项目档案在重大工程项目建设中的作用探析

文/中交第三航务工程勘察设计院有限公司 吴晶

随着我国现代化建设进程的快速推进，我国重大工程项目建设取得了长足发展。记录重大工程项目建设从立项到竣工全过程的文字、图表、照片、录像等重大工程项目档案的数量呈指数增长，其在建设中的作用也开始逐渐显现。然而，由于各方面的原因，在当前重大工程项目建设中，人们的档案意识还不高，对项目档案的作用重视度还不够，从而导致了重大工程项目档案管理中还存在着不少问题，这在某种程度上反过来制约了重大工程项目建设事业的进一步发展。在此背景下，分析探讨项目档案在重大工程项目建设中的作用，具有重要的现实意义。

一、为重大工程项目建设的顺利开展提供有力支撑

（一）项目档案是建设单位和各参建单位进行各阶段重大工程项目建设的合法凭证。按照国家政策规定，国家重大工程项目在立项、勘察设计、施工建设等阶段必须要取得审批手续、证件、文件等方可进行。在项目立项之前，要得到政府相关部门的项目建议批复、可行性研究报告批复等，项目才能立项；在项目勘察设计前，取得城市规划主管部门下发的规划设计条件通知书，项目才能进行勘察设计。这些在重大工程项目建设各阶段形成的文件无疑是项目档案的重要组成部分，具有法律效力，是建设单位和各参建单位进行各阶段工程建设的合法凭证。

（二）项目档案是重大工程项目建设的依据。工程立项的资料是整个项目进行决策、审批、确立过程的原始记录，是项目经费落实和项目具体开展的最终依据；岸线的地质结构、自然地质现象和天然建筑材料等进行的勘察和测量数据，是项目设计施工的依据。这些依据性文件是重大工程项目建设不断推进的产物，也为保证重大工程项目建设顺利开展提供了有力支撑。

二、为重大工程项目建设的质量控制提供重要途径

“建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有人、材料、机械、方法和环境五大方面。”档案工作人员是项目开展过程中的重要专业技术人员，在档案资料的质量控制中发挥最为关键的作用；所有与材料有关的证明资料，如出厂合格证、等级证明、检测证明等都是确保项目建设质量的基础；机械设备使用的规范性和调度的合理性，以及管理的科学性，都关系着工程项目建设的质量；记录现场施工方法、技艺、手段和规范等日志资料，对于确保工程项目质量和水平也起到一定的作用；工程项目建设中的环境的评估、变化记录等都会通过项目的文字、照片、录像等档案资料体现出来，在一定程度上也可以反映出一项工程项目的质量。上述几个方面的资料都在项目档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开项目档案管理。因此，项目档案为重大工程项目建设的质量控制提供了重要的途径。

三、为界定各单位权责与处理工程纠纷提供法律凭证

在重大工程项目建设中，难免会出现一些质量、工期等争议纠纷的问题，甚至会出现工程事故，此时，项目档案就成了这些问题和事故解决的法律依据。当工程项目的质量出现问题时，需及时进行检查和分析，在这一过程中，工程建设过程中的档案资料如地质勘测文件、施工质量记录、材料试验数据文件、监理日志中的原始记录都可能会体现与事故发生相关的内容，同时，由于这些档案资料都是工程项目建设过程中的原始记录，具有凭证价值，可作为法律评判的依据。因此，通过对这些档案资料进行认真细致的分析和查找，有助于查找出事故发生源头和起因，并根据分析结果明确责任，追究相关方的责任，并在事后制定出切实可行的处理措施，使工程事故得以落实并解决。

四、为重大工程项目建设的安全管理提供重要保障和教育素材

重大工程项目建设中产生的用料检测报告单、构配件报验单、用料说明等，对工程施工过程中的用料、配件等进行严格控制，不仅可以有效控制工程建设的质量，还有助于减少甚至防止安全问题的产生，在这个过程中，这些档案资料相当于为工程建设的安全加了层防护罩。实践证明，工程项目的安全管理，重点是对人的管理，是对人的安全教育与培训。因此工程项目建设中，应注重对人员进行安全培训。而在人员的安全教育和安全培训中，记录安全管理相关内容的档案资料，如安全监察报告、安全管理手册、安全事故发生案例、安全应急方案等都是最为生动有效的教育和培训素材。“档案作为工程项目管理实践的记录和工程经验的总结，蕴藏了安全管理的知识技能和安全施工的经验成果，是开展安全培训教育的重要载体和素材。”

五、为重大工程项目建设验收达标提供不可或缺的条件

《建设工程质量管理条例》（以下简称《条例》）第十七条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”同时《条例》第五十九条对不按时移交工程档案的单位和个人作出进行经济处罚的规定：“违反本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。”可见，项目档案作为项目竣工验收必备的条件之一，关乎工程竣工验收能否顺利通过。因此，做好项目档案的收集整理工作，保证档案资料的真实准确、完整系统，是重大工程项目顺利通过竣工验收的不可或缺的条件。

六、为重大工程项目建设的管理、维修、改建、扩建等提供基本依据

当前我国的重大工程项目建设正在快速发展过程中，码头、港口等项目设施不断改建、扩建，建设工程也越来越密集，越来越复杂，水下和水上空间的利用率越来越高，水下构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案——人的记忆是不行的。只有以档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。项目档案真实反映了建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送，到主体和配套施工，到最后装饰装修、绿化亮化，到竣工验收后投入使用整个周期实际工程情况。如重大工程项目建设过程中形成的施工图及竣工图，其中清晰地记录着工程构造的细节，反映着工程的调整变化，为重大工程项目建成后的管理乃至今后的维修、改建、扩建、灾后恢复等提供解决问题的依据。

在重大工程项目建设中，项目档案的身影无处不在，其作用也在逐渐彰显。遗憾的是，我们中的一些人人常常对其视而不见，往往直至工程建设出现了问题才费尽心思去收集查找相关档案资料，这种亡羊补牢的做法有时虽然侥幸挽回了损失，但是很多时候我们却没那么幸运，面对问题和损失只能唉声叹气，也许只有这时我们才能真真切切地感受到“档”到用时方恨少。因此，笔者在此建议，我们要善于转变“重工程建设，轻档案管理”的传统观念，认识到项目档案在重大工程项目建设中的重要作用，自觉增强档案意识，及时收集保管各种项目档案。同时，我们要勇于创新档案工作，敢于采用新技术新途径开辟各种途径，加快项目档案资源的开发，促进项目档案作用的发挥，为重大工程项目建设提供宝贵的真实准确的信息资源。