现代信息技术对企业档案管理的影响与对策

文/山西水务投资集团有限公司 陈炜

由于科学技术的不断进化，现代生活中已经离不开各式各样的信息技术，企业档案管理作为企业综合管理的重要一部分，实施合理有效的管理方式是每个企业必须要做的事情。企业档案真实反馈出整个企业的发展史，现代信息技术的应用使得企业档案管理更为方便快捷，工作效率不断提高。

一、当前企业档案管理的现状

随着现代信息技术的发展和壮大，企业档案管理也开始完善起来，逐渐从过去传统的档案管理转变为信息化管理，让企业的管理者能够更好地从档案中挖掘有利于企业的信息，使企业档案管理更加信息化和规范化，便于企业的管理。

但是由于全球经济化的影响，市场经济正在不断改变，除了国有企业，民营企业已经不再依附于政府存在，所以企业的档案管理就不能依靠政府管理，只能企业自身制定相关规定。许多企业其实并不重视档案管理，尤其是企业内部结构的变化和企业知识产权的转移，导致企业档案变化非常之快，结果企业档案管理制度的缺陷和不足之处逐渐扩大开来，不能发挥企业档案管理的真正作用，不能适应市场经济的发展需求，影响企业发展。

二、现代信息技术对企业档案管理的影响

（一）对传统档案管理的改革。由于现代信息技术已经逐渐融入企业档案管理，所以新鲜血液的注入为企业档案管理带来了革命性的变化，传统的档案管理模式已经不能适应现在这个信息化社会。新制度变革的同时也带动了企业档案管理人员的变化，改变了传统的档案管理思路，把现代信息技术中的信息化、高效化、现代化、技术化等优点融入企业档案管理制度中，改变了传统思维下档案管理的局限性，而且企业的管理者还能更好地管理企业。只有企业的档案管理工作效率更高，质量更好，让档案管理工作更加科学有效，才能推动企业蓬勃发展。

（二）档案管理人员的素质影响。伴随着企业经济的飞速发展以及现代信息技术的不断提升，传统企业档案管理方式和管理人员已经不能适应当前条件下的需求。传统的企业档案管理效率低下，相应的管理人员的素质和企业档案管理水平均已经脱离了当前时代，过去的档案管理人员缺乏一定的专业知识能力，导致自身不能接受信息技术的使用，同时并没有认识到现代信息技术对企业档案管理的重要性，导致企业档案管理的进度迟迟不能跟上时代的步伐。

每一种新兴技术的出现都会带起一阵改革浪潮，大多数档案管理人员在面对现代信息技术时往往不能很好地适应，从而影响档案管理的效率。这些问题的主要原因就是传统的档案管理方式以及相关知识的缺乏，大多数企业的档案管理方式不同，很多企业的档案管理工作者对这份工作不够重视，无论是管理方面的技术还是管理方式，均经验不足，面对电子设备却不知道如何正确操作，不能适应新时代的技术，严重阻碍了企业档案管理工作的开展。

（三）促进企业档案管理制度的完善。现代社会是一个信息化、网络化、智能化的社会，传统的档案管理手段相比于现代信息技术有着极大的差距，正是由于两种管理方式不同，同时现代信息技术又能极大改善企业档案管理的效率，所以通过融入现代信息技术，能够促进企业档案管理制度的完善。在企业档案管理中加入现代信息技术，能在一定程度上保证企业档案信息的共享，这种既方便又快捷的共享方式能够方便企业管理者对企业进行管理。因此，各个企业要重视现代信息技术在档案管理中的重要作用，提升企业的工作效率。

三、信息化技术对企业档案管理的对策

（一）改变传统的档案管理理念。传统的企业档案管理手段是行不通的，它已经落后于时代的脚步，而市场经济要求企业紧跟社会发展的步伐而不断地变化与前进，所以采用现代信息技术是非常必要的。与传统的档案管理手段相比，现代信息技术的加入让档案管理变得更为快捷和方便，提高档案管理人员的工作效率和工作手段。

（二）提升企业档案管理的设备。除了要改变传统企业档案管理的理念，对企业档案管理的设备也要不断更新换代，保证企业档案管理工作设备的完善。相比过去简陋的设备，现在所有档案都存放企业的储存端中，既干净又整洁。企业要结合当前社会上的新技术，保证企业档案管理的正常发展。不仅仅是保存档案和管理档案，还需要负责文件的复制、备份等工作，确保企业的实际利益，同时配套的基础设施也要多加完善。

（三）加强档案管理人员的素质。不仅要改变传统档案管理方式和相关设备，最重要的还是管理人员的基本素质和专业知识。企业要不断加强对档案管理人员的培训和学习，让管理人员不断接受现代信息技术的知识、档案管理的新方式，不断加强档案管理人员能力素质和专业水平。只是单方面提升设备或者是更新理念是不够的，最主要的是以档案管理人员为基本，提升管理人员的素质才能更好地保证企业的发展和进步，最终让企业档案管理得到革命性进步。除此以外，企业管理人员也要重视档案管理，鼓励档案管理人员主动学习先进的现代信息管理技术，并将学到的技术运用到实际工作中。

四、结束语

随着现代信息技术的发展，企业也要与时俱进，将信息技术在企业档案的管理中进行更深层次的挖掘，企业的管理者要重视现代信息技术对企业档案管理的影响，从而为企业更好地发展打下坚实的基础。