大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究

文/西部矿业集团有限公司 米月琴

一、引言

在信息化的环境下，文书档案管理工作运用计算机和信息技术，将档案资源予以长久的保存，同时还可以更好、更多地保证资源的完整性和真实性，并以其便捷性不断地延伸档案发展空间、查阅方式，拓展其发展方向。然而，很多事物的转变都需要一个探索和实践过程，并不是一蹴而就的，因此，在大数据环境下，文书档案的管理与利用在具体的操作中，还有很多的细节问题需要注意和解决。因此面对复杂的社会环境，企业只有从思想上转变档案管理理念，从模式上创新管理内容和方式，才能发挥主观能动性，将档案管理工作全面融入市场经济当中，与时代接轨。

二、大数据环境与企业文书档案信息化管理

（一）大数据是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。因此实质上它就是运用信息技术处理数据信息的一种形式。当今社会数据是一种生产因素，已经逐渐深入到了社会中的各行各业，人们对这些数据的需求不论是数量上还是种类上都逐渐增大。通常来讲，对数据的掌控并不单纯指的是它的来源，重要的是在来源的基础上对具有利用价值的数据进行处理和加工，从中发掘潜存的附加价值。从最初的实体物质到当前运用网络技术的数字、数据交易，都说明数据在现实生活中无处不在。而互联网则成了直接载体，这个环境和趋势就是大数据环境。

（二）企业文书档案是企业在各项管理活动中直接形成的具有一定保存价值的信息记录。包括了工作记录、人员资料、业务往来信息数据等人事和财务方面的事项，表现形式大多是图片、表格、文字、录像或音频等。对一些具有重要价值、有必要保存的信息资料进行整理、审核，然后留存起来以备随时查阅和利用，这就形成了档案。而在信息化时代，企业可以利用先进的信息技术和现代化的管理手段，将这些档案资料进行整理、排列、储存、传达、查阅、开发和利用，让这些资料通过网络载体从形式上向数字化和信息化转化，既能够提高档案资料的利用率，也能为用户提供更为便利的服务。

三、大数据环境下企业文书档案信息化管理的具体内容

（一）数字化管理。大数据环境下，档案已经不再用传统的纸质形式来记录和保存了，而是利用了网络技术和计算机技术，将这些信息资料等转化为数字形式，作为电子档案予以管理。相对于传统模式而言，管理人员的工作强度有了很大的缩减，但储存的数据却是越来越多且井然有序，同时也极大地节省了企业的经营成本。因此在整个的管理过程中，管理人员只需要根据相应的数字去准确地选择恰当的资料，而不是在众多的资料中逐一核实和审查。企业文书档案作为大数据中最重要的组成部分之一，是大数据环境下档案信息化管理和建设的重要内容。

（二）网络化管理。对经过数字转化过的档案资料的管理还需要利用庞大的网络平台，通过处于联网状态的计算机来进行全方位的管理。那么这些已经联网处理过的数据资料可以打破时间和空间的限制，让用户随时随地地进行查阅和利用。同时档案资料在处理的过程中，管理人员可以对档案信息进行详细的分类，用户只要在管理系统的网络平台上输入需要查找的检索内容，检索引擎就会自发检索，这对于实现网络查询便捷化、信息资源共享化利用都十分重要。

四、大数据环境下企业文书档案的信息化利用

从企业文书档案的含义中可以得知它所囊括的范围涉及的都是企业的一些机密性活动所产生的一些资料，像人力资源管理为企业提供人才基础、财务管理为企业提供经营成果等。它不仅能够反映出企业生产与经营的价值，也为企业的发展保存了宝贵的经验和财富。因此文书档案信息化的利用可以为企业、为用户提供更多、更全面的档案资源服务，并根据使用群体的不同需求提供不同的功能服务。只要有网络存在，用户可以随时下载、查询，增加用户对企业文化、产品的认知和了解，同时还能对某个档案进行实时跟踪服务，从而将开放性的服务优势完全地展现在了用户的面前，进而提高用户的体验和满意度，实现档案资料的价值。

五、结语

经济全球化给我国经济带来了更为广阔的发展空间，信息化建设也已然成了经济结构中的重要活动内容。而财务管理关乎整个企业的发展和经营，对其进行信息化建设也是企业自身发展的内在需求，更是时代发展的必然趋势。因此企业要从自身做起，转变思想，积极创新，构建优质管理团队，实现财务管理的信息化建设。