服务项目设定不同的考核标准。因为存在考核机制，供应商对于日常服务会更加重视，对接过程中存在任何问题都会及时反馈，同时也有利于多个供应商的横向比较，进而使得企业掌握更多的主动权。

●确定账单及付款周期，商榷各项实操细节

因更换供应商带来的人员转移，最重要的就是保证人员平稳过渡，不要造成大规模的员工社保、公积金断缴。但是，由于每个城市有各自的特点，有些城市会出现员工社保、公积金断缴的情况，对此，企业一定要就转移方案与供应商沟通清楚，这不仅仅是企业和供应商的事情，还涉及人员转移前后两家供应商之间的沟通，企业只能起到一个调节的作用。特殊的地方政策因素给员工造成的影响，对于有买房、办理居住证、医疗保险需求的员工都会产生很大影响，对三期及工伤员工建议不做供应商转移。不同城市的人员转移，不同供应商对人员资料的要求也不尽相同，如何简化资料，优化工作流程，需要企业和供应商在合作前期充分沟通。

新供应商在制订人员转移方案的时候，企业能够得到原供应商提供服务的供应商（协方）明细，那么对新供应商而言，如果与原供应商存在相同的协方公司，那么这部分协方公司的员工转移可以做到整体切割，快速而无风险，这部分人员也应该作为第一部分优先转移人员。

不同供应商之间的人员转移，應该注意社保和公积金的基数以及比例。如转移地区正在收集或者调整社保、公积金基数，可暂停或延后该地区的转移事宜，或者向新供应商直接报送调整后的社保、公积金基数。此外，如当地有多个公积金比例的话，不同供应商在公积金账户开户过程中可以自由选择不同的公积金比例，因此，转移时要注意新旧供应商对员工公积金的缴存比例是否一致，妥善处理公积金比例差异。

●协办各地生育津贴、工伤、退休、监察等诸多事宜，商讨残障金的支付规则

企业在甄选供应商的沟通阶段就要明确其职责，尤其是协助办理工伤和员工退休事宜。因国家政策和供应商资质问题，大多数供应商无法为临退休员工缴纳社保，这些特殊情况需要与供应商提前确认，以免损害员工利益。

此外，还需要和供应商明确是否可以协助办理员工工伤事宜，尤其非属地化缴纳社保的员工发生的工伤。另外，到了年底，一些城市的监察部门会对企业人力资源数据进行相关审核，供应商能否协助企业并给予一定的支持和配合也非常重要。

某些城市的供应商除了按月收取服务费外，还会收取一定数额的残障金费用。有的城市按月收取，有的城市按年收取，有的城市有免缴政策。对于M公司这样万人规模的大企业来说，每年的残障金也是百万级的，因此企业有必要查询各地残障金政策，并与供应商商定出妥当的支付方式。

基本上，供应商的甄选或是转移中遇到的问题，都可以一一破解，按照转移方案配合实操对接，分阶段、分批次有条不紊地进行人员转移。

责编/张晓莉