浅谈高校基建档案信息化建设

文/广西财经学院 秦红

档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。当今信息高速发展，信息化已成为世界经济和社会发展的大趋势，信息化建设已成为适应时代和社会发展的必然选择。国家档案局提出：“为适应大数据时代的要求，我国档案工作要加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。”高校处于科技发展前沿，信息化管理的发展应当走在各行业的前列，建立起以校园为主体的信息化管理系统，涵盖学校管理的方方面面。档案管理作为高校管理的一个重要组成部分，也应顺应时代的需求，向信息化管理快步迈进。

一、高校档案信息化建设的现状

（一）现代化的办公设备齐全。高校办公自动化设备齐全，办公室都按照工作需要配备了计算机、打印机、复印机、扫描仪等高性能的电子设备办公。校内校外大家都使用自动化办公系统，自动化办公产生了大量的电子文档，采集和归档电子文档成为高校档案工作的重要内容，为高校档案信息化建设提供了物质基础。

（二）档案管理系统在高校普及使用。目前，高校已经普及使用档案管理系统，并不断升级。每年归档的文件材料都利用档案系统进行录入、检索、查阅、存储，提高了档案管理工作的效率，查阅利用方便快捷。档案管理系统保存了大量的档案信息，这些档案信息是一个强大的档案数据库，是档案信息化化建设的必备条件。

（三）高级专业人才为高校档案信息化建设提供保障。高校本身拥有计算机网络的高级专业人才，他们不仅能够维护计算机、互联网，还能够自行建立校园网，处理校园网出现的各种技术问题，不断升级校园网的使用功能，推广使用智慧校园及OA自动化办公系统。高校档案信息化建设完全可以利用这些优秀人才，他们是档案信息化建设的安全保障。

二、阻碍高校档案信息化建设发展的问题

（一）档案信息化建设落后。高校档案馆虽然实现了办公自动化、办公设备现代化，有专门的档案管理系统，还安排了专职电子档案管理员，但就整个高校信息化建设来看，档案信息化建设还是比较落后。主要是：档案馆藏的数字化建设难度大，短时间内不能完成；日常工作不重视电子文件收集，电子文档归档不完整；高校档案网页流于形式，只有一些简单的新闻、制度、办事指南等；档案管理人员观念落后，知识陈旧，对档案信息化建设一知半解，没能拿出切实可行的方案。

（二）档案管理系统功能不够完善。全国各地高校都按照当地档案局的统一要求建立了档案管理系统，但总是存在这样或那样的问题，功能不完善。例如，广西使用的是GD2000档案管理系统，GD2000只能单机独立运行使用，不能联网，信息传递只能用使用U盘进行报送接收。这相当于在高校档案管理中，高校各部门档案收集归档—档案管理系—校园网—OA办公自动化，他们各自为政，没有联系，但其形成的档案最终又要融合一起，这是极其不科学的一种乱象，应通过档案信息化建设来解决。

（三）高校信息化建设忽视档案管理。高校非常重视信息化建设，建立了校园网，开通了智慧校园和OA办公自动化系统，但却忽视档案信息化建设。例如，智慧校园涉及学校师生工作、学习、生活的方方面面，其中公共服务里有教学平台、财务平台、图书平台等，但是没有档案平台；OA办公自动化系统的归档环节，但常常出现档案管理人员不能通过电子文件柜的形式实现文档的保管，不能按权限进行使用和共享，也不能支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，严重影响档案信息化建设。

三、做好高校档案信息化建设的具体措施

（一）要实现高校档案数字化管理。随着信息时代的到来，高校必须重视档案信息化建设，将档案信息化建设列入学校的发展规划中，为档案信息化建设增加硬件设施的同时，建立档案目录数据库以及档案全文信息的数字化。日常工作中，要注意采集电子档案。档案馆的专职电子档案员要负责督导学校各部门电子档案的收集和归档，按照电子档案归档的统一要求，对一些重要的纸质文件可以通过现代化技术转化为全文、全图、全声的光盘储存，以便于实现计算机的自动检索和查阅，从而实现高校档案数字化管理。

（二）实现档案管理系统的联网机制。高校档案管理系统拥有大量的档案信息，是一个庞大的数据库。要使用好这一数据库，必须实现档案管理系统在档案馆内部联网，实现档案管理系统与校园网的档案网页联网，实现档案管理系统与OA办公自动化联网，数据时时更新，构建完整的档案资源信息共享服务平台。建立高校档案信息化管理规章制度，用统一规范的档案管理要求来制约规范档案信息化管理，如通过学校档案网页提供档案宣传、通过OA办公自动化系统让电子文档自动归档等，形成一个现代化的信息管理网络体系。

（三）加强档案人员信息化培训。开展高校档案信息化建设必须培养一批档案信息化人才，提升他们对计算机信息操作技术和对现代仪器设备的熟练运用，提高档案工作人员档案信息化建设的能力和服务意识，明确档案信息化建设的目标方向。在高校信息化建设中，能够高瞻远瞩，规划设计档案信息化建设的布局，有计划有步骤地实现高校档案信息化建设。