谈新形势下档案信息化工作的几点感想

文/阿拉善职业技术学院 李海霞

档案信息化管理的重要性不言而喻，因此在高职院校要顺应时代的发展，在高校的档案管理工作中推行信息化管理，找到相应的对策，提升档案信息化管理的水平。作为一名高职院校的档案管理人员，我在实际的工作中总结出以下几个方面的内容，希望能够与大家一起探讨档案信息化管理的相关对策。

一、更新档案管理观念促进档案信息化建设

首先，单位的领导要对档案管理的工作进行重视。随着信息化时代的到来，档案管理的质量也因为信息化技术而得到了提升，同时，信息化时代也对档案管理工作提出了挑战。因此，单位的管理者要高度重视这样的挑战，采取积极的措施去应对挑战，尤其是对档案管理的安全性问题上一定要引起足够的重视。要对档案管理工作人员的专业素质和思想素质都进行重视，通过培训全面提升他们的素质，只有这样才能从源头上保障档案管理工作的高效性和安全性。

二、加快档案信息化的基础设施建设

在高职院校的档案管理工作中，要实现信息化，第一步就必须要加强基础设施建设。因此，高职院校必须要加强档案硬件设备建设，重视档案管理的安全性。例如：档案信息网络系统、档案数字化设备等。因为档案要实现信息传输，实现交换和资源共享，就必须有先进的基础设施。先进的档案信息网络建设是档案信息化工作的基础，它对发挥档案信息化的整体效益具有积极作用。

信息化的档案管理工作不仅需要人工的管理也需要先进设备的支持。所以，档案硬件设备建设非常重要。档案管理工作中计算机网络的作用非常大，它是形成电子档案的基础。电子档案的管理具有十分便捷的优势，但还是存在相应的隐患。档案管理的安全性就是其中的一个问题。因此，在新形势下，必须设置档案安全管理系统对纸质档案和电子档案的管理都应该进行加强。首先要加大资金投入，在资金上确保档案管理工作的正常开展。在投入设备之后，还要对设备进行定期的维护和保养，这样才能全面地加强档案管理硬件设备的建设，为档案管理工作的提升起到积极作用。

三、加强档案信息资源建设

加强高职院校的档案信息资源建设具有积极的意义。它是档案信息化建设的基础，同时也是这项工作的核心，而且它还是一项长期的工作。此外，它也是衡量一所学校档案信息化管理水平的一个重要标志。在高职院校的档案信息资源建设中，包括以下的内容：一方面是馆藏档案的数字化，另一方面是电子文件的采集和接收。因此，要重视以上的工作内容，才能不断地提升档案信息化管理的质量。

四、建立信息化档案管理制度，提升档案管理的效率

教学档案的信息化、网络化必须形成一种规范的管理制度。一是规范教学档案的分类范围标准；二是对信息数据采集填报人员的身份、权限等方面进行规定。从而使档案中教学信息资料的来源得到保证，也对其真实性、准确性进行把控。同时，要达到教学数据在采集和报送中的规范化操作，就必须注意以下几个方面。第一是数据填报的程序；第二是确定教学数据来源的相关责任部门或者个人；第三是填报数据的标准。

此外，高职院校还要重视教学数据采集的培训，形成培训制度。根据数据平台要求对数据采集员制订工作流程，对他们的工作进行考核，形成考核制度，这样就形成了固定的工作模式，对档案管理工作具有积极意义。

五、高职院校要对档案管理软件进行重视

实现标准化的教学归档工作对于高职院校的信息化档案建设来说，既是重点也是难点。在我国的高职院校中，有大部分院校是原来的中专学校进行组合之后升级而成的。因此，在学校的教学行政管理过程中，存在着各系分散分级管理的情况，对于档案管理的意识淡薄，因此档案管理的质量就不够理想。

对于高职院校来说高效归档是一个难题。因此，在新的环境下，信息技术为教学档案的归档带来了新的希望。它将信息量非常大、信息内容复杂的教学档案进行归档。不仅节约了档案管理人员的工作时间也提升了他们的工作质量。

教学软件和数据库的应用将庞大的信息进行分类，它还可以使电子数据、材料达到标准化程度，为信息化档案建设的标准化提供了坚实的基础。高职院校要对信息化档案建设的水平进行提升，就必须重视管理软件的使用，这对文档一体化管理起到了促进作用。将档案管理工作层次从文档管理的层面提升到档案管理层面。

因此，高职院校要转变思想，对纸质档案管理模式的弊端进行规避，将档案信息化的建设进行重视，对管理软件进行重视，为后期工作提供便利。比如，在当今的高职院校中，当学校和教师能感受到网络排课的优点，他们就不再乐意进行手工排课。这就是信息化档案建设的优势所在。因此，高职院校要重视相关软件的运用，注重档案信息标准化平台的搭建，只有这样才能将每一项档案管理工作都形成标准的数据库。

六、高职院校要实现档案信息化建设的集成化管理

集成化管理必须调动各相关部门来参与一项工作。在这样的管理过程中，各单位各部门都有一个明确的指导思想、目标和方向，从而实现资源的高效整合。在高职院校信息化建设中，要加强这项工作的集成化管理，形成各个教学部门之间的合力，它们之间能够形成相互协调的工作模式和工作关系。从而提升档案信息化建设的效率，因此，集成化管理是高职院校档案信息化管理的必要措施，也是必经之路。

要做集成管理，高职院校购买教学管理集成系统就是一个可行的措施。但是，市面上的集成系统运用不是简单的拿来就可以用。它们大都与高职院校的实际教学管理系统之间存在不兼容的问题。这就为高职院校的集成化管理带来了难题。但是，只要高职院校对自身的教学需求进行调整，在集成系统的运用中进行不断的磨合，就可以将信息化管理和集成化管理二者的优势进行有机结合。

七、高职院校还要注重提升档案管理人员的综合素质

在档案管理工作中，必须要对档案管理人员进行严格的把关，挑选综合素质非常高的人员参与到工作中。首先，科技突飞猛进，在这样的新形势下，自动化已经成为档案管理工作发展的趋势，所以对工作人员的要求就必须得到提升。因此，在招聘工作人员的时候，就应该对应聘者的专业进行限定，主要招聘档案专业毕业的高校学生。

另外，在工作人员正式上岗前，岗前的培训也必须进行，同时要加强岗前培训的评估，淘汰那些不合格的人员。同时选择对于档案管理工作知识比较熟悉、思想素质合格的人员。其次，要在工作中对档案管理工作人员进行职业素质的培训。由于档案记录着单位的发展经历和重大事件，它的意义不言而喻，所以必须要保证它的保密性。所以，如果不对工作人员的道德素养进行重视，档案泄露的现象就会发生，不利于档案管理的发展。因此，要加强工作人员责任感，进而提高档案管理工作人员的综合素质，只有这样才能推进档案管理工作。

八、结束语

高职院校的档案信息化建设不仅是复杂的，也是一个长期的过程。高职院校要对其引起高度重视，而且还要在人力、物力（技术）和资金上加大投入，为档案的信息化管理提供重要的资金保障和决策制定，将高职院校的信息化档案建设工作引向更加高的层次。此外，在信息化档案建设建成的基础上，高职院校可以运用信息化档案对各个院部进行工作质量考核。档案信息化管理工作对于高职院校的信息发布、传递和共享带来便捷，将促进这项工作形成新的局面。同时，高职院校的档案管理工作必须得到管理人员的重视，要在档案的管理中更新管理观念，提升自身的技能，促进档案管理质量的提升。