提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨

文/延吉市卫生和计划生育局 刘丹 南英

卫计局档案工作是记录卫生计生事业发展历程、维护历史真面貌的一项重要工作。近年来，随着时代的发展和社会的不断进步，卫生计生档案管理工作逐渐进入了现代化，进而对档案管理人员提出了更多更高的要求。但在实际的卫生计生档案管理工作中，尤其在卫生与计划生育机构合并过程中，卫生计生档案管理工作还存在很多问题，为改革发展带来了不利影响。因此必须要进一步加强对卫生计生档案管理工作的重视，提升卫生计生档案管理科学化水平。

一、当前卫生计生档案存在的问题

（一）档案科学化管理的基础设施不完善。我国自2013年开始实施卫生和计划生育部门的机构合并，我局也于2014年10月完成机构合并。新组建的卫计局由于办公场所的变化、人员的重新调整、经费的限制、卫生和计划生育原有的档案、卷宗只是简单地归理到一起。管理上和基础设施上都有待于进一步完善。

（二）档案科学化管理的制度不健全。在卫生计生档案管理工作中，加强对档案管理工作相关制度建设是非常重要的。在实际的档案管理工作中，目前缺乏明确的标准化体系，造成了在档案管理工作中，发生档案丢失的情况，对于档案的查找造成了一定程度的影响。

（三）档案管理方式落后。随着的社会的不断发展，很多单位的档案管理工作走上了信息化管理道路。但是有些单位在档案管理上还停留在传统的管理模式中，尤其在单位领导重视程度不够的情况下。没有专职档案管理员，有些兼职的档案管理员专业能力有限，再加上不能及时接受规范化档案管理培训，档案管理的方式方法都不能满足科学化管理水平要求，从而导致不能够很好地适应新时代对档案管理工作的需要。

二、实现卫生计生档案管理科学化水平提高的路径

（一）提高对档案管理工作的重视。首先卫计局领导干部要加强对档案管理工作的思想认识，从而带动职工增强档案管理意识，形成良好的档案管理氛围。可以对档案管理人员加强专业技能培训，引导档案管理人员根据时代的发展及时更新专业知识观念，推动卫计局档案管理工作长远发展，

（二）实行电子化与纸质化档案管理相结合。在现阶段，卫生计生档案管理工作中主要以纸质档案管理为主，但是随着社会的不断进步，电子档案管理作为发展的必然趋势正逐渐被人们所接受，所以对电子档案的管理工作提出了更高要求，需要实现对电子档案和纸质档案管理的完善，达到更方便查阅的效果。另外在电子档案管理中，需要对网络安全因素进行控制，提升电子档案的安全性。在实际工作中，需要对电子档案进行备份，防治电子档案出现丢失的情况。

（三）加强档案管理专业人才的培养。在卫生计生档案档案管理工作中，档案管理人员作为管理的主体，其能力素质是非常重要的一部分。随着档案管理科学化水平的不断提升，对档案管理人员提出了更高的要求，所以必须加强对档案管理人员综合素质的培养。首先，需要对档案管理人员的职业道德进行培养，作为档案管理人员如果没有责任心，档案管理工作就不能很好地开展，所以必须加强对档案管理人员的职业道德的培养。二是，需要对档案管理人员的专业理论和知识进行培训，提升档案管理人员的专业知识理论。

（四）提高卫生计生档案管理的规范性。档案管理工作具有一定的复杂性，所以必须有专业档案管理人员来负责。需要根据档案科学化管理水平提升情况，不断地完善档案管理制度，从而更好提升档案管理的规范性。单位应当建立合理的档案管理制度，为档案管理人员提供相关依据，从而更好地规范档案管理工作。

（五）不断更新服务理念，创新服务手段。在档案管理工作中，要不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，扩大社会影响力。认真做好卫生计生档案和资料的征集、接收和开发利用工作，使档案工作服务贴近“中心”、贴近社会、贴近群众、贴近现实。

三、总结

为有效提高卫生计生档案管理的科学化水平，卫生计生部门应注重及时总结、提炼好的档案管理经验做法，汲取先进管理模式，采取有效措施提高档案管理人员的专业能力和业务水平，积极引进科学管理理念，严格规划档案管理程序，只有这样才能迎合时代发展需求，提升卫生计生档案管理水平，进而更好地为人民提供服务，推动社会稳定和谐发展。