电厂档案管理工作的信息化建设探析

高淑萍

摘 要：电厂档案管理工作是电厂日常管理体系的重要组成部分，通过对电厂生产和运营过程当中所形成的相关价值文件以及资料，进行科学的保存与管理，有助于提升电厂获得持续的发展能力。基于此，本文对电厂档案管理工作的信息化建设进行分析。

关键词：电厂；档案管理；信息化

1 档案信息化内涵

1.1 档案信息化建设含义

档案信息化建设就是借助或者依托现代化的手段，例如：网络、信息技术、计算机等，在档案的管理中，根据国家相关的档案行政管理部门的要求和相关的信息社会要求，对信息进行管理、搜集、保存的一种管理模式，以档案工作为依托、档案管理学最新理论为指导、以档案资源为对象的管理模式。档案信息的管理主要是依据数字化信息的技术管理方式，实现网络共享，资源共享，最终达到一体化数字管理。

1.2 档案信息化建设的好处

1）节约成本。档案信息化建设将有利电厂节约资源，避免不必要的浪费。在档案信息化建设之前，档案信息的管理需要档案人员花很多的时间和纸张对档案资料进行撰写，人为地整理撰写档案信息难免会出现漏记和漏写的情况，对于资料的查找更是需要大量的时间，这样做也大量浪费了物力和人力。信息化建设后可以快速地查询到所需的资料，在保存上不易缺损和丢失，也相对简单。

2）提高工作效率。现代化技术的发展被看作一个将纸质信息档案到信息化的一个过渡过程，现代化的技术能够高效提高对信息查询的效率，还可以节约人工成本，运用现代化的技术对信息处理后只需要很少的人就能完成这份工作，也大大提高了工作人员的效率。

2 电厂档案管理信息化存在的不足

2.1 观念薄弱、关注缺乏

在电厂档案管理工作过程中，由于一些电厂负责人并没有从思想层面认识到电厂档案管理信息化建设的意义与价值，对电厂档案管理信息化建设缺乏必要的重视。尤其是在一些中小电厂中，不仅缺乏必要的档案管理部门，在相关的档案管理制度方面也存在着一定的不足。这在一定层面上影响了电厂档案管理信息化水平的提升。

2.2 缺乏宏觀指导统筹规划盲目建设现象严重

电厂档案管理信息化建设应该是一个系统科学的过程，需要建立的宏观指导统筹规划的基础上。可是目前，一些电厂过于追求所谓的信息化建设目标，没有对电厂当前档案管理中的具体问题进行具体分析，存在着盲目建设的现象，不仅影响了档案管理信息化建设水平的提高，在一定层面上也影响了电厂信息化管理资源的统筹与整合。还有的电厂没有从长远的角度来对档案管理工作进行系统的规划，在档案管理的具体实施过程当中存在着中心工作不突出，管理效率较低的现象。这些现象都从侧面显示出电厂在档案管理的信息化建设方面还有着很长的一段路要走。

2.3 基础条件薄弱技术资金不足人才建设不到位

在电厂进行档案管理工作信息化建设的过程当中，需要借助相关的专业人员以及必要的资金技术来实现综合发展，目前我国一些电厂由于基础条件比较薄弱，在相关的人力资源储备、资金投入方面存在着一定的短板，这在现实上影响了现代电厂档案管理信息化的建设水平。目前，从整体上来看，我国在档案管理人才的培养质量与数量层面还存在着一定的不足，在一定层面上也制约了电厂档案管理信息化建设的发展。

3 电厂档案管理信息化建设对策

3.1 加强电厂管理人员信息化意识

电厂管理信息化建设中管理人员缺乏对档案管理信息化工作的重视，对此，电厂对管理人员关于信息化意识培养要加强，电厂应该经常对管理人员进行相关培训和全电厂进行信息化宣传，使其意识到在网络迅速发展的背景下，加强电厂档案管理的信息化建设能够节约必要的人力、物力以及财力，优化电厂信息资源的配置，提高其资源的利用率。它能够提高档案资料对电厂建设的服务水平，实现档案资源价值的充分利用，强化资源共享率。

3.2 完善电厂档案信息化管理平台

传统纸质档案文件，由于受到现实条件制约，其档案管理流程显得比较繁琐，传统档案管理流程是制约着管理效率一个重要原因。建立信息化档案管理平台后，这个问题就可以解决，信息化档案管理是把整个工作流程一体化，使其效率提高。在信息化档案管理之中，我们需要利用互联网技术对档案收集和提取工作进行完善，减去一些不必要档案收集流程，优化剩下流程，大大提高了效率。在实践过程之中，相关工作人员完全可以将产生档案资料通过互联网传送给电厂档案室，这样有利于档案室对资料收集，并且还可以为电厂减少对档案室人力资源投资。

3.3 加强对电厂档案信息化的规划和指导

为了更好地促进电厂档案信息化建设的水平，在今后的电厂档案管理优化和升级过程当中，应该在国家相关部门颁布的电厂档案管理条例的指导下，不断的在电厂档案信息化的规划和指导方面进行系统的优化。一方面，结合电厂自身的档案管理实际制定相应的档案管理政策和体系，为电厂档案管理信息化建设指明方向。在进行具体的规划与指导的过程当中，应该充分发挥信息化的技术手段，促进电厂档案信息管理的科学化水平。另外，还应该从宏观的顶层设计以及微观的应用细节等方面来进行实施，从而为今后电厂档案管理信息化发展提供方向层面的指导。

3.4 建立健全电厂档案信息化法律规章与标准

电厂档案信息化管理是一个科学系统的过程，需要建立在相关的规章与标准基础上，一方面，电厂应该从信息化时代的要求出发，不断地按照现代档案管理信息化的相关标准，提高电厂档案管理的安全性完整性效果性，另一方面，电厂应该完善相关的档案管理监管制度，明确岗位负责制度，对于档案管理中存在的问题第一时间进行解决，降低其在问题中造成的不良影响。例如，某电厂档案信息化规章与标准的制定方面取得了不错的成绩。该电厂严格落实国家制定的相关档案保密制度，在此基础上，结合电厂自身的档案管理需要，对档案的登记制度、查阅制度等方面都进行了更加明确的制定，除此之外，还对电子档案的相关系统进行升级与完善，最大限度的提升档案管理的安全性，该电厂在档案信息化规章与标准层面的有益经验值得推广与借鉴。

3.5 重视电厂档案信息化人才建设

目前，在我国电厂档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，电厂应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断地加大对电厂档案管理信息化建设人才的引进力度，一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。电厂可以积极的与高校进行战略合作，根据电厂档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为电厂今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持。另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大电厂档案信息化人才，发挥出自己的聪明才智，为电厂档案管理信息化水平的提高贡献出更大的力量。

4 结语

现代信息技术的飞速发展给电厂档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高电厂对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多电厂档案管理工作改进的主要方向。在电厂档案管理信息化建设的过程当中，需要电厂充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断的在制度层面、人员岗位设置等方面进行必要的优化与完善，从而促进电厂档案管理工作信息化建设水平的提高。

参考文献

[1]徐颖.流动人员人事档案管理的信息化研究[D].华东政法大学，2015.

[2]林苑纯.大数据时代高校人事档案管理信息化研究[J].中共银川市委党校学报，2015，17（01）：94-96.