论办公自动化对传统文书办理程序的冲击

摘 要：目前，自动化在各个行业都被广泛采用，很多企业的文书办理工作运用了相关的自动化手段，自动化为企业的文书工作带来了极大的便利，同时也给事业单位以及企业以往传统的文书工作模式产生了极大的影响，对长期以来传统的文书、档案工作以及办理程序形成巨大的冲击。

关键词：办公自动化；文书；文书工作；档案

1 前言

自从上个世纪七十年代开始，随着我国科学技术的高速发展，各种新兴学科门类不断出现，其中办公自动化也是在这种背景下应运而生的。办公自动化包含许多内容，其中最为主要的便是在硬件、软件以及管理者三个方面的现代化。它将先进的硬件设备与软件进行有机地结合，成为了当前信息时代较为重要的一个组成部分。具体来说依据不同文书工作的具体需要，一些诸如：计算机网络以及相关的通信线路等设备是必不可少的。此外，在应用办公自动化系统处理文件和文件的工作中，磁性和光学介质材料如缩微胶片、磁盘、光盘等材料也将被用作文件载体。另一方面，对于软件的选择也是十分重要的。办公自动化系统将直接影响着企业文书部门的日常工作，它涉及了文书工作的各个方面，比如：文字的检索、处理、跟踪管理、监督、文件制作、网络传输、综合统计和辅助归档等功能，运用了大量的现代科学技术，对以往传统的工作方法和相关工作理念造成了较大冲击，大大提高了文书工作的自动化，使得企业的文书工作发生了极大的变化。当前的文职人员逐渐将工作重点转向计算机相关的信息数据处理。在此背景之下，文书办理程序面临着前所未有的转变。

2 办公自动化概念

当今社会办公自动化运用越来越普遍。办公自动化（Office Outlook，OA）通常指的是当代的办公系统和计算机信息技术进行有机结合的全新办公模式。它是当前信息时代的直接产物，在各行各业都得到了广泛的运用。

3 办公自动化对文书工作办理程序的影响

随着办公自动化的逐步实现，计算机检索可以快速地扫描大量的文档，并根据编码项目检索出多个文件。文件存取方式大大较少了传统文书程序中检索纸质文件的麻烦，实现了对计算机的直接检索和读取。通常来说，传统纸质文献的终结管理是基于文献与材料的自然联系。然而，电子文件往往没有文件实体，所以它通常必须执行一个虚拟文件，它是基于计算机数据库存储的数据，并模拟人工进行编序，而不是纸文件的实体组合。另外，计算机可以很方便地在电子文件的搜索中传递电子文档。并能通过文件的逻辑地址找到它的物理位置，因此实体文件的功能收到了极大的削弱。在办公自动化的条件下，利用电子文件灵活、方便的逻辑组合优势，通过一套反映电子文件的外部特征和内容特征的代码系统，实现电子文件的自然连接。计算机也能运用虚拟案卷中的文件自动打印封面上的整齐美观的文件和检查文件，从而大大提高了工作效率和质量。目前，有必要将文件和资料归档，或者利用计算机来输入、保存和开发文件，而不是直接生产纸质文件。必须看到，计算机管理文档还远未成熟，纸质文档必须长时间与电子文档共存。此外，从目前的观点来看，文件存储在计算机存储系统中更容易产生不安全因素，即使它们被转移到磁和光记录介质，然而对于它们的保存，对温度的要求，环境的湿度和抗磁性性能也更加高，并且这些载体的寿命远比纸质文件的寿命短。纸质文件仍然需要与各种类型的电子文件共存。

4 办公自动化对文书工作程序管理的影响

中国目前的文书工作和档案工作属于两个不同的体制，国家对这两大体系实行了独立的管理体制。国家规定，公文处理的主要行政组织是各级行政机关的办公室（室），主要职责是指导下级机关的文书处理工作。另外，不同级别的行政机关对同一机关各机关的文件、文件有权进行指导和监督，通常来说，需要将文书工作与档案工作进行分离。在当前办公自动化得到广泛运用的背景下，文档处理和文件管理已经由计算机连接起来。这使得文书部门与档案部门之间的矛盾越发突出。长期以来，档案工作和文书工作的连接点是文书立卷，归档文件在被处理之后，由档案部门管理，最后以卷作为存储单元进行相应的存储。这是在传统文书办理程序中，手工操作的条件下，对文件、档案进行系统管理的必要手段。组卷是系统地反映工作活动的背景因素的必经途径，它能促进文献的检索、利用、存储和统计。然而，在办公自动化的情况下，使用计算机进行文书和档案工作显然会感受到传统工作方法的局限性。因为传统的文书工作暂时还没有统一的标准、制度和规章，档案部门还不能将一系列的基础工作，如文书的书写和标引进行直接运用，这也使得传统的文书工作在档案管理工作中显得十分繁琐，所以，对实际存在同一物质对象的文件和档案两个真实对象进行管理时，需要在实施前后分别进行管理，从而造成严重的浪费。在此情形下，人们就需要从办公自动化的新技术和文档运动的整个过程中重新考虑文档工作和管理机制。现实需要实行文书工作和档案工作的全面管理，即档案管理一体化。将档案工作扩展，在从计算机设备中接收信息的同时，要求文书管理部门根据档案管理的要求更进一步地处理相关信息。在使用计算机处理文件时，文件部门也应充分考虑归档问题。只有通过对整个系统的总体规划和协调，才能使计算机管理系统有效运行。可以对档案管理的收集、整理、编目、检索等文件进行登记、编号、书写、操作和检索，避免重复输入数据。这样，文档与文档之间的链接就更紧密地与管理机制相联系。

5 办公自动化在文书工作流程中的作用

5.1 提高工作效率

信息时代对信息的收集、传输和处理等过程提出了新的要求。要提高行政办公人员的工作效率，不但要有高科技手段还要引进先进设备，二者缺一不可。在当今的社会形势之下，利用计算机网络、信息技术等进行紧密结合已成为越来越多行业的需求，以此来提高工作效率以及相应的管理水平。与此同时，传统的加工技术、信息网络技术、计算机集群建设与发展技术、数据库、人工智能、档案管理和行为科学的发展也为文书工作的流程提供了许多便利。正是在这种全面自动化的影响之下，极大地提高了文书工作流程的效率，促进了管理工作向正规化、高效化、科学化、自动化的方向发展。

5.2 提高工作质量

自动化办公不但可以提高文书工作的质量，而且还可以增加高效率，利用高速的计算机信息处理技术，不但可以节约时间，同时也增加了事半功倍的效果。在传统办公工作中，大大简化了传统文书工作流程中所必须的用钢笔写、计算和修改等流程。。整个过程是一个单一的线程，避免了很多人为因素，在办公自动化环境下，对计算机的运用可以有效的进行文件复制、传输，并且出错率很低。

6 结束语

现代办公自动化正朝着计算机网络和智能化的方向发展。办公人员得到了便利，同时也给传统文书办公流程及档案管理带来巨大的冲击。无纸化管理和机读化将成为历史发展的必然，也是提高文书管理水平和效率的重要举措。如何使我国传统的管理模式适应现代管理的需要，逐步实现从传统管理向现代管理的转变，找出并解决这一变化中的一系列问题和条件，是我们当前需要解决的重要课题。

參考文献

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[2]顾孝华.《现代秘书》.上海科技出版社，1996（12）.

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[5]李金山，李玉晓.《秘书之友》.2003（9）.

走着简介

秦海涛（1980-），男，汉，江苏徐州，本科，陕西省宝鸡市妇幼保健院，研究方向：档案管理。