信息化在档案管理中的应用

曲伟达

【摘要】随着中国的快速发展，档案管理是必不可少的一项工作。无论是人事档案管理还是行政档案管理财于各部门来说都是很重要的。以前行政部门在进行行政档案的归档时都会采用手写的方式，但是随着科技的不断发展以及行政档案的不断增多，各部门档案管理信息化技术的应用也越来越普遍了。

【关键词】行政部门 行政档案 信息化管理

引言

随着我国互联网科技的不断发展，电子信息化和我们走的越来越近，我们都知道行政部门是我国核心力量，在行政部门内部当中，有很多行政档案是需要管理的。按照老旧的方法，行政档案应该是由相关行政人员进行档案的管理，书写档案编号，把档案放到档案盒中去保管。但是随着信息化的不断发展，电子档案系统已经越来越普遍。本文笔者主要谈一下在行政部门当中行政档案管理信息化的应用。

一、行政档案的现状

1、管理手段不够先进

现阶段的档案管理基本上都是采用手写的方式，信息化档案管理的方式还没有完全普遍，而且在行政部门当中，某些管理人员长久习惯性的档案管理方式就是装订成卷、编号、存档等内容，这种管理方式管理档案虽然足够保密以及安全，但是在查阅档案的时候会非常不方便，给档案管理人员造成很多困难，其需要翻阅一系列的自录才能找到档案在哪个档案柜中的哪个位置，所以现阶段的档案管理手段还不够先进。

2、行政档案管理过程中保密意识不强

在信息化的档案管理系统当中，许多行政部门将某些涉密的文件和不涉密的文件混装在一起，这样的行为很容易造成泄密；一旦互联网计算机或者内部计算机被攻击，里面的涉密档案就很容易被窃取，存在安全隐患。

3、部门现有的档案管理方法利用率不高

现阶段，许多部门都建立了自己的档案管理办法，但是实际遵循档案管理办法去管理档案的却很少，这就造成了很多部门档案管理混乱，档案管理办法形同虚设，这样对于部门的管理来说是十分不利的。

二、在行政部门档案管理中信息化的应用

1、计算机档案管理系统的应用

现如今，在部分的行政部门当中已经建立了自己部门的档案管理系统，档案管理人员将不涉密的行政档案扫描到计算机中，上传至档案管理系统，同时给此档案进行编号排序，建立查询索引，再将原纸质档案进行编号排序放入到档案盒当中，保存在档案柜中即可。如果相关人员需要查阅档案，仅仅在电脑上输入想要查询档案的名称，采用关键词模糊搜索，便可以在电脑上显示出其档案的扫描件，如果需要的话，通过打印机打印出来即可。这样的操作方式方便了档案的整体管理，也提高了查阅档案的效率。

2、涉密档案的信息化管理应用

我们都知道在行政部门当中保密是十分重要的。所以涉密文件的管理也是行政部门档案管理的一个重点，现阶段，行政部门档案库房基本都配备了涉密计算机，将单机版的涉密档案管理系统建立在涉密计算机上，再将某些涉密文，扫描后上传到涉密计算机的涉密档案管理系统中。涉密计算机是有开机密码的，有些有条件的部门甚至采用了指纹虹膜等登录方式，同时涉密计算机的档案管理系统是需要加密锁的，基本上需要双重认证才能够打开涉密计算机查看涉密档案。

3、档案自动化扫描技术的应用

现阶段某些行政部门采用的是自动一体化扫描仪，只需将档案放到扫描仪上，100页的档案基本上能在一分钟之内扫描进系统，非常方便，快捷，为档案管理人员，档案的录人提供了便利条件。

三、行政部门行政档案管理信息化的发展趋势

1、档案整理機器人的应用

在现阶段的档案管理中，电子档案是由人工进行扫描上传到档案系统的，但是纸质的档案是需要存放到档案盒当中，随后放入到档案库房。所以将纸质档案放到档案盒当中再放入到档案库房是需要一定的人力的，根据未来的发展趋势，这些操作在今后全部都能由机器人进行代替，档案整理机器人会帮助档案管理人员整理档案，自动编号、自动装订、自动放到档案盒当中，随后传送带自动将档案盒运送到相应的档案柜中。

2、档案共享的应用

在现阶段行政部门的档案管理中，基本模式是档案管理人员每年进行档案的回收和归档，随后录人档案系统，如果有需要查阅档案的人员，其应该填写相关手续，到档案库房去查阅，工作人员帮你进行检索，随后查询到电子档案，进行查看或者打印。但是如果行政部门涉及到全国各个地市，其它地市的人员想查阅总公司的相关档案时，还需要到总公司去查阅，这就耗费了人力和物力。所以档案共享是今后的发展趋势，部门建立全国化的档案管理系统，其能够在全国各地联网进行查看，这样一来，不仅能对行政部门的人力物力进行节约，而且方便了行政部门的员工进行档案的查询。

3、培养高科技档案管理人才

我们都知道档案管理离不开档案管理员，这就需要其掌握大量的档案管理知识，同时还要足浪随时代的潮流，了解最新的档案管理技术，通过自身的不断学习、不断提高自己部门当中的档案管理效率。对于行政部门来说，应该加大资金的投入，举办一系列的培训来从理论上提升这支档案管理队伍的整体水平，只有这支队伍整体水平有所提高，公司的整体管理才会更上一层楼。

四、结束语

在本文当中，笔者介绍了行政部门行政档案信息化管理的相关内容。其实在未来，档案管理会越来越现代化、科技化，但是对于行政部门来讲，光靠信息化的行政档案管理是完全不够的，文中笔者也提到了，在今后不仅要提高档案管理的信息化，更重要的是培养高科技档案管理人才，二者兼顾才能让行政部门的档案管理有序进行，才会让部门的发展越来越好。

参考文献：

[1]林晓芳.新时期事业单位档案管理创新思路的探讨[J].农场经济管理，2018，（03）：57-60.

[2]王蕾，王琦.浅谈部门档案标准化及信息化管理[J].中国盐亚，2012（07）：55