企业档案管理困惑及思考

崔敏

[关键词]企业档案管理;必要性;问题与对策

档案管理工作水平的高低决定了档案服务的质量，因此档案管理发挥着重要的作用。随着社会的发展，各行各业的档案管理工作越来越纷繁复杂，传统的档案管理已经滞后，难以适应形势的发展，企业的档案管理工作也是如此。对于企业来说，档案管理作为基础性工作，客观、真实地记录了企业的生产、经营、管理等活动，对企业的可持续发展意义重大。因此，探究企业档案管理，对其中出现的问题采取有效的措施，对提升企业档案管理的水平，促进企业的发展起到了关键性作用。

一、企业档案的概述

企业档案具有一定的保存价值，通过文字、视频、音频等载体将企业在改革与发展的过程中各个方面的活动客观、真实地记录下来，主要包括生产、经营、管理等环节，是企业的重要的信息资源，对企业的健康发展具有重要的意义。如果没有企业档案，企业的生产、经营、管理都会受影响。因此，企业将档案管理纳入日常工作体系，使之成为企业管理中一项基础性的工作。

二、加强企业档案管理的必要性

企业档案为企业持续、健康的发展提供了保证，为企业重大战略决策的制定与实施提供了可靠的参考依据，同时它还是企业文化厚重的积淀.做好档案工作，对于企业的发展有着重要的作用。首先，能够使企业的整体管理水平得到提升。档案直接记录的是企业开展的各项工作、各种活动，通过档案可以对各项活动进行有效的监督，经过分析利弊更利于为企业的管理，从而提升企业的整体管理水平。其次，加强企业档案的管理既是白身发展的需要，也是时代发展的需要。随着时代的进步，先进技术得以广泛应用，尤其是信息技术，更是在各行各业发挥着重要的作用，档案管理信息化已成为必然趋势。企业原有的档案管理模式，已经滞后于企业发展的步伐，使档案的价值得不到充分的体现，主要体现在档案信息资源利用率不高，企业档案管理涉及的范围比较广，繁琐复杂，利用信息化手段进行管理，可以使工作更加规范、严格，还有效实现了资源共享，使之积极主动地为企业开展的各项工作提供服务，不仅利于工作的开展，还促进了企业的发展。

三、企业档案管理工作存在的主要问题

1.重视程度不够，缺乏先进的档案管理意识。企业为了在竞争中获得优势，对企业的生产、经营投入的资金比较充足，而忽视了档案管理工作，档案意识认识比较浅薄，导致档案工作重保管轻利用，在企业中没有充分发挥档案资料的作用，结果造成大量信息资源处于闲置状态。其次，重形式轻内容现象突出，多数情况主要是为了应付上级检查，忽略了对于信息、文件的收集、归档工作，冉加上人员流动性大，档案管理交接工作不到位，造成很多文件資料、技术资料丢失、流失现象，不利于工作。

2.档案管理的方式方法有待于改进。随着企业的不断发展，档案工作内容不断细化，数量急剧增长，传统的档案管理已经滞后，如果企业一味停留在老路上，不仅提高不了工作效率，甚至给管理部门增加了负担，不利于档案价值最大化的实现。很多企业档案的整理、归档r作，仍以手工方式为主，面对大量的工作，只能望档案而兴叹，劳动强度增加了，工作效率得不到提升，在使用时检索慢、查准率低，虽然有些企业配置了现代化管理设备，但由于人员素质、系统单一等问题，缺乏综合处理技术能力。

3.档案管理制度不完善，工作不规范。在很多企业，对于档案管理缺乏明确的制度，致使档案工作不够规范。主要表现在职责不够明确，在工作中做事推诿，使很多有价值的资料不能及时归档、或使档案破损严重，丧失了其价值与功能，这对企业来说造成的损失较大。

4.企业档案管理人员专业素质不够高。缺少专业的管理人员也是目前企业档案管理水平低的一个重要原凶。一方面从事档案管理的工作人员年龄比较大，接受新鲜事物慢，知识老化严重，对计算机技术掌握不熟练，不能为档案管理的实际工作带来有益的帮助。其次，档案人员身兼多职的，精力和时间上难以保证，达不到新形势下企业对档案工作的需要。

四、提高企业档案管理水平的对策

1.提高认识，强化档案管理意识。企业上下应该达成共识，达成一致意见，充分认识到档案管理对企业发展的重要性，虽然档案管理不会直接产生经济效益的，但档案管理可以为企业的其他工作提供便利，促进其创造效益，具有明显的帮助作用，所以企业要通过多种形式加强宣传，为提高档案管理水平奠定坚实的思想基础，把档案管理工作作为企业的一项基础性工作来抓，使档案管理工作高效、实效、有效，做好企业档案管理工作，推动企业发展。另外，鼓励企业在做出重大决策前多参考相关历史档案材料，制定合理正确的发展策略。

2.深化档案改革，升级管理方式。将信息技术引入档案管理中，实现档案管理的信息化，已经成为发展的必然趋势。企业也应该与时俱进，大力引进先进设备和技术，支持档案管理工作。不断更新管理系统，让档案管理工作更加实用、更加人性化。存储和快速检索有机结合，不仅信息检索的流程更简便了，提高了准确性，还能够提高档案的利用率，实现资源共享。简便的操作，既省力又快捷，给工作提供便利的同时，工作效率大大提高。企业应该尽快实现企业信息化与档案现代化的同步发展，使企业档案管理工作不再是一个口号，而且真正做到为企业做事，为企业着想，让企业享受到更多的权益。

3.加强档案人员素质的提高。随着档案现代化管理逐步的深入，对档案工作人员提出了较高的要求，人才是提高档案管理工作效率的主要因素，高素质、复合型人才才能适应档案现代化管理的需求。不仅熟悉档案专业知识，还要努力掌握计算机技术、网络技术等，以适应档案管理工作的新要求。企业要加强业务培训，提高人员的业务能力，从而提高工作人员的整体素质，其次，通过培训，让档案工作人员深入了解形势，使档案管理工作适应形势发展的需要，促进档案资源的开发和利用。另外，提升档案管理人员的责任感，提高工作自觉性，工作中遇到的困难及时想办法解决，在实际行动中做好档案工作。

4.健全档案管理制度。企业应积极完善、健全档案管理制度，在工作中做到有章可循，有法可依，使档案管理更加规范、更加科学，进一步加大应用力度。结合企业自身的实际情况，通过制定奖惩制度等，调动工作人员的积极性，激发每个人的工作能力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作充满活力和创新，进一步提高档案的服务功能和利用率。