电子政务环境下档案利用服务模式的研究

文/内蒙古烟草专卖局 班晓华

在政务工作中，档案利用服务属于十分重要的一项内容，可使档案资源的价值得以更好体现，提升其利用率，满足大众需求。在当前电子政务环境下，以往档案利用服务模式已经无法满足实际需求，在实际工作过程中，应当结合电子政务特点，选择适当的档案利用服务模式，以满足实际需求，确保更好地开展档案利用服务，提升档案资源利用效率，更好发挥档案资源价值及作用。

一、电子政务环境对档案利用服务模式的影响

首先，电子政务可促使档案管理部门形成开放式服务理念。所谓电子政务所指的就是政府部门利用网络信息技术，将相关信息及服务提供给公众及企事业单位，电子政务管理及服务通过开放平台得以实现。对于电子政务而言，其核心思想就是促使政务进一步实现透明化及公开化，政府职能能够由以往管理型转变成为服务型。在电子政务开放模式下，可促使档案管理部门内部形成开放档案利用服务意识，可在档案利用服务方面拓展新发展空间。在当前档案利用服务方面，开放式理念及意识可与电子政务建设及发展方面的实际需求相适应，使档案资源更好地利用，使人们对档案资源的需求得到更好的满足。作为档案管理部门，在实际工作中应当积极坚持开放性理念，对档案利用服务进行合理规划，在计算机网络技术合理利用的基础上，对现代化档案信息服务利用模式进行构建。

其次，电子政务在档案利用服务方面可营造较好的法制环境。对于电子政务而言，其涉及范围比较广，其中较重要的一个方面就是需具备有效的法律法规制度。为能够确保电子政务实现有效运行，需要对相关信息资源实行有效整合，且需构建良好的保密安全机制。在这种形势下，很多电子政务相关法规制度得以出台，而这些法规制度在档案信息利用方面能够对相关行为进行规范。比如，在政府颁布的《政府信息公开条例》中，不但在政府信息公开方面给出一定规定及要求，并且在档案信息利用服务方面进行规定及要求，可促使档案利用服务实现更加理想的发展及进步。

再次，电子政务可在档案利用服务方面提供良好技术保障。对于电子政务而言，其基础与前提为政府网站，需要可靠的网络技术提供较好保障，在具备这些技术的基础上，才能够使档案利用服务得以更好开展，可使以往由于网络安全因素而导致档案资源无法在网络上较好运用的问题得到较好解决，促使网络功能得以充分发挥，使档案服务质量及效率得以有效提升。档案部门属于企业内部十分重要的部门，在电子政务方面也逐渐对档案部门加大投入力度，对于档案利用方面的相应技术设备条件进行积极改进，从而在档案利用服务方面能够提供较好的技术支持与保障。

二、电子政务背景下档案利用服务模式

（一）科学合理划分档案利用服务。在当前电子政务背景下，为能够使档案利用服务模式更好符合实际需求，确保档案利用服务工作更好开展，首要任务就是应当在实际工作中，依据不同需求及要求，对档案利用人员进行合理划分。主要就是个人、企事业单位以及政府部门，从而使以往档案利用服务范围得以扩展，也就能够使服务于大众的思想得以充分体现，使不同人们的需求均能够得到更好满足。与此同时，对于档案信息资源，应当依据档案利用人员不同需求合理组织，对不同档案资源进行合理分类，使档案利用服务工作能够依据具体需求合理有效开展，保证档案资源能够实现更好的应用，在此基础上使档案资源利用效率得以提升，保证档案资源利用效果增强，使档案资源价值能够得以更好发挥，保证档案利用服务更好满足时代发展趋势及需求。

（二）进一步拓展档案利用服务方式。在当前电子政务环境下，档案利用服务方式得以进一步拓展，新增档案推送服务及档案定制服务，从而使档案利用服务效率及质量得以提升。其中，档案推送服务所指的就是档案管理部门通过利用人员实际需求进行分析，在此基础上通过网络手段，对于具备特定需求的一些档案用户，可向其提供相关档案信息服务，从而使档案利用人员需求能够得到较好满足。而档案定制服务所指的就是通过实名注册形式，档案利用人员可申请对特定主题档案信息进行定制，而档案管理服务部门通过识别认证档案利用人员身份，利用网络将相关特定档案信息向档案利用者进行传递。对于档案推送服务及档案定制服务而言，其属于主动性较强的服务模式，并且这两种服务方式均通过电子政务公共网络平台得以实现，可使档案利用服务便利性得以提升，并且可使档案利用服务效率提升，促使档案利用人员范围得以扩展，促使档案利用服务得以更好发展。

（三）融入档案利用人员信息反馈。在当前电子政务背景下，档案利用服务中十分重要的一个环节就是信息反馈。在实际工作过程中，档案利用人员主要就是通过网络形式进行留言，从而对档案利用服务进行整体评价，并且将利用建议及相关利用需求向档案管理部门进行反馈。通过这种反馈沟通，档案管理部门可更好地了解档案利用人员的实际需求，从而对档案利用服务内容不断进行改进，优化档案利用服务方法及手段，从而在档案利用服务方面进一步增强针对性，使档案利用服务质量及水平能够得以有效提升，促使其进一步发展。

（四）构建严格保密审查机制。在电子政务背景下，新型档案利用服务模式是以电子政务平台为基础建立的，而由于档案信息属于具有较强保密性的一种信息资源，在档案利用服务中，尤其在网络环境下，需要严格认证及审查档案利用人员身份及相关档案信息，为能够使这一目标得以较好实现，不但需要运用信息安全保密技术，且涉及制度及管理等多个方面内容，因而需要具备严格有效的保密审查机制，以提供良好保障。在电子政务中所提供的良好法律制度环境及相关技术，能够较好构建保密审查机制，可以进一步提升档案信息安全性，确保其能够得到更好利用。

（五）提升档案管理人员素质。在当前电子政务背景下，为能够使档案利用服务得到更加理想的效果，提升档案管理工作人员素质也是十分重要的一项内容。在档案利用服务工作中，档案管理人员属于重要影响因素，因而档案管理部门应当对档案管理人员加强教育培训，使其能够对电子政务加强认识，并且在信息技术方面加强培训，使其掌握相关信息技术，保证其能够较好应用信息技术开展档案利用服务工作，保证档案利用服务工作效率能够得以有效提升，保证档案利用服务满足实际需求，促使其实现更好发展。

三、结语

在档案管理工作过程中，档案利用服务一直都是十分重要的一项内容，也是实现档案信息价值的重要途径及措施，因而较好开展档案利用服务也就十分必要。在当前电子政务背景下，相关工作人员应当结合电子政务环境特点，选择并运用符合实际情况的档案利用服务模式，从而确保档案利用服务能够得以更好开展，使档案利用服务质量及水平能够得以有效提升，更好满足人们实际需求及要求。