文书档案管理的改进措施

文/隋笑林

文书，本文主要讨论公务文书，主要是指机关在公务活动中形成或使用的具有特定格式的文书，如：请示、批复、报告、通知等。在以往的文书档案管理中，主要采用的是纸质档案管理方式，但当今社会科技不断进步，各类技术革新为纸质文书管理模式提供了更多的可能性。在这样的背景下，各单位纷纷开展了纸质文书档案管理工作的改革，但因为缺乏相关的经验，所以改革效果并不是很理想，新的文书档案管理模式还在探究过程中。本文将就目前文书档案管理工作中存在的不足进行分析，以期能找到更佳的管理工作模式。

文书档案管理中存在的不足

文书工作与档案工作衔接不顺畅

文书档案管理工作是一个整体，但在整体之下，文书工作与档案工作是分开的。文书工作与档案工作之间有着密不可分的联系，但又是独立存在的个体，因此在开展这两项工作的过程中，既需要注重整体，同时也需要尊重个体。就文书工作和档案工作的落实现状进行分析可以看出，大部分单位在两项工作独立开展中取得了一定的成效，但在两项工作衔接中存在问题。文书工作人员的档案管理意识淡薄，而档案管理人员则对文书工作不够了解，在这样的情况下，就导致了两项工作的衔接不顺畅，文书档案管理工作的整体落实效果受到了影响。

各部门的配合不到位

文书档案管理工作涉及到的内容广、部门多，因此需要单位各部门密切配合，才能保证工作的顺利落实。但在实际操作过程中，有些部门缺乏配合意识，有些部门不愿意配合，在各部门配合不力的情况下，文书档案管理人员收集资料的难度增加，很多机密的资料无法收集齐全，不完整的文书档案资料，限制了文书档案价值的发挥。同时在各部门配合不力的情况下，文书档案管理人员的工作积极性会受到打击，从而影响这一管理工作的开展。

文书档案管理人员综合素质较差

文书档案管理工作开展的质量与档案管理人员的综合素质有着密不可分的关系。对各单位的档案管理人员综合素质进行评价发现，大部分档案管理人员并不是档案管理专业人才，而是从其他岗位临时抽调出来的，对文书档案管理工作认识浅显、知识体系不完备，极大程度地束缚了文书档案管理工作的开展和创新。

改进文书档案管理工作的措施

对文书工作和档案工作衔接进行规范

在文书档案管理工作中，文书工作属于基础性工作，文书工作的主要职责是收集文书资料，做好文书资料的立卷归档工作。在此工作完成之后，档案管理人员才能从事具体的管理工作。因此，在文书工作开展中，各单位应给予这一工作更多的关注和支持，文书工作人员在实际工作中，应对文书资料的纸张、文字格式等进行要求，在收发文件的时候，必须要做好登记工作，若是发现文件缺失，则应及时查找。在对领导的讲话、外出开会的记录等账外资料进行整理过程中，必须要及时收集处理，确保文件材料的完整。做好文书工作，可以为档案工作做好铺垫，两者的有效衔接，对文书档案管理工作效率的提升有着积极的作用。

增强各部门的配合意识

在文书档案工作开展中，资料的收集是非常关键的，因此文书档案管理人员应多与各部门交流，多了解各部门的工作，及时掌握最新的资料。同时为了增强各部门的配合意识，单位应对文书档案管理工作的重要性进行宣传，对各部门的配合职责进行明确，以此来促使各部门能够配合文书档案管理人员的工作。另外，在各部门开办各项活动的时候，文书档案管理人员应积极参与其中，整理单位在活动中形成的反映细节的档案资料，筛选研究、综合分析、认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源。

对文书档案管理人员进行培训

文书档案管理工作的执行离不开相关的工作人员，因此在落实这一工作的过程中提升从业人员的综合素质尤为重要。单位应聘请此方面的专家为工作人员讲解最新的文书档案管理技术、管理要点等，以此来增加文书档案管理人员的知识储备，提升其专业技能，促使工作人员能够更好地完成工作。

综上所述，在文书档案管理工作中，面对切实存在的问题，我们应及时地进行分析、予以解决，应跟随时代的步伐创新文书档案管理工作，确保文书档案管理工作能够与时俱进，为单位提供更加可靠的历史资讯。