疾控中心档案工作发展思路探析

文/福建省南平市疾病预防控制中心 吴琳娟

疾控中心在我国疾病预防控制以及创造健康的环境等方面起着重要的作用。而各个地区的疾病控制中心所保管的档案资料是疾病控制中心工作的基本保障。这些档案资料数量非常庞大，但也非常的珍贵。随着现如今公共卫生事件越来越多，疾控中心档案发展工作越来越受到政府的重视。如果档案管理模式不合理，档案资料保存不完善，将影响中心工作的正常开展。由于我们国家的档案管理工作开始得比较晚，有些本身不够发达的地区在设备、人才等方面都不够完善，所以在管理档案的时候往往存在着一些漏洞和问题。这些漏洞和问题如果不及时解决，就会阻碍档案管理工作的信息化和现代化进程。

一、疾控中心档案工作信息化的意义

首先，档案工作信息化之后就可以达到一次性输入，多次性输出的目的。可以大大减少再次取出档案时信息加工的时间，增强了档案信息的时效性。疾控中心传统的档案管理方式大都是档案实体文件的管理，这就需要档案管理人员亲手收集、整理、管理再提供给单位使用。这种纯手工的工作方式往往工作量巨大，效率低下，必然费时费力。在档案管理实现信息化之后，档案管理的自动化、实时化、网络化也更多地被体现出来。最方便的一点就是：档案数据在录入一次之后，就可以随时反复地利用，实时性很强。此外，由于信息化文件的特点，这些档案数据还能方便地在档案管理部门之间实现快速共享。其次，档案的使用频率是非常高的，在工作过程中，相关人员的档案信息会经常被查询并使用。如果采用传统的纸质文档来记载档案，纸质载体将不堪重负。但如果将档案信息化以后，相关人员的信息可以通过计算机从数据库中直接获取，如此一来，就不会对原始档案造成磨损，对保护档案有好处。

二、疾控中心档案管理存在的问题

尽管档案管理信息化之后会对疾控中心工作人员的工作效率带来极大的方便，但档案管理过程中所面临的问题我们也必须要面对。这些问题主要包括以下几个方面：

（一）档案管理的意识比较薄弱。档案管理工作不仅非常复杂，而且非常繁琐。这就要求工作人员能够静下心来，心无旁骛，默默付出，专心致志地做好每一项基础工作，做到每天必须完成当天的任务。毕竟疾控中心在是为广大人民群众提供卫生防疫服务，是一个大公无私的机构，更是公益性机构。换句话说，就算其档案管理工作做得再好再优秀，也无法创造太大的社会效益和经济效益。没有了利益的驱使，工作人员的工作积极性自然就不会太高。相关部门也就不够重视这一项工作，不会设置专门的档案管理部门，忽略了档案管理专业人才的重要性。容易导致档案管理的不合理，进而导致档案破损甚至遗失。

（二）档案管理机制不完善。疾控中心的档案管理中一直都存在着管理机制不完善的情况。比如档案归档不及时，业务档案存放在业务科室，没有归档到中心档案室。也没有按照科室细化档案分类，笼统地将所有业务档案归结为综合类。这就导致了档案不能被充分利用，降低了档案使用的时效性。每次使用档案之前都要花大量的时间和人力去寻找档案。大大降低了档案管理发挥的作用。当使用信息技术管理电子档案时，因为信息化技术还不够成熟，很多电子档案容易出现损坏，导致无法被利用。

（三）信息数据库建设落后。档案信息化建设的基础之一就是数据库建设。然而在录入档案的时候，有些工作人员为了加快录入速度而仅仅录入了基本信息。如此一来，就会导致信息数据库不完善，在之后对档案进行筛选和管理的时候，会由于部分信息不存在而导致无法筛选和管理档案。

（四）管理模式落后。由于对档案的操作都是人工进行的，不仅效率低下，而且还很容易发生录错的情况；档案流动和传递起来相对而言比较麻烦，部门内部和部门之间的档案流通机制不够便捷；档案更新不够及时，很多人的档案资料仍旧停留在好几年前的状态。这给工作带来了极大的不便。

（五）档案信息安全工作不足。由于档案涉及人员的隐私和各项个人资料，因此对档案管理的安全性会比较高。然而目前我国疾控中心的档案安全工作还不够完善，对于档案数据的备份也不够及时，信息化系统也存在安全漏洞。档案系统如果被黑客攻击导致档案外泄，其造成的影响将是难以想象的。

三、疾控中心档案工作问题的应对措施

（一）增强对档案管理的重视程度。这一工作的首要任务是要对领导部门的人员灌输“档案管理工作很重要”这一思想，让他们充分了解到档案管理对疾控中心工作起着重要作用。此外，政府还应该为档案管理部门提供适当的财力和人力资源，多在集体会议上强调档案管理工作的重要作用。使档案管理部门在各部门之中树立自己的威信。

（二）改进疾控中心档案工作的管理模式。随着信息技术的不断发展，传统的管理档案方法已经无法满足现在档案管理的需求了。因为随着社会的不断发展，需要管理的档案数据越来越多。所以，信息化档案管理工作是非常必要的。若想要实现档案管理工作的信息化，务必要寻找到一套新的管理模式来适应信息化。应该在档案管理工作中引进优秀的管理设备和先进的管理思维，进而建立起一套以信息技术为中心的智能管理模式。

（三）培养相关工作人员的素质。上文介绍了档案管理工作的重要性，那么为档案管理部门培养合适的管理人员是非常必要的。多安排档案管理人员进行相关的管理经验的学习，并全面提高他们的素质和管理能力，还可以适当地从社会上招聘管理人才。上级领导应该结合实际情况，适当改善档案管理人才的待遇和福利，为他们提供升职加薪的机会，令他们感受到自己工作的重大意义。只有这样，才能提升他们工作的积极性。

（四）强化档案管理的法律法规。档案管理部门需要制定出档案信息化的规章制度。然后建立档案信息化标准。包括档案录入时应具体包含哪些信息，规定内的信息一条都不能少录。还要规定信息多久更新录用一次等等，各方面的标准都应落到实处。

四、小结

本文首先介绍了疾控中心档案工作信息化的意义，介绍了信息化对疾控中心档案工作的重要作用。然后，描述了疾控中心档案管理中存在的问题，我们需要探讨相关的措施来解决或减缓这些问题。最后，针对疾控中心档案管理中存在的问题提出了一些具有针对性的应对措施，提供了一些解决这类问题的方向。疾控中心是国家行政机关中非常重要的一部分，它通过预防和控制疾病、残疾等伤害，来达到创造健康环境、加强社会稳定、保证国家安全的目的。总之，疾控中心的档案管理工作是非常有意义的，也是非常必要的。